Checklist: como fazer, vantagens + modelos para download

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Para alcançar objetivos, é necessário cumprir etapas. Essa máxima vale para o trabalho, também. Conquistar mais clientes, manter os existentes satisfeitos e elevar o padrão de qualidade da empresa entram na lógica.

E nada vai ajudar a sua empresa a conquistar cada etapa que leve a esses objetivos como os checklists. Eles criam processos, aumentam a produtividade e colocam o serviço em melhoria constante em todas as frentes.

Neste artigo, vamos ver como checklists podem ser usados para esses objetivos. Além disso, você pode baixar 6 modelos gratuitos e completos de checklists para começar a usar hoje mesmo.

O que é checklist?

Checklist (e não check list, separado) vem do inglês e significa uma lista de etapas a serem cumpridas.

Então, são úteis para todas as tarefas que envolvam mais de uma etapa. Ou seja, checklists são aliados de serviços bem-feitos e padronizados.

Vamos entender mais sobre o uso para serviços.

Qual o papel do checklist nos serviços?

Os checklists nos serviços são usados para garantir o cumprimento de todas as etapas de uma OS.

Os itens são planejados pela gestão e executados e registrados pelas equipes em campo.

Isso otimiza o trabalho em vários sentidos: cria um padrão de execução para tarefas, solidifica processos e engaja a equipe com eles.

Checklists que resultaram em 90% mais produtividade

A Zeus Engenharia passou a usar checklists nos orçamentos e checklists fotográficos nas ordens de serviço. Resultado? Mais clientes aprovando orçamento e mais clientes fidelizados.

E a equipe se engajou ativamente com as etapas de cada serviço, sugerindo a ordem entre elas que fosse mais rápida de executar em campo. Resultado? 90% mais de produtividade no trabalho. O mesmo tempo de serviço rendendo muito mais.

Veja mais: Como a Zeus achou um rombo de R$ 50 mil com a ajuda do Auvo

Por que usar modelos de checklists?

Já percebemos alguns pontos positivos cruciais. Vamos falar mais a fundo em cada um deles.

Criação de processos

Criar processos significa estruturar o trabalho de modo que ele não dependa dos indivíduos, mas seja sólido o suficiente para continuar funcionando independemente de quem executa / da rotatividade de equipe.

Todas as empresas de alto rendimento investem em processos de trabalho.

Uma pesquisa da Deloitte mostrou que as 500 empresas mais rentáveis do Brasil (que, juntas, somam 35% do PIB) buscam centrar recursos em tecnologia e gestão, com foco em processos. Na prática, isso significa investimento em aplicativos e sistemas de gestão.

Descubra: Qual o melhor sistema para gestão de equipes? [top 10]

E isso não se resume apenas aos titãs das indústrias: o foco em processos de trabalho com tecnologia cresce em empresas de todo o Brasil, independentemente do tamanho. Tendo 2 técnicos em campo, uma empresa de serviços já vai se beneficiar de processos de trabalho e checklists.

Existem, inclusive, softwares personalizáveis, com funcionalidades que podem ser contratadas de acordo com a fase e necessidade da empresa. Afinal, uma empresa de 20 colaboradores em campo é diferente de uma com 2, embora as duas se beneficiem muito com um sistema.

Por isso, a Auvo Tecnologia criou seus módulos de gestão, que atendem necessidades de empresas dos mais diversos tamanhos.

Aumento de produtividade

Como mencionamos acima, a Zeus Engenharia viu sua produtividade aumentar em 90% com o sistema de gestão Auvo, implementando checklists digitais na empresa.

Quando se tem as etapas de trabalho planejadas e registradas, é possível melhorá-las continuamente. A equipe segue o roteiro e reporta onde ele pode ser melhorado, assim como a gestão avalia isso analiticamente por meio de relatórios.

Se as coisas estão dando certo, mas você não sabe por que, é hora de avaliar criticamente os processos e suas etapas. Ter esse registro não vai só ajudar as atividades a seguirem bem, mas a melhorarem.

Padrão de qualidade no serviço

O aumento na qualidade do serviço é uma consequência da criação de processos. Com tudo planejado e registrado, a equipe fica mais focada e a gestão, mais exata.

Naturalmente, isso se reflete na qualidade, porque o serviço está melhor estruturado.

