Relatório de manutenção: o que é e como fazer [Modelo gratuito]

Você já passou pelo sufoco de tentar decifrar um relatório, ou pior, percebeu que uma informação vital se perdeu no caminho? Para o gestor, esse caos significa dinheiro jogado fora e dor de cabeça com o cliente. 

Mas olha só: o relatório de manutenção não serve só para cumprir tabela. Ele é sua maior defesa jurídica e uma máquina de gerar lucros, se feito do jeito certo. 

Neste post, você vai aprender o que não pode faltar nesse documento e como parar de perder horas com burocracia desnecessária.

O que é relatório de manutenção?

Um relatório de manutenção é um documento que descreve os procedimentos realizados na assistência técnica de um equipamento, máquina ou dispositivo, e que apoia a análise de diversos aspectos dessa operação.  

Como você mede o desempenho da sua equipe de campo? O retorno dos serviços está sendo positivo para o negócio? Você está preparado para novas demandas? 

Com os relatórios preenchidos detalhadamente pelos técnicos externos, o supervisor poderá analisar as informações apresentadas para melhorar a produtividade dos seus times, controlar as visitas técnicas com assertividade e tomar melhores decisões gerenciais.

Para compreender melhor o que é este documento, é importante conhecer quais são os tipos de relatório.

Tipos de relatório de manutenção

Existem três principais tipos de relatórios de manutenção: preventiva, industrial e de equipamentos.

1. Relatório de manutenção preventiva

Focado em evitar a interrupção de uma máquina ou equipamento, inclui dados sobre o estado atual do maquinário e a necessidade de atualização de sistema ou troca de peças.

2. Relatório de manutenção industrial

Concentra dados sobre o conserto do maquinário da linha de produção, incluindo peças substituídas.

3. Relatório de manutenção de equipamentos

Documenta reparos em equipamentos diversos, podendo ser hospitalares, industriais ou condominiais.

Seja qual for o tipo de registro das atividades da equipe, ele apresenta suma importância para sua empresa. 

Por que fazer um relatório de manutenção?

As informações dos relatórios de manutenção podem ser grandes aliadas à gestão da sua equipe externa. Esses documentos trazem benefícios muito positivos que influenciam diretamente na lucratividade do seu negócio.

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1. Controle de dados, métricas e indicadores:
   Permite tomar decisões informadas para melhorar a operação.
2. Processos de acompanhamento do cliente:
   Cria um histórico de atendimento, permitindo um contato proativo com o consumidor.
3. Planejamento para demandas futuras:
   Garante que os técnicos tenham acesso aos materiais e ferramentas necessários para os serviços.
4. Evita interrupções das atividades:
   Ajuda a evitar a falta de estoque de materiais, prevenindo pendências com clientes.
   
   Você já deve ter percebido que esse registro das atividades da equipe é muito relevante para sua empresa, certo? 

O problema é que muitos gestores não sabem como elaborar este documento. E o que não pode faltar em um relatório de manutenção?

Exemplo de relatório de manutenção em Word e planilha

O modelo de relatório de manutenção vai depender do objetivo proposto e o que se planeja mensurar. Conheça e baixe totalmente grátis o modelo mais adequado.

Modelo de relatório de manutenção preventiva

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Modelo de relatório de manutenção corretiva

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Modelo de relatório de manutenção predial

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Modelo de relatório de visitas técnicas

Modelo de relatório de visitas técnicas em word

Relatório de Manutenção Preventiva vs. Corretiva: Qual a diferença?

Embora o objetivo final seja sempre manter a operação funcionando, a forma de preencher o relatório muda conforme o tipo de serviço. Entender essas diferenças ajuda a padronizar o trabalho da sua equipe e facilita a análise dos dados depois.

Relatório de manutenção preventiva

Na preventiva, o foco é o acompanhamento e a antecipação. O relatório serve para registrar que os itens de segurança e funcionamento foram verificados conforme o cronograma.

• O que registrar: O foco aqui são os checklists. O técnico deve marcar cada item inspecionado, registrar medições (como temperatura ou pressão) e o estado de conservação de peças de desgaste natural.
• A utilidade: Este documento prova para o cliente que a manutenção está em dia, garantindo a validade de garantias e evitando quebras inesperadas.

