Como digitalizar o inventário de materiais de empresas de manutenção?

Manter um inventário preciso de materiais e suprimentos é essencial para qualquer empresa de manutenção. Digitalizar seu inventário de material vai ajudar você a racionalizar processos, reduzir erros e retrabalho, otimizar a gestão de estoque, acessar facilmente informações e economizar espaço físico. 

Neste artigo, vamos discutir a importância de digitalizar o inventário de material para empresas de manutenção, e fornecer um guia o passo a passo para implementá-lo de maneira eficiente. Também vamos explorar como sistema Auvo pode ajudar. 

Ao final, você terá uma melhor compreensão sobre este assunto, a fim de maximizar a eficiência e minimizar os custos.

O que é a digitalização de inventário?

A digitalização de inventário é o processo de usar tecnologia para capturar e armazenar dados de inventário. Este processo permite que as empresas rastreiem seus materiais de forma mais precisa e eficiente, reduzindo custos associados aos métodos de rastreamento manual.

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Tipos de digitalização de inventário de equipamentos:

Existem dois tipos principais de digitalização de inventário: digitalização de código de barras ou QR Code e RFID (Identificação de frequência de rádio). A digitalização de código de barras requer um scanner físico que lê o código de barras impresso em um item ou rótulo de produto, enquanto os scanners RFID usam ondas de rádio para ler etiquetas anexadas a itens ou produtos. 

Ambas as tecnologias permitem que as empresas capturem rapidamente dados sobre seus materiais em tempo real, que podem então ser usados para fins de gerenciamento de ações e relatórios.

Com o sistema Auvo você acompanha o histórico de manutenção dos seus ativos a partir de QR Code.

Benefícios da digitalização de inventário na sua empresa de manutenção:

A digitalização de inventário oferece inúmeros benefícios para as empresas, incluindo:

• Maior precisão na gestão de estoque, 

• Melhor controle sobre os níveis de inventário, 

• Acesso mais rápido a informações sobre a disponibilidade de material, 

• Papelada reduzida e custos administrativos associados a métodos de rastreamento manual 

• Melhor atendimento ao cliente através da entrega atempada de ordens. 

Além disso, a digitalização de inventário ajuda a reduzir problemas devido ao erro humano, automatizando o processo de captura de dados de itens ou produtos. Isso reduz a necessidade de retrabalho ou correções que podem levar a atrasos caros em processos de produção ou problemas de satisfação do cliente.

Guia com o passo a passo para digitalização de inventário

O processo de digitalização do inventário de material começa com o cadastro dos materiais físicos. Existe uma variedade de métodos, dependendo do tipo e tamanho dos materiais que estão sendo digitalizados. 

O importante é ter uma organização e padronização para não se perder no meio do processo. 

Conheça todos os tipos de cadastro que sua empresa de serviços externos pode realizar com o software Auvo.

Preparação de materiais

Antes de qualquer processo de digitalização começar, é importante organizar os materiais de acordo com suas categorias ou tipos para que eles possam ser digitalizados de forma eficiente sem ter que classificar manualmente por pilhas de itens mistos durante cada conferência.

Você pode começar primeiro pelos itens maiores, fazendo uma relação de todos os equipamentos. 

Com a relação de materiais, máquinas e equipamentos em mãos, comece lançando em uma planilha ou um sistema confiável, como o Auvo, todas as informações daquele equipamento, como nome, modelo, ano, etc. 

Após ter todos os equipamentos devidamente cadastrados, você pode criar um código para cada um. Este código poderá ser uma sequência numérica, combinação de letras ou um desenho, como código de barras ou QR Code. Ele será fixado na máquina e servirá como uma identificação.

Através desse código é que o seu técnico, e demais membros da equipe, poderão consultar o histórico de informações.  

Uma vez que o material foi cadastrado em forma digital, é importante garantir que todos os pontos de dados estejam corretos e armazenados de forma segura em um banco de dados centralizado. 