Segurança para a empresa

Se cada ordem de serviço tiver checklist — e, principalmente, se houver o registro fotográfico do antes, durante e depois do serviço — a empresa ganha uma segurança muito maior.

Em que sentidos há esse ganho?

Segurança de equipamentos e colaboradores: há um acompanhamento dos ativos. Por exemplo, a primeira e a última etapa de um checklist podem ser fotografar os EPIs e ativos, para que sejam usados corretamente e não sejam esquecidos em campo.

Garantia de serviço: o orçamento aprovado vai ter a descrição do serviço e, além disso, o checklist das etapas que foram acordadas. Depois de finalizada, a OS pode conter imagens, também, dando um respaldo ainda mais forte para o acordo seguir o mesmo desde o início.

Diferencial para o cliente

Quando você apresenta um registro completo de tudo que entregou, sem dúvidas é mais fácil que o cliente valorize o serviço.

Ter um documento com as etapas do trabalho passa uma firmeza profissional muito maior do que, por exemplo, ficar usando o WhatsApp para enviar fotos aleatórias da execução.

Se você quer fidelizar clientes e conseguir contratos maiores, checklists vão ser aliados na conquista. Além disso, eles podem ser usados para fazer pesquisas de satisfação, a serem enviadas após cada atendimento.

Se a sua empresa fizer esse acompanhamento constante da experiência dos clientes, sem dúvidas ela vai acabar sendo mais satisfatória.

Como controlar checklists?

Se um dos maiores benefícios dos checklists é o registro, é preciso ter um controle sobre essas informações. Vamos ver os principais meios de a gestão para fazer isso.

Planilhas

Elas podem ser usadas para criar checklists dentro das OSs.

As planilhas requerem um alto nível de organização: separe as ordens de serviço por cliente, contrato e data.

Veja mais: Etapas da gestão de contratos e prioridades

Os checklists em planilha podem ser preenchidos em campo por celular por meio do Google Sheets, que atualiza a tabela em tempo real. Porém, fazer esse preenchimento pode ser um pouco demorado e complicado.

Vale notar que usar planilhas é viável apenas quando a empresa está em um estágio inicial, começando a conquistar clientes.

Quando a operação escala, fica inviável acompanhar tudo por planilhas.

Baixe grátis: Modelo de ordem de serviço [Planilha para usar]

Sistema de gestão

O software de gestão é a maneira mais prática de usar checklists, criar processos e acompanhar dados.

A equipe tem mais facilidade em preencher as etapas em tempo real. O sistema é fácil de configurar e já registra os dados de serviço por colaborador e cliente.

As informações ficam armazenadas, seguras e organizadas na nuvem do sistema. A gestão pode focar em melhorar os processos e em aspectos estratégicos da empresa, enquanto a equipe registra com facilidade e ganha mais segurança para comprovar seu trabalho.

E se você já tem todos os modelos de checklists estruturados em planilha, não precisa começar do zero em uma ferramenta. Geralmente softwares, como o Auvo, aceitam que esses documentos sejam importados para dentro do sistema de forma prática e segura, facilitando ainda mais a rotina da equipe.

6 modelos de checklist para segmentos de serviços

Checklist manutenção predial

A manutenção predial é crucial para garantir a segurança e preservação dos edifícios. E o checklist deste tipo de trabalho é essencial para organizar as atividades da equipe, evitar retrabalho e aumentar a satisfação do cliente.

Cada edifício deve seguir a norma NBR 5674/1999, portanto, adapte as etapas para garantir que seja seguida.

O checklist de manutenção predial pode ser dividido em estágios: antes, durante e após a visita técnica.

Áreas como instalações elétricas, hidráulicas, sistema de segurança, prevenção de incêndios, manutenção de elevadores, limpeza e instalações civis devem ser inspecionadas.

Aqui, você pode baixar um modelo gratuito e completo de checklist de manutenção predial para usar.

Checklist PMOC

O PMOC é um documento com assinatura técnica exigida por lei quando a potência total (somada ou unitária) dos aparelhos de climatização é igual ou maior que 60.000 BTUs. E, de qualquer forma, seguir PMOC é obrigatório para qualquer ambiente climatizado e frequentado.

