Como vender manutenção com cálculo MTBF? Passo a passo + calculadora

O MTBF entra como indicador fundamental na confiabilidade de ativos e sistemas. A partir dele, você visualiza a relação entre o tempo em produção e as paradas para manutenção corretiva e pode tomar decisões mais certeiras em relação ao plano de manutenção e à troca do equipamento.

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Abaixo, preencha as horas em atividade e o número de intervenções corretivas feitas. Atenção: considere apenas o número de manutenções corretivas, não a duração.

Para ver a produtividade dos ativos de maneira mais completa, baixe a planilha gratuita depois de calcular.

Passo 1. Eduque seus clientes

O primeiro passo para mostrar aos seus clientes que o contrato de manutenção é um investimento, não um gasto, é educá-los não só sobre a importância da manutenção, mas seus índices.

Assim, você mostra propriedade no assunto e tem uma conversa mais transparente com quem confia no seu serviço.

Você pode usar a calculadora de MTBF e mostrar ao seu cliente como ela é preenchida e explique o que o seu número representa. 

Se o MTBF estiver um número baixo em relação ao esperado de um equipamento, significa que o sistema está tendo falhas que poderiam ser evitadas com um plano de manutenção mais eficiente.

Leia mais: Como o cliente atribui valor e diferencial ao seu serviço

Passo 2. Demonstre o valor da manutenção preventiva

Quanto maior o MTBF, mais produtiva a máquina ou sistema estão sendo, porque o fator de divisão (que é o número de falhas) é menor. 

Todo mundo sabe que produtividade é bom, mas você pode ir além na hora de demonstrar esse valor. Produtividade também é:

1. Eficiência energética: ativos com a manutenção em dia gastam menos
2. Previsibilidade na operação: manutenção preventiva eficaz significa menos paradas inesperadas
3. Melhor reputação para o cliente: quanto mais previsibilidade na operação, melhor renome a marca vai ter com seus contratantes
4. Economia com trocas de aparelhos: com a manutenção em dia, a vida útil do aparelho cumpre sua vida útil e pode até ultrapassá-la

A manutenção regular vai aumentar o MTBF, ou seja, vai dar mais garantia a tudo isto mencionado acima. 

Veja mais: Indicadores de manutenção

Passo 3. Apresente dados de manutenção

Já mencionamos que a comunicação transparente com o cliente é importante. Parte crucial dela é acompanhar os dados e repassá-los. 

Por isso, mantenha dados de cada ativo nos seus serviços de manutenção, acompanhando o histórico de movimentações, intervenções e tendo a ficha técnica atualizada.

A partir de um registro completo, você pode comprovar a eficiência do seu serviço numericamente. Por exemplo, você pode ter fechado um contrato de manutenção preventiva com um cliente cujo MTBF do sistema estava 4 em uma escala mensal. 

Para ele, isso significa que estavam ocorrendo 30 falhas para cada 120 horas em atividade. Com o seu serviço, ele espera deixar a operação mais eficiente.

Depois da implementação do seu cronograma de manutenção, o MTBF foi para 12. Ou seja, o número de falhas foi para 10, diminuindo 3 vezes. Se você acompanhar estes números, pode mostrá-los ao seu cliente e comprovar que a eficácia prometida foi cumprida.

Por isso, forneça dados históricos de MTBF para produtos ou sistemas que foram submetidos à manutenção regular. Isso vai servir de evidência da qualidade do seu serviço e vai ajudar tanto a renovar contratos quanto a vender novos.

Veja mais: Como montar um cronograma de manutenção em 8 passos

Passo 4. Desenvolva contratos de manutenção com base no MTBF

O MTBF também vai ser útil na hora de você montar o contrato e estabelecer o preço do plano de manutenção. Usando o exemplo acima: um MTBF muito baixo implica que mais serviços serão exigidos, ao menos no começo do cronograma para regularizar o sistema.

Você precisa considerar isso na hora de escrever o contrato e o orçamento. Um MTBF muito baixo é um indicativo que o cliente precisa de uma atenção diferenciada no planejamento da agenda da sua equipe.

Saiba mais: Como estruturar o plano de manutenção preventiva

Passo 5. Mostre o custo da falta de manutenção

Um de nossos embaixadores, o Gabriel Pardo Mestre, tem um relato interessante sobre a renovação de um de seus contratos. Antes de fechar novamente com o cliente, ele mostrou como o plano de manutenção havia economizado milhares de reais em trocas de peças e em energia.

Resultado: contrato renovado e com o valor mais justo. Por isso, destaque os custos associados ao tempo de inatividade causado por falhas não programadas e a perda de eficiência do aparelho com o tempo. 

Esses riscos incluem perda de produção, custos de reparo emergencial, entre outros. Idealmente, você deve pesquisar o gasto do aparelho com eficiência energética e o valor dele para a operação do cliente e colocar lado a lado com os custos (que, adiantamos, vão ser muito menores) de manutenção preventiva.

Passo 6. Ofereça garantias de MTBF

Você pode oferecer garantias de MTBF como parte do seu contrato de manutenção. Usando o nosso exemplo anterior: se você acredita ser possível triplicar o MTBF em um determinado tempo de regularização de manutenção, você pode dar isso como uma garantia para fechar com o cliente.

Se o aparelho dá problemas regularmente, mas também não segue um cronograma básico de preventiva, você pode unir seu conhecimento da máquina ao seu argumento de vendas.

Mas, atenção: às vezes, o aparelho pode ter passado da sua vida útil. Por isso, antes de oferecer a garantia, veja a ficha técnica do equipamento e seu histórico de manutenções.

Um índice que vai ajudar você a entender se a vida útil venceu é o de produtividade.

Passo 7. Forneça relatórios regulares

Como gestor, acompanhar dados é parte essencial de garantir a qualidade do seu serviço. E esses dados também podem ser passados ao seu cliente, para que ele visualize o que ele está comprando com seu contrato.

Apresente relatórios periódicos que mostrem o desempenho atual do MTBF e destaquem como suas atividades de manutenção contribuíram para melhorias ao longo do tempo.

Leia mais: Como o cliente percebe valor

Passo 8. Agregue valor ao seu serviço com sistema de gestão

O sistema de gestão dá respaldo à verba do seu cliente. Cada OS fica registrada com informações e etapas completas, o que, além disso, dá segurança à equipe para comprovar seu trabalho.

Um de nossos clientes relatou que o Auvo permitiu que ele atribuísse mais valor ao seu serviço, o que aumentou a carteira de clientes e elevou seu preço.

Além disso, o sistema facilita muito o acesso a dados, que você pode compartilhar e usar no portfólio da sua empresa. Você visualiza, com mais facilidade, crescimentos na produtividade e no número de OSs executadas.

Veja na prática: Caso de sucesso Zeus Engenharia e a detecção de um rombo de R$ 50 mil

Ter acesso a informações como essas vai agregar valor à sua empresa. Além disso, as funcionalidades do sistema de gestão, como OS digital, acompanhamento de equipamentos, geração de orçamentos e mais vão facilitar a operação do seu dia a dia.

Leia mais: Qual o melhor sistema de gestão para empresas de manutenção? Lista 2024

Para elevar a sua empresa de nível, você vai precisar fechar muitos contratos de manutenção. Esperamos que estas dicas tenham sido úteis.

Você pode conhecer mais soluções para a sua empresa por aqui.