Isso pode ser realizado utilizando sistemas como, por exemplo, o Auvo.  Nele o código pode ser um já existente ou pode ser criado um totalmente novo, com um clique. O sistema já gera automaticamente todos as etiquetas com QR Code para você imprimir e fixar em cada equipamento.

Organização de dados digitados

Uma vez que todos os materiais foram cadastrados com sucesso em forma digital, é essencial que eles sejam organizados adequadamente dentro de um banco de dados centralizado para fácil acesso quando necessário mais tarde no processo de gerenciamento de inventário. 

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Se você optou fazer isso em planilhas, é ideal que esses dados sejam separados e organizados por categoria ou tipo de material que será rastreado e atributos específicos (como nome, descrição, quantidade disponível, etc.). 

Mas caso opte por fazer esse controle por meio de sistemas ou softwares, muito provavelmente que essas ferramentas tenham um sistema de busca mais facilitado e ofereça relatórios de acompanhamentos para saber os níveis de estoque.

Ferramentas e tecnologias disponíveis 

Existem várias ferramentas disponíveis hoje que tornam a digitalização do inventário de materiais da empresa de manutenção mais fácil do que nunca. Incluem:

• Scanners de código de barras / leitores que facilitam a varredura rápida de itens físicos em forma digital; 

• Sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) que fornecem recursos abrangentes de rastreamento em vários departamentos; 

• Soluções baseadas em nuvem que permitem o acesso em tempo real de qualquer lugar em todo o mundo; 

• Aplicativos que permitem aos usuários gerenciar seus inventários remotamente de seus smartphones; 

• Tags / rótulos que fornecem medidas adicionais de segurança.

E como o Auvo digitaliza o inventário de materiais de empresas de serviços externos?

A Auvo pode ajudar as empresas de manutenção a terem o controle dos seus materiais e equipamentos, bem como os custos relacionados a cada serviço e com isso, gerar orçamentos mais precisos e sem correr o risco de falha na hora da composição dos itens.

A digitalização de inventários de materiais no software Auvo

O sistema é projetado para simplificar o processo, permitindo uma digitalização mais rápida e precisa na entrada de dados. Com o Auvo, os usuários são capazes de cadastrar o equipamento e gerar códigos diferentes para cada um. 

A tecnologia também permite que com um clique seja gerado QR Code específico para cada maquinário, sendo possível a impressão e fixação em cada item como forma de identificação. 

Diferente do código de barras ou tags RFID, não é necessário a aquisição de novas ferramentas para a leitura das informações. Com apenas um celular e o app do Auvo é possível obter todos os dados e históricos de manutenções.

Já o cliente, ao fazer a leitura, consegue abrir um chamado e informar, sem erros, para qual equipamento deseja atendimento.

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Controle de estoque

Com os filtros detalhados, os gerentes podem monitorar facilmente os padrões de uso e ajustar as estratégias de compra, se necessário.

E estas são algumas das funcionalidades que o sistema Auvo entrega para as empresas de manutenção.

Por ser um sistema completo de gestão de equipes externas, é possível encontrar as informações em um só lugar.

O técnico verifica na agenda o próximo atendimento, recebe a ordem de serviço no celular e vai até o cliente. Durante o atendimento ele identifica o equipamento, faz a manutenção, preenche o relatório de visita, registra fotos do conserto e colhe a assinatura do cliente.

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Desta forma, tudo fica registrado dentro do sistema para consulta e um futuro atendimento.

Em conclusão, a digitalização do inventário de material da sua empresa de manutenção é um passo importante na otimização da gestão de estoque e na redução de erros. 

Ao seguir as etapas descritas indicadas neste artigo, você pode facilmente digitalizar seu inventário de materiais para criar um banco de dados digital que é fácil de acessar e gerenciar. 

Comece a digitalizar o inventário material da sua empresa de manutenção com Auvo!