Gestão de ordem de serviço: guia completo + modelo OS

A gestão de uma empresa é uma tarefa que requer muito esforço e trabalho conjunto. A de empresas de serviço com equipes em campo, mais ainda. 

Para que tudo funcione de maneira eficiente, é preciso olhar para cada OS individualmente e também avaliar os dados de todas para saber se o trabalho está sendo produtivo e onde precisa melhorar na operação.

Para isso existe a gestão de ordem de serviço. A seguir, você vai aprender mais sobre ela e os melhores meios para ver sua produtividade e faturamento crescerem.

O que é gestão de Ordem de Serviço?

A ordem de serviço é um documento que detalha as atividades a serem realizadas, recursos necessários e prazos envolvidos. Cada serviço tem a sua OS, por isso, é importante saber fazer uma gestão das tarefas que seja eficiente e atenda às necessidades dos seus clientes e da sua empresa no geral.

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Por isso, a gestão de ordem de serviço é uma prática ampla e essencial para a prestação de serviços. É uma maneira de organizar o fluxo de trabalho e criar processos que devem ser seguidos desde o planejamento e a criação de uma OS até o acompanhamento da sua execução e do seu resultado, por meio da pesquisa de satisfação do cliente. 

Por que ter gestão de Ordem de Serviço na sua empresa?

Implementar a gestão de ordem de serviço traz uma série de benefícios. Primeiramente, ela proporciona uma visão clara e organizada de todas as demandas, permitindo uma distribuição mais eficiente dos recursos da empresa.

Além disso, promove a transparência nas operações, melhorando a comunicação interna e externa. Ao documentar cada etapa do processo, a empresa ganha eficiência, reduzindo possíveis erros e retrabalhos, e segurança, garantindo o cumprimento de cada passo por meio dos registros dentro da OS.

E, além disso, a gestão de OS eficiente permite acompanhar dados. Com a visão geral das ordens de serviço, você sabe quais estão em aberto, pendentes ou finalizadas. E, se programar a pesquisa de satisfação na gestão das OSs da sua empresa, vai conseguir visualizar também como está sendo a experiência do cliente após cada serviço.

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Como fazer gestão de ordem de serviço eficientemente?

1. Faça planejamento

Antes de iniciar qualquer ordem de serviço, é crucial realizar um planejamento das tarefas gerais da empresa e de cada colaborador. Principalmente se você for fechar um contrato recorrente, avalie os braços e equipamentos que a empresa tem disponíveis. 

Use uma agenda digital para visualizar a distribuição das tarefas com mais facilidade, preferencialmente usando códigos visuais para facilitar (por exemplo, cores por prioridade).

Veja mais: 8 dicas e passo a passo para planejar a agenda da equipe

2. Crie processos digitalizados

Você já deve ter percebido que a gestão de OS mais eficiente possível envolve tecnologia. A transição para processos digitalizados é um passo essencial para aumentar a produtividade dos seus serviços.

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Utilize ferramentas tecnológicas que permitam a criação, acompanhamento e atualização em tempo real das ordens de serviço. Isso vai poupar tempo com a papelada e centralizar as informações dos seus clientes, facilitando sua gestão.

Sem contar a legibilidade do documento. Errou? É só apagar e arrumar, sem rabiscar ou rasurar a OS.

3. Faça pesquisas de satisfação 

Após a conclusão de cada ordem de serviço, é vital coletar respostas dos clientes. A pesquisa de satisfação não apenas avalia o desempenho da equipe, mas também identifica áreas de melhoria. 

Utilize os dados obtidos para melhorar continuamente o trabalho e garantir a máxima satisfação do cliente.

Quanto mais satisfeito o cliente, maiores as chances de ele permanecer com sua empresa e, além disso, recomendá-la para outros potenciais clientes.

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4. Defina metas realistas

Estabelecer metas realistas é fundamental para a gestão de ordem de serviço. Evite sobrecarregar a equipe com objetivos inatingíveis, pois isso pode resultar em estresse e queda na qualidade do serviço, porque todo mundo vai se sentir frustrado. 

Metas bem definidas, pelo contrário,  motivam a equipe e contribuem para um ambiente de trabalho produtivo.

Saiba mais: 5 passos para definir metas com a metodologia SMART

5. Use softwares para gestão de ordem de serviço

A tecnologia desempenha um papel crucial na otimização da gestão de ordem de serviço. Investir em softwares especializados permite que tarefas rotineiras, como criação de tarefas, monitoramento dos serviços e relatórios fiquem mais fáceis de fazer e com todos os dados integrados em um só lugar. 

