Como criar um cronograma de manutenção com tecnologia em 8 passos

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Conseguiu um novo contrato com o cliente? Ou está pensando em maneiras de tornar a sua manutenção mais eficiente? De qualquer jeito, este artigo é para você.

Saiba que etapas práticas você tem que planejar para executar um bom plano de manutenção. Já adiantamos: a tecnologia vai te ajudar muito.

Passo 1: inventário dos equipamentos

Tenha controle do estoque dos seus equipamentos e acompanhe a localização de cada um.

Por exemplo, um equipamento pode ser da empresa, mas estar com o colaborador ou cliente. Portanto, por mais que ele não esteja fisicamente no estoque, deve ser contabilizado.

Para fazer esse acompanhamento, o sistema de gestão é um grande facilitador. Dá para gerar um código QR para cada equipamento e registrar as suas movimentações. E dá para deixar todo o seu inventário digital.

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Passo 2: fichas técnicas individualizadas e histórico de manutenção

Uma vez que você tenha o controle sobre todos os equipamentos, é hora de entrar nos detalhes. Tenha a ficha técnica de cada aparelho para poder ter acesso às recomendações de fábrica para procedimentos preventivos, como limpeza e troca de peças. E, além disso, acompanhe o histórico de manutenção de cada ativo.

Aqui, algumas dicas são muito eficientes para passar batidas.

A primeira (que mencionamos ali em cima): o QR Code é um excelente aliado para acompanhar a ficha e o histórico de cada equipamento, seu ou do cliente.

O técnico pode escanear o código e visualizar todas as informações essenciais, como ficha e histórico de manutenção, no próprio celular. Pense na facilidade que isso traz e no tanto de tempo que vai poupar. E quem trabalha com serviços, sabe: quanto mais horas poupadas, mais se ganha.

Exemplo de visualização do histórico de tarefas quando o técnico escanear o QR Code pelo aplicativo Auvo Gestão de Equipes. Além do histórico de manutenção das tarefas, dá para ver onde o equipamento esteve (Movimentações) e a própria Ficha Técnica (Anexos).

Se cada equipamento estiver registrado no sistema e com seu QR Code próprio, você não só tem informações completas como tem acesso muito mais fácil a elas.

Passo 3: equipamentos cruciais

Algumas tarefas vão ter mais prioridade que outras. Para que você defina essas prioridades de maneira correta no seu cronograma de manutenção, é necessário, primeiro, estabelecer que equipamentos são críticos para a operação da empresa. Naturalmente, o acompanhamento desses equipamentos vai ser prioridade.

Você pode avaliar a possibilidade de implantar manutenção preditiva nestes equipamentos. Ela pode ser mais cara, mas é das mais efetivas para antecipar falhas ou até mesmo eliminar a necessidade de algumas intervenções preventivas.

Passo 4: checklists de tarefas

Para executar seu cronograma de manutenção com um padrão de qualidade, é fundamental que checklists sejam criadas. Elas vão estabelecer o passo a passo que não pode falhar na hora da manutenção planejada.

Se falhar, com certeza vai haver retrabalho e mais gastos. Por isso, é arriscado confiar apenas na memória.

Por meio do sistema de gestão, você pode criar checklists personalizadas e associar cada uma a um tipo de tarefa.

Exemplo de checklist de manutenção preventiva de AC. Quem define as tarefas obrigatórias é o gestor.

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Passo 5: organização da agenda da equipe

Depois de definir o passo a passo para as tarefas, é hora de começar a planejar as datas. É preferencial você ter uma agenda digital, que é tanto mais fácil de editar quanto de visualizar.

No módulo de gestão de equipes do Auvo, você insere as tarefas (Ordens de Serviço) direto na agenda e pode programar a periodicidade de cada, mensal, trimestral e assim vai. É só selecionar a repetição, além de preencher algumas informações básicas. Veja:

Assim, as tarefas ficam programadas dentro do prazo e a manutenção fica mais eficiente. É mais seguro que confiar só na memória, que, falhando, vai fazer a manutenção sair mais cara.

Passo 6: registro das OS

Com tudo programado, partimos para a execução. E, aqui, tem um ponto crucial para garantir a qualidade e segurança do serviço, tanto para a equipe técnica quanto para o cliente: registrar a OS por etapas.

Lá em cima, falamos da checklist. Você pode configurar o preenchimento da checklist como fotográfico. O técnico realiza o serviço, registra, coleta a assinatura do cliente e, então, o serviço é finalizado. Ele fica armazenado no sistema e todo o procedimento é fácil de ser conferido e comprovado.

Exemplo de visualização de relatório fotográfico de uma OS e assinatura.

Passo 7: relatórios e acompanhamento

Para que você acompanhe o seu cronograma de manutenção com eficiência, é importante saber que OS foram executadas ou estão em aberto ou pendentes.

Quando você puxar o relatório, vai dar para visualizar não só o andamento, mas detalhes como check in e check out, duração do trabalho e mesmo o número de km rodados (se registrados pelo colaborador).

Esse acompanhamento é muito mais eficiente do que interromper tarefas com ligações. Com a tecnologia, você ganha um poder de análise que não interrompe a produtividade do trabalho.

Dica extra: com o Auvo, é possível enviar pesquisa de satisfação automaticamente depois do check out do técnico. Use esse atributo para acompanhar os seus clientes.

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Passo 8: otimize o cronograma

Depois de ter registro dos seus equipamentos, acesso à informação deles, checklists padronizados, tarefas na agenda e relatórios, seu cronograma de manutenção está pronto para entrar em campo!

Mas é sempre possível melhorar os processos ao longo do tempo. Por isso, comunique-se ativamente com o cliente e acompanhe o contrato de manutenção com proatividade.

Além disso, para aplicar mudanças, embase as suas decisões em dados. É para isso que os relatórios servem. Se for o caso, você pode incrementar o programa de manutenção de acordo com as necessidades do seu cliente ou da sua empresa, incluindo, por exemplo, manutenções preditivas ou proativas. O importante, como gestor, é sempre buscar a excelência.

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