Como responder os clientes mais rápido? Orçamentos e chamados com Auvo

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Quando se tratam de processos empresariais, eficiência nunca é demais. E isso também se aplica, é claro, à comunicação com o seu cliente (ou cliente em potencial).

É preciso não só agilidade para responder como também enviar orçamentos e documentos padronizados e completos.

A seguir, você vai ver como você pode não só responder clientes mais rápido, mas fazer isso de maneira que a sua marca passe confiança desde o primeiro orçamento.

Por que é importante responder clientes e consumidores com agilidade?

Hoje em dia, com a internet e a facilidade enorme de acesso a informações, o consumidor (tanto de produtos quanto serviços) ganhou uma variedade enorme para avaliar e escolher. Por isso, os diferenciais se tornam ainda mais importantes para o atendimento das empresas.

Responder o potencial cliente com agilidade pode ser o primeiro passo para ele escolher sua marca ou, mais à frente, tornar-se fiel a ela. Para conquistar o cliente e construir uma relação duradoura e de confiança, não basta responder rápido. É preciso seguir boas práticas na comunicação e fazer gestão de contrato. Vamos ver mais sobre o primeiro.

Boas práticas de comunicação com o cliente

Priorizar canais oficiais

É importante ter canais oficiais para mandar comunicações gerais, propostas e, principalmente, cobranças. Vai ajudar tanto na organização da sua empresa quanto na construção da imagem de seriedade.

E, no caso de cobranças, como destacamos, não é bom usar vários canais.

Leia mais: Como cobrar cliente inadimplente?

Responder com agilidade

Principalmente na hora de conquistar e fidelizar clientes, ter agilidade na resposta é fundamental. Por isso, use artifícios que ajudem a enviar propostas de qualidade rápido. Com a funcionalidade de orçamentos do Auvo, a Zeus Engenharia viu a curva de OSs decolar em poucos meses. Como? Um documento de orçamento padronizado e completo gerado em poucos segundos no aplicativo.

Sua proposta de orçamento deve conter informações essenciais, como detalhes do serviço, gastos e materiais inclusos.

Enviar documentos e propostas padronizados

Um documento padronizado contém as informações essenciais do serviço mas também a identidade visual da sua empresa, além de ser fácil de preencher.

Outro benefício é que com a padronização, você não perde mais tempo digitando ou arrumando as mesmas informações. Ela já vai estar lá, sem esforço.

Baixe grátis: Modelo de orçamento para prestadores de serviço

Orçamentos com Auvo: envie direto para o cliente

O processo de envio de orçamentos fica muito mais eficiente com o Auvo Gestão de Equipes. Por quê? Você envia propostas personalizadas para seus clientes de maneira rápida e eficiente.

Com a capacidade de gerar orçamentos personalizados instantaneamente, basta um clique para selecionar serviços, custos de equipe e materiais.

O Auvo ainda oferece a comodidade de enviar orçamentos direto do aplicativo, eliminando a necessidade de salvar documentos no computador e enviá-los manualmente por e-mail.

Isso significa que você vai sair na frente da concorrência na hora de mandar um orçamento completo e padronizado. Não só passa seriedade, como confirma que é dessa maneira que sua empresa trabalha.

E, além do aspecto prático do envio no dia a dia, a funcionalidade dá poder de análise. Com o Auvo, você acompanha quais e quantas propostas viraram vendas, controla e cobra orçamentos enviados e que não tiveram resposta, além de gerar faturas.

Tendo acesso a esses dados por tempo (mensalmente, por exemplo) você ganha um controle muito maior sobre os clientes que precisam ser contatados e pode entender os motivos de falta de resposta ou pagamento.

AuvoDesk: gerencie chamados

Simplifique e aprimore o gerenciamento de chamados com AuvoDesk. Você pode acessar todas as solicitações de clientes de maneira simples e muito mais eficiente.

Ao configurar seu e-mail no sistema, você transforma cada pedido em um ticket, com mais praticidade no seu cotidiano e menos risco de esquecer atendimentos em meio à correria.

E dá para personalizar ainda mais a experiência ao ajustar a assinatura do e-mail com os dados da sua empresa.

No AuvoDesk, é muito mais fácil ter acesso aos e-mails e anexos relacionados a cada chamado, acompanhando as mudanças de status, fazendo anotações privadas e detalhando de forma prática todas as informações relevantes.

Explore o painel geral para visualizar estatísticas abrangentes de todos os atendimentos registrados, escolhendo entre os modos de visualização em lista ou Kanban e dando o visual que você preferir ao painel da sua empresa.

Auvo Central do Cliente: dê autonomia para seu cliente abrir chamados

Para ir além de responder rápido, você pode abrir um canal direto entre você e seus clientes. O módulo Central do Cliente dá autonomia para que eles abram chamados, relatem problemas, consultem ordens de serviço e revisitem históricos de orçamentos.

É possível até mesmo abrir chamado por QR Code, já direto do aparelho específico que precisa de assistência.

Agilize respostas e soluções ao criar uma página de solicitação personalizada, adaptada às necessidades específicas da sua empresa, incluindo campos de formulário e textos customizados.

E essa agilidade é do seu lado também: os chamados que seu cliente enviar aparecem direto na sua área do AuvoDesk.

A personalização dos campos para o cliente preencher vai poupar tempo e dinheiro. Dizemos isso porque ouvimos de vários de nossos clientes na Febrava: ao incluir campos específicos para preencher no chamado, anteciparam problemas que já haviam desperdiçado tempo da equipe.

Por exemplo, abra um campo para perguntar se o cliente checou se as pilhas do controle estão novas. É muito comum técnicos acabarem perdendo tempo de serviço apenas para trocar pilhas.

Ao conceder essa liberdade de solicitar atendimentos, orçamentos e acessar ordens de serviço em uma página personalizada, a Central do Cliente Auvo dá mais segurança e suporte aos seus contratantes e mais eficiência ao seu trabalho e da equipe. Isso resulta em mais confiança na sua empresa.

O Auvo é o conjunto completo de ferramentas para tornar a gestão da sua empresa eficiente. O dia a dia vai ficar mais fácil, as análises, mais exatas e o faturamento vai decolar. Conheça tudo o que temos a oferecer.