Qual o melhor sistema de gestão de equipes? Top 10 + MATERIAL GRÁTIS

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Não é novidade para ninguém que a tecnologia cresceu absurdamente nos últimos anos. E isso pode ser um benefício para você, que trabalha com equipes externas.

A tecnologia criou nichos especializados em atender as necessidades de cada empresário. E é aí que entram os sistemas de gestão.

Continue lendo para entender o que são, exatamente, e conferir nosso ranking.

Sistema de gestão de equipes externas: o que é?

Um sistema de gestão é, em poucas palavras, o meio para aumentar a produtividade de todo o trabalho.

O sistema fortalece a conexão entre a equipe em campo e a gestão. A partir dele, o planejamento de tarefas, acompanhamento de agendas, clientes e rotas podem ser feitos com muito mais facilidade e segurança.

A segurança que o sistema de gestão fornece tem a ver com a garantia da realização das tarefas. O sistema armazena dados para seu cliente, que incluem a comprovação de cada serviço, como check-in e check-out do técnico e relatórios fotográficos registrados na execução da OS.

Existem ainda mais soluções dentro de um software como esse. Ou seja, ele pode ser uma solução completa para a empresa que o adota.

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Por que usar um software de gestão de equipes?

Quem trabalha com equipes externas se beneficia muito de um sistema de gestão. Tanto os técnicos quanto os gestores. Por quê?

Para acompanhar cada tarefa por prioridade;
Maior organização para distribuir as tarefas entre a equipe, sem ninguém ficar sobrecarregado e ocioso;
Planejar as rotas dos técnicos, poupando tempo e combustível;
Mais facilidade para encaminhar o técnico para um serviço urgente;
Para enviar o orçamento mais rápido para o cliente;
Relatórios de horas trabalhadas para visualizar produtividade;
Programação de repetição de tarefas para não perder o prazo de nenhum contrato recorrente.

Existem ainda mais funções que podem ser integradas à gestão de equipes, como painéis de dados.

De que funcionalidades preciso para gerir minha equipe em campo com sistema?

Para ter todos os benefícios para sua equipe e gestão, procure por estas funcionalidades:

Agenda digital, para visualizar todas as tarefas por data;
Orçamento, com valor, serviço, equipamentos e materiais;
OS digital, para o técnico receber com mais facilidade e você poder acompanhar sem interromper o serviço;
Checklists personalizadas por tarefa, com registro fotográfico;
Check-in e check-out de colaborador;
Relatório de km rodado;
Roteirização de tarefas;
Registro de ativos da sua empresa e dos clientes;
Cadastro de despesas;
Pesquisa de satisfação do cliente.

A seguir, vamos ver a lista dos sistemas que mais vão ajudar você a fazer a gestão da sua equipe em campo.

Os 10 melhores sistemas de gestão de equipes externas

1. Auvo Gestão de Equipes + módulos

O Auvo é o sistema de gestão mais completo. Todas as funcionalidades que você precisa estão no módulo Gestão de Equipes. Agenda na palma da sua mão, conexão eficiente com os técnicos, orçamentos, relatórios, checklists e mais.

Todos os itens essenciais para um software de gestão, você encontra unidos em um só sistema.

Você define e distribui as tarefas e automatiza o acompanhamento da equipe, aproveitando totalmente cada hora/serviço.

Além de conter todas as ferramentas que você precisa para gerir equipes e levar a produtividade ao máximo, o Auvo também é dividido por módulos. O que significa isso? Que você pode personalizar o seu sistema de gestão de acordo com o tamanho e as metas da sua empresa.

Afinal, as necessidades de uma empresa com 2 colaboradores e uma com mais de 20 são bem diferentes, certo?

Por isso, os módulos Auvo também são e se complementam:

AuvoDesk - para centralizar e controlar os chamados de clientes, transformação automática de e-mails em tickets, histórico de solicitações e geração de relatórios.
Financeiro - gerenciar as finanças empresariais, emitir NFs, contas a receber e a pagar, compras, conciliação bancária e total controle sobre as transações da empresa.
PMOC - documento completo e padronizado e OS adicionadas à agenda, com lembretes, histórico e registros.
Cobranças - para a execução completa das etapas de cobrança, envio automático de faturas e lembretes pela régua de cobrança e gestão eficiente de contratos.
Central do Cliente - o portal para seu cliente abrir chamados, acompanhar OS e ter um atendimento mais ágil e eficaz
BI - visualização dos dados essenciais da sua empresa, como produtividade da equipe, ativos problemáticos, volume de chamados, rentabilidade de clientes, tipos de tarefas e mais.
Chat (em breve) - logo, o AuvoChat vai centralizar atendimentos via WhatsApp em um único número da sua empresa, com mensagens automatizadas e facilidade para enviar orçamentos e fazer atendimentos.
Relatórios Personalizados - relatórios de visita e manutenção personalizados com a identidade da empresa do seu cliente para você enviar;
Auvo Bank - substitui até a maquininha de cartão: recebimento por boleto e crédito com taxas vantajosas.

E mais: além de ser simples de mexer, o Auvo disponibiliza total assistência para a sua empresa na hora de implantar o sistema.

É por ter tanto foco no empresário de serviços em campo e nos técnicos que o Auvo tornou-se o maior sistema de gestão de equipes da América Latina.

2. Google Docs

O Google Docs tem muitas funções, como email corporativo, drive, planilha, formulários e calendário. Você pode usar para ajudar a armazenar dados das OS, armazenar o registro de tarefas e criar alguns formulários para compartilhar com os clientes e equipe para preencherem.

O visual do Google é bem simples e intuitivo, simples de mexer.

3. Trello

O Trello é bom para dividir tarefas entre seus responsáveis, status de execução (ativo, completo, assim vai) e visualizar isso de uma maneira simples. Também dá para inserir etapas em cada “cartão” (que é a forma das tarefas no app). Os elementos são clicáveis e de arrastar, o que deixa a interface mais simples de mexer.

4. Slack

Também para organizar tarefas, mas por um ângulo diferente, o Slack tem um chat da equipe integrado. A proposta do app é simplificar a comunicação entre a equipe, dando a possibilidade de um chat para cada projeto (contrato, por exemplo).

5. Ponto Mais

O Ponto Mais é uma solução bastante conhecida entre RHs de diversas empresas. É muito eficiente para o colaborador bater ponto a partir de um QR Code no seu próprio celular, de onde estiver. O app também gera a folha de horas trabalhadas. Para quem trabalha com equipes em campo, pode ser uma solução.

6. VExpenses

O VExpenses É uma solução para o reembolso a colaboradores, adiantamentos, cartões empresariais e mais. Vem para ajudar na gestão de despesas corporativas.

7. Monday.com

Assim como o Trello, o monday.com permite a visualização das tarefas. É muito eficiente para criar fluxos de trabalho e projetos, com prazos e prioridades ajustáveis e listas.

8. ClickUp

Similar ao monday.com, o ClickUp é um software para a organização de tarefas que facilita a visualização do status e progresso de cada uma. Simples de mexer.

9. Notion

O Notion é uma lousa em branco para você inserir algumas funções, como cronogramas e checklists. Requer um pouco mais de conhecimento técnico para inseri-las. O app na versão gratuita permite que você crie páginas e compartilhe na internet para que os colaboradores possam visualizar.

10. Jira

O sistema Jira se popularizou entre equipes que trabalham com tecnologia, como programadores, mas também é usado para outros tipos de equipes, como de vendas. No app, também é possível criar fluxos de trabalho, visualizar tarefas e integrar com outras plataformas.

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