Para alcançar objetivos, é necessário cumprir etapas. Essa máxima vale para o trabalho, também. Conquistar mais clientes, manter os existentes satisfeitos e elevar o padrão de qualidade da empresa entram na lógica.
E nada vai ajudar a sua empresa a conquistar cada etapa que leve a esses objetivos como os checklists. Eles criam processos, aumentam a produtividade e colocam o serviço em melhoria constante em todas as frentes.
Neste artigo, vamos ver como checklists podem ser usados para esses objetivos. Além disso, você pode baixar 6 modelos gratuitos e completos de checklists para começar a usar hoje mesmo.
Checklist (e não check list, separado) vem do inglês e significa uma lista de etapas a serem cumpridas.
Então, são úteis para todas as tarefas que envolvam mais de uma etapa. Ou seja, checklists são aliados de serviços bem-feitos e padronizados.
Vamos entender mais sobre o uso para serviços.
Os checklists nos serviços são usados para garantir o cumprimento de todas as etapas de uma OS.
Os itens são planejados pela gestão e executados e registrados pelas equipes em campo.
Isso otimiza o trabalho em vários sentidos: cria um padrão de execução para tarefas, solidifica processos e engaja a equipe com eles.
A Zeus Engenharia passou a usar checklists nos orçamentos e checklists fotográficos nas ordens de serviço. Resultado? Mais clientes aprovando orçamento e mais clientes fidelizados.
E a equipe se engajou ativamente com as etapas de cada serviço, sugerindo a ordem entre elas que fosse mais rápida de executar em campo. Resultado? 90% mais de produtividade no trabalho. O mesmo tempo de serviço rendendo muito mais.
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Já percebemos alguns pontos positivos cruciais. Vamos falar mais a fundo em cada um deles.
Criar processos significa estruturar o trabalho de modo que ele não dependa dos indivíduos, mas seja sólido o suficiente para continuar funcionando independemente de quem executa / da rotatividade de equipe.
Todas as empresas de alto rendimento investem em processos de trabalho.
Uma pesquisa da Deloitte mostrou que as 500 empresas mais rentáveis do Brasil (que, juntas, somam 35% do PIB) buscam centrar recursos em tecnologia e gestão, com foco em processos. Na prática, isso significa investimento em aplicativos e sistemas de gestão.
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E isso não se resume apenas aos titãs das indústrias: o foco em processos de trabalho com tecnologia cresce em empresas de todo o Brasil, independentemente do tamanho. Tendo 2 técnicos em campo, uma empresa de serviços já vai se beneficiar de processos de trabalho e checklists.
Existem, inclusive, softwares personalizáveis, com funcionalidades que podem ser contratadas de acordo com a fase e necessidade da empresa. Afinal, uma empresa de 20 colaboradores em campo é diferente de uma com 2, embora as duas se beneficiem muito com um sistema.
Por isso, a Auvo Tecnologia criou seus módulos de gestão, que atendem necessidades de empresas dos mais diversos tamanhos.
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Como mencionamos acima, a Zeus Engenharia viu sua produtividade aumentar em 90% com o sistema de gestão Auvo, implementando checklists digitais na empresa.
Quando se tem as etapas de trabalho planejadas e registradas, é possível melhorá-las continuamente. A equipe segue o roteiro e reporta onde ele pode ser melhorado, assim como a gestão avalia isso analiticamente por meio de relatórios.
Se as coisas estão dando certo, mas você não sabe por que, é hora de avaliar criticamente os processos e suas etapas. Ter esse registro não vai só ajudar as atividades a seguirem bem, mas a melhorarem.
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O aumento na qualidade do serviço é uma consequência da criação de processos. Com tudo planejado e registrado, a equipe fica mais focada e a gestão, mais exata.
Naturalmente, isso se reflete na qualidade, porque o serviço está melhor estruturado.
Leia mais: 6 práticas que vão elevar a qualidade dos serviços
Se cada ordem de serviço tiver checklist — e, principalmente, se houver o registro fotográfico do antes, durante e depois do serviço — a empresa ganha uma segurança muito maior.
Em que sentidos há esse ganho?
Quando você apresenta um registro completo de tudo que entregou, sem dúvidas é mais fácil que o cliente valorize o serviço.
Ter um documento com as etapas do trabalho passa uma firmeza profissional muito maior do que, por exemplo, ficar usando o WhatsApp para enviar fotos aleatórias da execução.
Se você quer fidelizar clientes e conseguir contratos maiores, checklists vão ser aliados na conquista. Além disso, eles podem ser usados para fazer pesquisas de satisfação, a serem enviadas após cada atendimento.
Se a sua empresa fizer esse acompanhamento constante da experiência dos clientes, sem dúvidas ela vai acabar sendo mais satisfatória.
Leia mais: Como o cliente percebe o valor do seu trabalho?
Se um dos maiores benefícios dos checklists é o registro, é preciso ter um controle sobre essas informações. Vamos ver os principais meios de a gestão para fazer isso.
Elas podem ser usadas para criar checklists dentro das OSs.
As planilhas requerem um alto nível de organização: separe as ordens de serviço por cliente, contrato e data.
Veja mais: Etapas da gestão de contratos e prioridades
Os checklists em planilha podem ser preenchidos em campo por celular por meio do Google Sheets, que atualiza a tabela em tempo real. Porém, fazer esse preenchimento pode ser um pouco demorado e complicado.
Vale notar que usar planilhas é viável apenas quando a empresa está em um estágio inicial, começando a conquistar clientes.