Leia também: Quais são os melhores e mais fáceis ferramentas para fazer Ordem de Serviço?

Por exemplo: a sua empresa realiza bastante serviços de manutenção preventiva em ar-condicionado tipo split da Philco. Então, para garantir padrão e qualidade para esse tipo de tarefa, você pode criar uma checklist personalizada. Toda vez que ela for realizada, não precisa ter retrabalho com essas etapas.

Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz potenciais erros humanos, elevando a eficiência operacional. Aliás, um de nossos clientes relatou que essas checklists aceleraram o tempo e aumentaram muito a produtividade porque a própria equipe engajou e deu ideias de que ordem de etapas seria a melhor.

Saiba qual: Qual o melhor sistema para ordem de serviço digital?

Ou seja, ao implementar eficientemente a tecnologia nos processos, as empresas do ramo não apenas melhoram a eficiência da operação, mas também elevam a satisfação do cliente, consolidando sua reputação no mercado.

Que ferramentas usar na gestão de ordem de serviço eficiente?

1. Planilhas

Todo mundo usa ou já usou planilhas. Elas são úteis para cálculos, preenchimento de dados, gráficos e mais.

É possível usar planilhas modelo para padronizar as ordens de serviço por tipo de tarefa da sua empresa, ficando a cargo do colaborador preenchê-las e da gestão, organizá-las.

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Acompanhar por planilhas, no entanto, é melhor quando se é autônomo ou está bem no início da empresa. Com o aumento de demandas, vai ficando cada vez mais difícil controlar as planilhas com a mesma qualidade. Aí, entra o maior aliado das empresas que querem aumentar a base de clientes: o sistema de gestão.

A maneira mais eficiente de poupar tempo com o preenchimento de etapas e de acessar com mais fidelidade dos dados das ordens de serviço é o sistema de gestão com OS digital.

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2. OS digital

A ordem de serviço online, planejada, enviada e acompanhada por meio de sistema, é a que dá o resultado mais eficiente. Todo o processo de trabalho fica registrado em um só lugar. E, além disso, o sistema de gestão é pensado para ser rápido e fácil de usar, a ponto de dar para preencher o checklist de um serviço à medida que o técnico vai o realizando em campo.

Leia mais: Qual o melhor sistema para OS digital?

As etapas da OS digital podem ser fotográficas, o que volta ao ponto que mencionamos: dá mais segurança ao seu cliente e à sua empresa para garantir que todas as etapas do serviço foram cumpridas no padrão.

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Além da simplicidade e confiabilidade, a OS digital dentro do sistema unifica as informações, facilitando tanto o seu acesso a ela quanto a análise por meio de relatórios que você pode gerar.

Vantagens do sistema de gestão de ordem de serviço

Eficiência no gerenciamento

Com o sistema, a gestão planeja e distribui as tarefas melhor, sem deixar nenhum colaborador sobrecarregado ou ocioso. É possível acompanhar tarefas em tempo real sem interrompê-las com acompanhamentos que prejudicam a produtividade, como ligações ou mensagens.

Além disso, os dados de satisfação do cliente já ficam registrados para serem avaliados e, a partir daí, a gestão de contratos e prioridade de comunicação com os clientes já ficam mais certeiras.

Produtividade

Ouvimos (e vimos os dados) de um de nossos clientes: a Zeus Engenharia subiu a produtividade em 90% e aumentou o faturamento. Cada hora de trabalho passou a render muito mais.

Isso vem da gestão de OS digital e criação de processos de trabalho. Um padrão é seguido e ajustado para usar o tempo da maneira mais eficiente e entregar aos clientes uma qualidade e segurança que os concorrentes não entregam.

Menos retrabalho

Mesmo a melhor das memórias pode falhar. Se temos a tecnologia para diminuir erros humanos, devemos usar.

As checklists diminuem o erro e retrabalho porque criam um padrão por tarefas, a ser seguido e registrado. No Auvo, você cria uma checklist específica e associa ela a uma OS. A gestão pode definir etapas obrigatórias, sem as quais não é possível finalizar o serviço.

O técnico preenche e tudo fica registrado. É fato: esse processo faz a produtividade aumentar e o retrabalho diminuir muito.

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Mais garantia e segurança

O registro das etapas de OS faz com que a gestão do trabalho da equipe e da satisfação do cliente seja muito mais eficiente. Também foi o caso da Zeus Engenharia, que pôde inclusive agregar mais valor ao seu preço pelo diferencial de garantia e qualidade que passou a oferecer ao seus clientes por meio do Auvo.

Leia mais: Módulos Auvo: a solução completa para a sua empresa 

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