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  • Gabriel Rodrigues

Como fazer um relatório de manutenção em suas visitas externas?

Atualizado: 13 de Dez de 2019

Um relatório de manutenção é um recurso que serve de apoio para análise sobre aspectos da sua operação que você pode mudar para sua empresa alcançar mais resultados.


Já parou para pensar em como você mede o desempenho da sua equipe de campo? Como você sabe se o retorno dos serviços está sendo positivo para o negócio? Como sua empresa se prepara para novas demandas?


O sentimento de frustração é comum em gestores de equipes que não conseguem melhorar o desempenho da equipe e controlar as visitas técnicas com assertividade.


Esse problema ocorre devido à falta de acompanhamento dos dados gerados na prestação de serviços do time de colaboradores.


O que acontece é que os gestores não cobram dados exatos dos técnicos e, por isso, não conseguem tomar decisões estratégicas para alcançar novos resultados.


Existem vários objetivos que um relatório de manutenção atinge em uma empresa: o controle de visitas, a redução de custos, a preparação da equipe para novas demandas, a gestão de ativos.


O documento, que mostra todas as informações sobre a assistência técnica de um equipamento, precisa ser preenchido detalhadamente pelo técnico externo e analisado pelo gestor.


Quer entender a importância de fazer um relatório assertivo? Confira os benefícios de utilizar um relatório de manutenção de forma estratégica em seu negócio!


Qual é a importância de um relatório de manutenção?


As informações de um relatório de manutenção podem ser grandes aliados à gestão da sua equipe e traz benefícios muito positivos, que influenciam diretamente na lucratividade do seu negócio.


Uma das principais vantagens de trabalhar com o registro das atividades da equipe é o controle de dados, métricas e indicadores da empresa.


Com detalhes sobre a realização dos serviços, é possível tomar decisões que provoquem mudanças na operação.


Relatórios de manutenção também resultam na criação de processos de acompanhamento do cliente.


A partir das visitas técnicas é possível criar um histórico de atendimento, que permite sua empresa entrar em contato de forma proativa com o consumidor.


Outra oportunidade de usar o documento de forma estratégica é a possibilidade de fazer um planejamento para as demandas futuras, garantindo que os técnicos tenham acesso aos materiais, ferramentas e equipamentos para a realização dos serviços.


É uma ótima forma de evitar que o estoque de materiais da empresa acabe e as atividades dos clientes fiquem pendentes ou que a sua empresa fique impedida de realizar tarefas.


Você já deve ter percebido que um relatório de manutenção é muito relevante para sua empresa, certo? O problema é que muitos gestores não sabem como elaborar um. Confira as campos não podem ficar de fora desse documento:


Como montar um relatório de manutenção assertivo?


O registro de atividades da prestação de serviços em sua empresa pode ser dividido em duas etapas: a fase de identificação da visita e o processo de preenchimento do relatório, após a execução da atividade.


Confira passo a passo a como você pode criar uma relatório de manutenção assertivo em sua empresa de serviços:


Identificação do cliente


O primeiro campo é preenchido antes mesmo da realização da visita em conjunto com a criação de uma ordem de serviço para o serviço de campo.


Geralmente esses dados ficam expostos no cabeçalho do relatório, para a identificação rápida sobre uma visita técnica, quando for necessário.


Neste primeiro momento, seu colaborador deve fornecer as informações gerais da visita, como:

  • Técnico responsável pela manutenção;

  • Data de realização da visita técnica;

  • Número da ordem de serviço;

  • Horário de entrada e saída;

  • Nome do cliente, endereço e telefone para contato.

Com esses dados, será fácil identificar, posteriormente, que técnico fez o serviço, qual foi o cliente e quando a atividade foi realizada. Esses dados devem ser guardados para criar o histórico do cliente.


Detalhes da manutenção


Já neste segundo campo, o objetivo é fornecer informações sobre as manutenções realizadas pela equipe, para que o gestor tenha ideia dos maiores tipos de demanda na empresa.


Para um relatório de manutenção ser completo, é preciso ter as seguintes informações:

  • Objetivo da visita técnica;

  • Tipo de manutenção (corretiva ou preventiva);

  • Procedimentos realizados pelo colaborador;

  • Equipamento (marca, modelo e número de série);

  • Produtos e materiais utilizados na manutenção;

  • Recomendações e observações.

Para conseguir melhores resultados, é de grande importância que o gestor torne o preenchimento dos relatórios um item obrigatório da prestação de serviço da equipe.


Só assim será possível analisar os tipos de falhas do equipamentos, as soluções encontradas e os relatos dos colaboradores para uma tomada de decisões consciente.


Não deixe de baixar o nosso modelo grátis de relatório de visita técnica para você começar a controlar as manutenções do seu time. É só clicar no banner abaixo!



Um relatório de manutenção permite que você prepare sua operação para receber demandas de novos clientes. Com o documento em mãos você pode se perguntar:

  • Quais são os tipos de equipamentos que mais demandam manutenção?

  • Qual é o tempo entre as falhas nos equipamentos?

  • Quais são os produtos e materiais mais usados na visita técnica?

Assim, além de conseguir entrar em contato com um cliente antes da falha e tentar assinar um contrato de manutenção preventiva, será possível controlar o estoque, para não deixar os técnicos na mão.


Também é possível analisar a performance do cliente com relatórios. Verifique o tempo que os técnicos levam para realizar uma tarefa, certifique-se de que eles estão sendo produtivos e avalie a qualidade da prestação de serviços da equipe.


Ao analisar um relatório, lembre-se de fazer perguntas e tentar tirar vantagens dos dados.


Nas informações referentes à qualidade e produtividade, compare os resultados com os meses anteriores, para entender se os processos estão melhorando.


Automatize os relatórios da sua empresa


Um gestor que enxerga a necessidade de analisar detalhadamente um relatório de manutenção pode levar sua empresa a novos patamares. Por isso deixe claro a importância do preenchimento dos dados.


Se o seu objetivo é colher dados precisos com um nível de produtividade e qualidade maior, uma dica é se apoiar em ferramentas de gestão automatizadas, como, por exemplo, o Auvo.


O Auvo é uma plataforma completa, feita para te ajudar a gerenciar sua equipe de forma assertiva.


Com o sistema, você pode controlar todo o processo de prestação de serviços do seu time, reduzindo custos e aumentando a satisfação do cliente.


Agende tarefas, acompanhe o status das tarefas, crie checklists de execução de atividades e permita que os seus colaboradores preencham os dados da visita.


Com base no preenchimento dos questionários é possível produzir relatórios no sistema e enviar para os clientes, de forma rápida, por email. Assim, é possível faturar rápido os serviços realizados pelos colaboradores.


Você pode baixar nosso ebook gratuito e conhecer mais sobre a ferramenta. Saiba como o Auvo pode impulsionar sua empresa de prestação de serviços!



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