Então, é fundamental que o documento esteja completo e padronizado (seguindo os padrões da Abrava). As tarefas devem seguir à risca todas as etapas da checklist de PMOC.

Algumas etapas essenciais são:

Inspeção;
Limpeza e higienização;
Medição e ajustes;
Documento e registro.

O PMOC pode ser trimestral, semestral ou anual, a depender das condições específicas. O Plano fica muito mais fácil de documentar e seguir as tarefas por meio do sistema de gestão, porque ele gera o documento padrão em alguns cliques e já insere todas as tarefas com datas corretas na agenda da equipe.

Checklist manutenção preventiva

A manutenção preventiva é fundamental para manter a operação industrial ativa, sem paradas na produção. Além disso, ela garante uma vida útil maior dos equipamentos.

Siga as instruções técnicas de fábrica do ativo para programar atividades como limpezas e checagens periódicas. Um checklist desse tipo deve conter informações essenciais como:

Nome do equipamento e fabricante;
Data das manutenções;
Etapas de cada serviço de manutenção, como lubrificação, inspeção, calibração e testes de funcionamento.

É muito importante se atentar aos prazos, que são essenciais para que as manutenções preventivas sejam úteis. Não adianta realizar a primeira manutenção em um trimestre e pular a do segundo, porque isso faz o primeiro trabalho ser perdido.

Use ferramentas como Google Agenda ou, melhor ainda, sistema de gestão para garantir a confiabilidade do cronograma de manutenção.

O software de gestão facilita bastante a programação de frequência das tarefas. Assim, fica mais fácil não perder os prazos, e a probabilidade de falha fica menor.

Calcule grátis: MTBF e MTTR, tempo entre falhas e para consertar

Para padronizar as preventivas e ter maior controle sobre a qualidade do serviço desde já, use a nossa planilha de checklist. Lembre-se de organizar bem os dados por equipamento e cliente.

Checklist manutenção corretiva

Também é muito usada no setor industrial. Existem dois tipos de corretiva: a planejada, que visa solucionar potenciais falhas antes de afetarem o desempenho, e a não planejada, que ocorre após a falha funcional. Esta última é emergencial e tende a ser a mais cara.

Mas, mesmo quando planejada, a corretiva lida com falhas já existentes que afetam o desempenho, mesmo que de maneira menos severa do que uma falha inesperada que pode parar em momentos mais críticos, por exemplo.

Um checklist de manutenção corretiva deve ter, além dos dados sobre o ativo:

Descrição da falha
Hipótese de causa da falha
Lista de peças trocadas

Além disso, após a intervenção, é importante avaliar se o ativo já cumpriu sua vida útil. Chega um ponto em que não compensa mais consertar e, sim, trocar o aparelho.

De qualquer forma, nosso modelo de checklist de manutenção corretiva pode ajudar a padronizar esse serviço.

Checklist pesquisa de satisfação do cliente

Este é um checklist essencial para toda a empresa de serviços, independentemente do ramo de atividade.

Manter o cliente satisfeito é obviamente bom para a empresa, porque é mais provável que ele se torne fiel e de confiança.

Mas, também existem razões estratégicas para garantir a satisfação do cliente:

Advocacia da marca: os clientes satisfeitos podem ser os maiores porta-vozes do valor que o serviço entrega e, com isso, trazer mais clientes para a sua empresa.
Avaliação prática dos serviços em campo: com os feedbacks dos clientes, você ganha mais um ponto de vista para avaliar o desempenho da equipe em pontos como pontualidade e organização.
Direcionamento certeiro de recursos: a partir dos feedbacks, a gestão também pode avaliar se precisa investir em treinamentos para a equipe, por exemplo. É importante ter os dados de atendimento para as tomadas de decisão.

Com o sistema de gestão Auvo, é possível programar o envio de pesquisas de satisfação automaticamente ao e-mail do cliente, após cada atendimento.

As perguntas são personalizadas dentro do próprio software.

Este checklist deve ser direto e fazer perguntas pertinentes, para aumentar a probabilidade de o cliente responder. Para se guiar em relação a isto, você pode baixar nosso guia gratuito.

Esperamos que nosso guia e modelos ajudem na sua empresa, assim como ajudaram tantas antes de usarem o Auvo.

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