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  • Gabriel Rodrigues

Garanta a qualidade dos serviços com um checklist de manutenção predial

Um processo de controle dos serviços é essencial para fidelizar clientes em seu negócio.


Para isso, é aconselhável se apoiar em ferramentas que ajudem no controle de qualidade das visitas, como, por exemplo, um checklist de manutenção predial.


Uma lista de checagem te ajuda na estruturação de atividades da equipe nos edifícios, garantindo que os técnicos não se percam nos procedimentos e realizem o serviço completo, com o maior índice de qualidade possível.


A padronização do atendimento dos colaboradores, permite que eles se lembrem de todas as tarefas da manutenção predial, o que ajuda a evitar o retrabalho e aumenta a satisfação dos clientes.


Todo edifício precisa seguir a norma NBR 5674/1999, um documento que define as diretrizes gerais para a manutenção de edifícios públicos ou comerciais.


Seu objetivo é garantir a preservação dos prédios, a segurança dos frequentadores e a economia de custos.


E é aqui que a sua empresa de manutenção predial pode se destacar: o oferecimento de serviços qualificados pode ser a porta de entrada para conseguir mais clientes, aumentando o faturamento da sua empresa.


Neste artigo, você vai saber quais instalações de um edifício uma empresa de manutenção predial pode vistoriar, além de aprender a fazer um checklist de manutenção predial eficiente para sua equipe externa.


Como fazer uma manutenção predial?


A melhor forma de cumprir prazos, realizar bem as tarefas, evitar retrabalho e ainda garantir a satisfação do cliente é tendo um controle total sobre os serviços de manutenção predial do seu time de colaboradores.


Cada área de instalação do prédio vai demandar um conhecimento específico de um profissional, como manutenções elétricas, hidráulicas, manutenção de elevadores, dos sistemas de segurança e etc.


Por este motivo, sua empresa precisa contar com profissionais capacitados para cumprir o planejamento de atividades, motivados a prestar o melhor serviço, pois os riscos de uma manutenção de má qualidade podem trazer grandes prejuízos.


Dito isso, você precisa saber que nem todos os serviços são realizados com a mesma periodicidade no plano de manutenção predial.


As tarefas são executadas de acordo com a necessidade de cada edifício, podendo ser semanais, mensais ou semestrais.


Para realizar um bom trabalho, sua equipe precisa catalogar equipamentos e ferramentas, ter os equipamento de proteção individual em mãos, realizar os serviços e ainda produzir relatórios detalhados sobre as visitas técnicas.


Pensando em facilitar o seu dia a dia e garantir que tudo saia como o planejado, vamos te mostrar como um checklist de manutenção predial pode ser uma boa aliada em fazer o controle de qualidade dos serviços da sua equipe.


Como criar um checklist de manutenção predial?


Uma das melhores estratégias de gestão de serviços em campo é a criação de um checklist de manutenção predial, garantindo que os colaboradores não se esqueçam de nenhuma etapa da manutenção.


Para começar, é importante destacar que as informações sobre atribuições e responsabilidades da empresa de serviços, em um edifício, devem ser definidas no contrato de manutenção.


Assim, é interessante que você solicite uma planta do prédio e planeje um cronograma de ação, definindo responsabilidade e prazos para as tarefas de cada membro da equipe.


Seu checklist de manutenção predial pode ser dividido em três etapas: o estágio antes da visita técnica, o momento da execução da atividades e a etapa pós-manutenção.


Tudo se inicia com a ordem de serviço, onde técnico receberá as informações sobre a tarefa a ser executada e precisará confirmar se está com as ferramentas, os materiais e equipamentos necessários para realizar a visita.


Ao chegar no cliente, os técnicos precisam verificar as instalações e comparar com os dados disponibilizados na ordem de serviço.


Caso os dados não estejam alinhados, é preciso deixar observações ou registrar imagens sobre essa diferença no relatório técnico.