Relatório de manutenção corretiva

Já na manutenção corretiva, o relatório é um registro de "cura". Ele precisa ser muito mais descritivo sobre o problema que foi encontrado.

• O que registrar: É essencial detalhar a causa da falha (o diagnóstico), o que foi feito para resolver o problema, quais peças foram substituídas e o tempo total de máquina parada (downtime).
• A utilidade: Esse documento ajuda o gestor a entender o custo real de uma quebra e a avaliar se a frequência de falhas daquele equipamento está acima do normal.

Saber separar esses dois tipos de documentos permite que você gere relatórios muito mais precisos para os seus clientes e tenha um controle muito maior sobre a eficiência da sua equipe de campo.

O que deve conter em um relatório de manutenção impecável?

Para que um relatório seja realmente útil para a gestão e passe confiança para o cliente, ele não pode ser genérico. Se as informações forem incompletas, você terá dificuldades para cobrar pelo serviço ou para entender o que foi feito no futuro.

Confira os itens essenciais que todo relatório profissional deve ter:

Dados de identificação

Pode parecer básico, mas muitos erros começam aqui. É preciso identificar claramente o cliente, o local do serviço, a data e, principalmente, o equipamento (com modelo, número de série ou tag de identificação). Isso garante que o histórico seja atribuído à máquina correta.

Descrição do serviço realizado

Aqui o técnico deve relatar as atividades executadas. Em vez de escrever apenas "manutenção feita", o ideal é detalhar as etapas, como: "limpeza de filtros, troca de óleo e verificação de fiação elétrica". Quanto mais específico, melhor.

Peças e materiais utilizados

Liste tudo o que foi gasto na visita, desde parafusos até componentes caros. Isso é fundamental para o controle de estoque da sua empresa e para o faturamento correto do serviço prestado.

Registro fotográfico (Evidências)

Uma foto vale mais que muitas palavras no setor de manutenção. Inclua fotos do "antes" (para mostrar o problema) e do "depois" (para provar a solução). Isso valoriza o seu trabalho e evita contestações do cliente sobre o que foi feito.

Diagnóstico e recomendações técnicas

O técnico é o seu olhar no campo. Se ele percebeu algo que pode gerar problemas no futuro, isso deve estar escrito. Essas observações ajudam o gestor a planejar as próximas visitas e a sugerir melhorias ao cliente.

Validação do cliente

Sempre que possível, encerre o relatório com a assinatura de quem acompanhou o serviço. Em sistemas digitais, isso pode ser feito diretamente na tela do celular ou tablet. Essa assinatura é a sua garantia de que o cliente está ciente e concorda com o que foi entregue.

Passo a passo: Como montar o seu hoje

Para tirar o relatório do papel e transformar a rotina da sua empresa, você precisa de um processo claro. Não adianta exigir qualidade se cada técnico faz o registro de um jeito. Siga estes três passos para organizar a sua operação:

• Etapa 1: Padronize as informações: O primeiro passo é criar um modelo único de relatório. Defina quais campos são obrigatórios e garanta que todos os técnicos usem a mesma estrutura. Isso facilita a sua leitura e permite que você compare o desempenho de diferentes equipes.
  
  
• Etapa 2: Treine a equipe de campo: Seus técnicos são especialistas em manutenção, mas podem precisar de ajuda para entender a importância do registro. Mostre a eles como preencher cada campo corretamente e a importância de tirar fotos nítidas. Quando o técnico entende que o relatório também protege o trabalho dele, a adesão é muito maior.
  
  
• Etapa 3: Defina um tempo limite para o envio: Relatório de manutenção acumulado é sinônimo de informação perdida. O ideal é que o envio seja imediato: acabou o serviço, o relatório deve ser enviado. Isso garante que os dados estejam frescos na memória e que o cliente receba o comprovante enquanto o serviço ainda está sendo finalizado.

Erros comuns que fazem você perder dinheiro

Muitas vezes, a empresa de manutenção presta um serviço de excelência, mas acaba perdendo dinheiro ou credibilidade por falhas básicas na hora de documentar o trabalho. Se o seu relatório não for preciso, ele pode se tornar um custo em vez de um benefício.

