Gestão de contrato com fornecedores: como fazer e negociar

Uma boa escolha de fornecedor e uma boa gestão de contrato vão colocar a sua empresa à frente no mercado. Garanta prazos para seus materiais e crie uma boa relação de longo prazo com quem os fornece.

Vamos às dicas práticas de gestão de contrato com fornecedores.

Entendendo a gestão de contrato 

A gestão de contrato é dinâmica. Ou seja, envolve tanto processos burocráticos e legais quanto situações de circunstância.

Por exemplo, sua empresa pode escalar mais do que você esperou durante a vigência de um contrato com o fornecedor, porque conseguiu um grande cliente.  

Então, suas necessidades de materiais também escalaram e em um prazo mais apertado.

Isso deve entrar na gestão de contrato com o seu fornecedor: ele pode revisar o contrato e atender a nova demanda? Tem alguma recomendação de empresa parceira que possa? Isso vai requerer algum aditivo ao seu contrato com esse fornecedor?

Para que a operação da sua empresa sempre corra bem, é preciso fazer uma boa gestão de contratos de acordo com cada parceiro da sua empresa. Como diz o ditado, o combinado não sai caro.

Leia mais: Gestão de contratos: etapas e prioridades

Como elaborar um contrato com fornecedor?

Antes, é bom que você mapeie os fornecedores com quem já teve contato e os recomendados. Monte uma planilha com essas listagens. É bom se orientar pelos seguintes fatores para separar os fornecedores:

1. Capacidade de produção
2. Flexibilidade de prazo
3. Disponibilidade
4. Preço
5. Confiança

A partir daí, você vai ter uma visão mais clara de que parceiros comerciais podem atender melhor a sua empresa.

Em relação às informações do contrato, o ideal é ter uma assessoria jurídica para a elaboração e revisão, principalmente de contratos de maior peso. Mas, existem informações gerais essenciais que não devem faltar:

1. Identificação das partes envolvidas: nomes completos, razão social, CPF e CNPJ.
2. Descrição detalhada dos produtos: especificações de todos os produtos a serem fornecidos, em quantidade, qualidade, marca, data de fabricação e afins.
3. Termos e condições financeiras: preços acordados e métodos de pagamento. Descontos por remessa, se houver.
4. Prazos e condições: data de vigência do contrato, termos de entrega e responsabilidades das partes.
5. Responsabilidades: elaboração mais detalhada das responsabilidades da empresa e do fornecedor e compromissos específicos.
6. Cláusulas de rescisão e penalidades: condições sob as quais o contrato pode ser rescindido e possíveis multas.
7. Garantias e responsabilidades jurídicas: garantias dos produtos e responsabilidade em caso de falhas e quebras.
8. Confidencialidade e proteção de dados: para proteger informações sensíveis.
9. Alterações contratuais: emendas e procedimentos para solicitar alterações do contrato, incluindo como serão comunicadas e documentadas.
10. Resolução de conflitos: mecanismos de resolução de disputas, como arbitragem ou mediação.
11. Condições de renovação e encerramento: procedimentos para renovação automática ou revisão do contrato.
12. Assinaturas e testemunhas: espaço para assinaturas das partes e testemunhas de ambas as partes.

Estratégias de negociação de contratos com fornecedores

Para sentar à mesa de negociação com confiança e garantia que você vai sair com o acordo mais vantajoso possível para as duas partes, é necessária a preparação. A seguir, vão algumas dicas práticas de como você pode fazer isso.

1. Fazer pesquisa e preparação

Antes de iniciar qualquer negociação, conduza uma pesquisa detalhada sobre o fornecedor e sua reputação. Você pode fazer isso por meio de pesquisas no Google e conversando com outros profissionais da área.

Também esteja preparado para discutir preços, termos e condições com base em informações sólidas da sua empresa. Por isso, tenha controle sobre suas entradas e saídas e o quanto você precisa e pode investir no contrato.

Além disso, é bom retrabalhar seu argumento de vendas. Você não está só fechando um contrato, mas vendendo a melhor alternativa para o fornecedor e conseguindo o melhor acordo para a sua empresa.

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2. Estabelecer objetivos claros e referências

Defina objetivos específicos para a negociação. Depois de ter a noção da sua demanda, procure referências como preços competitivos, prazos de entrega, qualidade do produto ou serviço e flexibilidade contratual. 

3. Desenvolver alternativas

Parte da negociação é ter cartas na manga. Conhecendo bem suas demandas e as referências de mercado, você pode listá-las. Veja o que é essencial e o que pode ser conversado.

Tendo diferentes opções e alternativas, tanto em relação ao fornecedor quanto aos termos contratuais, você ganha argumentos para negociar os termos mais vantajosos para as duas partes.

4. Compreensão das necessidades do fornecedor

Entenda as necessidades e motivações do fornecedor. Para uma boa negociação, é importante estar aberto a ouvir também (e isso também vale para clientes).

Isso permite criar propostas que se alinhem aos interesses de ambas as partes, tornando a negociação mais colaborativa e aumentando as chances de um acordo vantajoso e que vá fluir bem ao longo do tempo.

5. Construção de relacionamento

Investir no relacionamento com o fornecedor pode gerar benefícios a longo prazo. Demonstre respeito, transparência e abertura para a conversa. Assim, é mais fácil construir uma parceria sólida, com concessões mútuas e menos stress.

Leia mais: Como negociar com fornecedores?

Melhores práticas para a manutenção de contratos com fornecedores

Para manter bons contratos além da assinatura, estas práticas vão ser fundamentais.

1. Estabelecer termos claros

Defina claramente os termos e condições contratuais, incluindo prazos, entregas, qualidade do serviço ou produto, e quaisquer penalidades por descumprimento.

2. Negociar condições favoráveis 

Busque negociações que beneficiem ambas as partes, considerando preços competitivos, descontos por volume, condições de pagamento e cláusulas flexíveis.

3. Monitoramento contínuo

Dedique parte da rotina de trabalho à revisão de estoque e contratos para garantir o cumprimento dos termos e detectar e propor ajustes o quanto antes, se necessários.

4. Gestão de riscos

Identifique e avalie potenciais riscos contratuais. É bom ter um plano de contingência para lidar com possíveis problemas.

Leia mais: Gerenciamento de riscos na empresa

5. Renegociação por oportunidade

Avalie periodicamente os custos associados ao contrato. E se comunique abertamente com o fornecedor sobre as mudanças de dinâmica na sua empresa.

Constatando a necessidade, já prepare argumentos de negociação e marque uma reunião mais formal.

6. Documentação completa

Mantenha um registro sempre atualizado da documentação contratual, incluindo asitivos, anexos sobre o andamento do contrato, documentos relativos às empresas, etc. Pode parecer exagero, mas em caso de alguma disputa legal, vai facilitar muito.

Ferramentas para facilitar a gestão de contratos

Um de nossos clientes, Zeus Engenharia, usa o Auvo para montar o cronograma de contratos com clientes. 

Por meio de um sistema de gestão, você pode configurar as tarefas e a frequência delas. Isso vai ser útil tanto para sua gestão de contratos com clientes quanto para estipular seus prazos com fornecedores de acordo com suas demandas.

Leia mais: Qual é o melhor sistema para gestão de prazos e equipes?

Investir nos processos da sua empresa vai ser bom tanto para seu relacionamento com fornecedores quanto com clientes. Aqui, você encontra a solução completa para a gestão da sua empresa.