Após fazer a confirmação, o técnico pode iniciar a tarefa em sua área específica. Confira as instalações de um edifício:


Instalações elétricas


Os serviços elétricos são executados para garantir a segurança dos indivíduos que frequentam aquele ambiente.


Agir com negligência nessas instalações pode acarretar problemas sérios, com a falta de energia ou até mesmo incêndios.


Em uma manutenção predial é preciso focar na qualidade e na durabilidade dos materiais usados, pois, caso contrário, as visitas só vão gerar retrabalhos, despesas e riscos para a segurança dos clientes.


Não deixe de destacar as instalações que precisam de mais atenção em um edifício, como as escadas e saídas de emergência, a garagem, os elevadores, as áreas internas e de convivência dos frequentadores.


No checklist do técnico devem constar todas as etapas de uma inspeção no sistema de aterramento, verificação de mau contato do sistema elétrico, iluminação, geradores de energia, fios, cabos, plugs e inspeção dos quadros de força.


Instalações hidráulicas


A assistência hidráulica evita problemas que envolvam o desperdício de água, falta de abastecimento ou infiltrações em um edifício.


No checklist, os técnicos devem estar atentos às falhas em torneiras, registros, chuveiros, válvulas de descarga e reservatórios de água que se desgastam com o tempo.


É importante que sejam realizados testes nas caixas de descarga, bacias sanitárias, tubos alimentadores, fossas sépticas e reservatórios, assim como é preciso verificar vazamentos, obstáculos de escoamento e confirmar os estados das tubulações.


Outro ponto importante de um condomínio é a manutenção e a limpeza das caixas d'águas do prédio, pois a conservação desses materiais afeta diretamente a saúde de quem frequenta o edifício.


Manter uma caixa d’água limpa e constantemente vedada impede a entrada de animais que podem contaminar a água e a proliferação de insetos que transmitem doenças contagiosas.


Sistema de segurança


Pense bem: equipamentos de segurança em prédios vivem expostos às ações do tempo, do clima e, em alguns casos, até mesmo de vandalismo.


Para evitar o desgaste, sua equipe técnica precisa começar a tomar medidas preventivas e corretivas que ajudem a diminuir o desperdício dos recursos de segurança prediais.


Geralmente, as atividades do checklist incluem limpeza dos equipamentos, testes de funcionamento e continuidade, além de reparos técnicos e troca das peças que não estão em boas condições.


Entre os ativos de segurança eletrônica do edifício estão as câmeras, portões eletrônicos, alarmes, catracas e até os interfones.


Prevenção de incêndios


Outra obrigação de uma empresa que presta serviços para edifícios é acompanhar e executar todo o plano de prevenção de incêndios em um prédio.


Entre dois a cada cinco anos, o Corpo de Bombeiros faz a inspeção predial, para confirmar se o local está tomando medidas efetivas de prevenção e combate à incêndios.


Por isso, não deixe de inserir no checklist a importância dos técnicos verificarem extintores, mangueiras, placas de sinalização, alarmes de incêndio e saídas de emergência.


Cada edifício possui um manual de prevenção de incêndios, que determina a necessidade dos sistemas serem vistoriados. Não perca esses prazos.


O plano de prevenção de incêndios é muito importante para a segurança do edifício, por isso, avalie sempre as condições da brigada de incêndio.


Também é importante destacar que esse trabalho, geralmente, é feito em parceria com técnicos que realizam serviços elétricos.


Manutenção de Elevadores


A manutenção de elevadores é um dos itens mais importantes de uma manutenção predial, pois a falha em um elevador pode acarretar custos altíssimos para o edifício.


A sala de máquinas, local onde você vai verificar o funcionamento dos elevadores, precisa estar sempre fechada corretamente, com o acesso restrito aos colaboradores do edifício.


Entre as principais atribuições no checklist dessas instalações, estão a verificação das paradas instantâneas, verificação dos cabos e roldanas, a análise do funcionamento do freio, da velocidade e passagem direta, além da revisão do poço do elevador.