Quando a operação escala, fica inviável acompanhar tudo por planilhas.
Baixe grátis: Modelo de ordem de serviço [Planilha para usar]
O software de gestão é a maneira mais prática de usar checklists, criar processos e acompanhar dados.
A equipe tem mais facilidade em preencher as etapas em tempo real. O sistema é fácil de configurar e já registra os dados de serviço por colaborador e cliente.
As informações ficam armazenadas, seguras e organizadas na nuvem do sistema. A gestão pode focar em melhorar os processos e em aspectos estratégicos da empresa, enquanto a equipe registra com facilidade e ganha mais segurança para comprovar seu trabalho.
E se você já tem todos os modelos de checklists estruturados em planilha, não precisa começar do zero em uma ferramenta. Geralmente softwares, como o Auvo, aceitam que esses documentos sejam importados para dentro do sistema de forma prática e segura, facilitando ainda mais a rotina da equipe.
A manutenção predial é crucial para garantir a segurança e preservação dos edifícios. E o checklist deste tipo de trabalho é essencial para organizar as atividades da equipe, evitar retrabalho e aumentar a satisfação do cliente.
Cada edifício deve seguir a norma NBR 5674/1999, portanto, adapte as etapas para garantir que seja seguida.
Leia mais: Como fazer checklist de manutenção predial completo [2024]
O checklist de manutenção predial pode ser dividido em estágios: antes, durante e após a visita técnica.
Áreas como instalações elétricas, hidráulicas, sistema de segurança, prevenção de incêndios, manutenção de elevadores, limpeza e instalações civis devem ser inspecionadas.
Aqui, você pode baixar um modelo gratuito e completo de checklist de manutenção predial para usar.
O PMOC é um documento com assinatura técnica exigida por lei quando a potência total (somada ou unitária) dos aparelhos de climatização é igual ou maior que 60.000 BTUs. E, de qualquer forma, seguir PMOC é obrigatório para qualquer ambiente climatizado e frequentado.
Então, é fundamental que o documento esteja completo e padronizado (seguindo os padrões da Abrava). As tarefas devem seguir à risca todas as etapas da checklist de PMOC.
Algumas etapas essenciais são:
O PMOC pode ser trimestral, semestral ou anual, a depender das condições específicas. O Plano fica muito mais fácil de documentar e seguir as tarefas por meio do sistema de gestão, porque ele gera o documento padrão em alguns cliques e já insere todas as tarefas com datas corretas na agenda da equipe.
A manutenção preventiva é fundamental para manter a operação industrial ativa, sem paradas na produção. Além disso, ela garante uma vida útil maior dos equipamentos.
Leia mais: Vantagens da manutenção preventiva [CALCULADORA MTBF]
Siga as instruções técnicas de fábrica do ativo para programar atividades como limpezas e checagens periódicas. Um checklist desse tipo deve conter informações essenciais como:
Leia mais: As 3 principais dicas para fazer checklist de manutenção preventiva
É muito importante se atentar aos prazos, que são essenciais para que as manutenções preventivas sejam úteis. Não adianta realizar a primeira manutenção em um trimestre e pular a do segundo, porque isso faz o primeiro trabalho ser perdido.
Use ferramentas como Google Agenda ou, melhor ainda, sistema de gestão para garantir a confiabilidade do cronograma de manutenção.
Leia mais: Manutenção de ativos com QR Code: Guia completo
O software de gestão facilita bastante a programação de frequência das tarefas. Assim, fica mais fácil não perder os prazos, e a probabilidade de falha fica menor.
Calcule grátis: MTBF e MTTR, tempo entre falhas e para consertar
Para padronizar as preventivas e ter maior controle sobre a qualidade do serviço desde já, use a nossa planilha de checklist. Lembre-se de organizar bem os dados por equipamento e cliente.
Também é muito usada no setor industrial. Existem dois tipos de corretiva: a planejada, que visa solucionar potenciais falhas antes de afetarem o desempenho, e a não planejada, que ocorre após a falha funcional. Esta última é emergencial e tende a ser a mais cara.
Leia mais: Guia completo de manutenção corretiva [2024]
Mas, mesmo quando planejada, a corretiva lida com falhas já existentes que afetam o desempenho, mesmo que de maneira menos severa do que uma falha inesperada que pode parar em momentos mais críticos, por exemplo.
Leia mais: Manutenção corretiva planejada: diminua as falhas
Um checklist de manutenção corretiva deve ter, além dos dados sobre o ativo:
Além disso, após a intervenção, é importante avaliar se o ativo já cumpriu sua vida útil. Chega um ponto em que não compensa mais consertar e, sim, trocar o aparelho.
De qualquer forma, nosso modelo de checklist de manutenção corretiva pode ajudar a padronizar esse serviço.
Este é um checklist essencial para toda a empresa de serviços, independentemente do ramo de atividade.
Manter o cliente satisfeito é obviamente bom para a empresa, porque é mais provável que ele se torne fiel e de confiança.
Mas, também existem razões estratégicas para garantir a satisfação do cliente:
Com o sistema de gestão Auvo, é possível programar o envio de pesquisas de satisfação automaticamente ao e-mail do cliente, após cada atendimento.
As perguntas são personalizadas dentro do próprio software.
Este checklist deve ser direto e fazer perguntas pertinentes, para aumentar a probabilidade de o cliente responder. Para se guiar em relação a isto, você pode baixar nosso guia gratuito.
Esperamos que nosso guia e modelos ajudem na sua empresa, assim como ajudaram tantas antes de usarem o Auvo.
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