Fique atento aos erros mais comuns que você deve evitar:

• Informações incompletas ou vagas: Anotações como "serviço realizado" ou "equipamento consertado" não dizem nada para o gestor e muito menos para o cliente. Se não houver detalhes sobre o que foi testado ou quais ajustes foram feitos, você terá dificuldades para cobrar pelo valor real do serviço ou para resolver problemas em visitas futuras.
  
  
• Falta de fotos do "antes e depois": Sem evidências visuais, fica muito difícil provar para o cliente a necessidade de uma troca ou a qualidade da entrega. As fotos servem para documentar o estado em que o equipamento foi encontrado e como ele ficou após a manutenção, evitando contestações e garantindo a transparência do processo.
  
  
• Esquecer de anexar o código das peças trocadas: Este é um erro clássico que gera uma bagunça no estoque e no faturamento. Se o técnico troca um componente mas não anota o código exato ou o modelo, o setor administrativo perde tempo tentando adivinhar o que foi usado, o que atrasa a emissão da nota fiscal e pode causar prejuízos financeiros.

Como o relatório ajuda a sua empresa a crescer?

Muitos gestores focam apenas na parte técnica do relatório de manutenção, mas esquecem que é um dos principais pontos de contato entre a empresa e o cliente. Quando bem utilizado, ele deixa de ser um simples registro e passa a ser uma ferramenta de crescimento para o seu negócio.

Veja como ele impulsiona os seus resultados:

Profissionalismo que gera confiança

Um relatório organizado, com fotos nítidas, descrições claras e uma apresentação visual limpa, transmite uma imagem de autoridade. Quando o cliente recebe um documento profissional logo após o serviço, ele sente que contratou uma empresa séria e organizada. 

Essa percepção de valor permite, inclusive, que você trabalhe com preços mais competitivos, já que o cliente entende que está pagando por um serviço diferenciado.

Facilidade na retenção de contratos

Manter um cliente é muito mais barato do que conquistar um novo. O relatório é o seu maior aliado na hora de renovar um contrato de manutenção. Ao apresentar um histórico completo de tudo o que foi feito ao longo do ano, você prova o valor da sua parceria. 

Quem mostra o que faz, com dados e transparência, não precisa "vencer pelo preço" na hora da renovação, pois o cliente já confia no resultado e na segurança que a sua empresa entrega.

A tecnologia como seu braço direito no relatório de manutenção

Até aqui, vimos que um relatório de manutenção bem feito é o que garante a segurança, o lucro e o crescimento da sua empresa. Mas a verdade é que, se você ainda depende de papel, Word ou planilhas manuais, sabe o quanto é difícil manter tudo isso em ordem. O técnico esquece de preencher, as fotos ficam perdidas no WhatsApp e você perde horas organizando dados que já deveriam estar prontos.

É aqui que a tecnologia se torna sua maior aliada. Com um software de gestão de equipes externas como o Auvo, o relatório deixa de ser uma tarefa manual e passa a ser automático.

Imagine o seguinte cenário: o seu técnico chega ao local, segue um checklist padronizado pelo celular, tira as fotos do serviço e colhe a assinatura do cliente na tela. No momento em que ele clica em "finalizar", o sistema já gera um relatório profissional, com a sua logomarca, e envia diretamente para o e-mail do cliente.

Para o gestor, isso significa eliminar o retrabalho de digitar informações e ganhar um tempo precioso para focar na estratégia do negócio, enquanto o sistema organiza todo o histórico de manutenção de forma inteligente e segura.

Conclusão

Ter um relatório de manutenção eficiente é o primeiro passo para transformar a qualidade da sua prestação de serviço. Como vimos, esse documento protege sua empresa, gera novas oportunidades de vendas e fideliza seus clientes através do profissionalismo. 

Padronizar suas etapas e treinar sua equipe são ações que você pode começar hoje mesmo para colher resultados imediatos.

Se você ainda não se sente pronto para automatizar tudo com um software, não tem problema. O importante é não ficar parado e começar a organizar seus registros agora mesmo.

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