Os elevadores precisam ser inspecionados e ter as manutenções realizadas por uma empresa especializada, autorizada a emitir o Relatório de Inspeção Anual (RIA) e uma Anotação de Responsabilidade Técnica (ART).


Limpeza


Visualmente falando, a fachada de um edifício é uma das partes mais importantes para os clientes, devido seu objetivo de atrair investidores, moradores ou locadores nos espaços.


E pensando por esse lado, é evidente que a sua equipe de limpeza precisará se preocupar em cuidar bem das áreas internas e externas do prédio.


Por isso, a limpeza dos ambientes e da fachada precisa estar no seu checklist de manutenção predial, garantindo que as atividades busquem não apenas a preservação visual do prédio, mas também dos equipamentos utilizados.


A limpeza externa do prédio varia de acordo com a região de localização.


Em ambientes em que o prédio seja exposto à muita poeira, por exemplo, a limpeza da fachada precisa ter uma periodicidade menor, para evitar o acúmulo de sujeira.


Além da limpeza propriamente dita, também é preciso observar a qualidade da pintura das grades, rachaduras em vidros e janelas, rachaduras nas paredes e buracos nos pavimentos das calçadas.


Instalações Civis


Além das tarefas de instalações específicas no edifício, você também deve inserir atividades em instalações gerais no seu checklist de manutenção predial, pois, mesmo sendo importantes, muitas não se encaixam nos itens anteriores.


Confira mais algumas atribuições de empresas que realizam esse tipo de serviço:

  • Manutenção de pára-raios, pelos menos uma vez ao ano;

  • Manutenção, limpeza e reformas no telhado;

  • Inspeção e manutenção de gás, para análise de possíveis vazamentos;

  • Dedetização, para manter o ambiente mais seguro e tranquilo para os frequentadores do edifício.

Não esqueça de definir todas as atribuições da sua empresa de serviços no momento da assinatura do contrato e certifique-se de que sua equipe cumpra com todos os procedimentos.


Depois de realizar as atividades, o checklist deve apontar a necessidade de comprovação da qualidade dos serviços dos técnicos, sendo necessário, inclusive, mostrar ao síndico do condomínio o resultado das tarefas realizadas.


Outra atribuição da equipe é preencher o relatório técnico, com as informações, observações e recomendações de uso de equipamentos ou espaços, visando minimizar as perdas.


Por último, a visita deve ser encerrada com a assinatura do cliente, que confirma a prestação de serviços e a qualidade das manutenções realizadas.


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Automatize o serviço de manutenção predial da sua equipe


Qualquer item deixado de fora de um plano de manutenção predial pode resultar em um grande prejuízo ao edifício, o que pode resultar em insatisfação e, consequentemente, na perda do cliente.


A esta altura do campeonato, você já deve saber que realmente é possível organizar a qualidade dos serviços por meio de um checklist de manutenção predial.


No entanto, se o número de demandas da sua empresa aumentar, você vai precisar da ajuda de ferramentas automatizadas para não se perder nas tarefas.


Atualmente, existem softwares de gestão de equipes externas, como, por exemplo, o Auvo, um sistema que permite que você tenha todo o controle dos serviços do seu time de colaboradores, de forma rápida e fácil.


Com o Auvo, você consegue roteirizar as visitas dos colaboradores, agendar tarefas digitalmente, monitorar a equipe em tempo real, gerenciar ativos e produzir relatórios técnicos, que te ajudarão no faturamento da empresa.


É importante organizar a sua manutenção predial, apostando na automação de processos, para que você consiga diminuir gastos, aumentar a produtividade do seu time, evitar retrabalho e fazer o controle assertivo dos ativos do seu negócio.


Além de todas essas funcionalidades, você também consegue produzir relatórios fotográficos e enviar pesquisas de satisfação para seus clientes, recebendo um feedback rápido sobre o desempenho dos seus serviços.


Agora que você já sabe que uma ferramenta automatizada é o melhor caminho para manter o controle de qualidade da sua operação, que tal conhecer mais sobre o Auvo?


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