Relatório de manutenção: o que é, tipos + MODELO GRATUITO EM WORD

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Um relatório de manutenção no Word, elaborado por um técnico da sua equipe externa, apontou dados animadores sobre o desempenho do trabalho.

Por outro lado, outro documento semelhante demonstrou que os equipamentos utilizados em um serviço para um grande cliente vieram com falhas.

Um relatório de manutenção bem elaborado é a chave para a eficiência operacional e satisfação do cliente. Vamos explorar o que é, sua importância e como criar um relatório de manutenção eficiente, com exemplo para baixar.

O que é relatório de manutenção?

Um relatório de manutenção é um documento que descreve os procedimentos realizados na assistência técnica de um equipamento, máquina ou dispositivo, e que apoia a análise de diversos aspectos dessa operação.

Como você mede o desempenho da sua equipe de campo? O retorno dos serviços está sendo positivo para o negócio? Você está preparado para novas demandas?

Com os relatórios preenchidos detalhadamente pelos técnicos externos, o supervisor poderá analisar as informações apresentadas para melhorar a produtividade dos seus times, controlar as visitas técnicas com assertividade e tomar melhores decisões gerenciais.

Para compreender melhor o que é este documento, é importante conhecer quais são os tipos de relatório.

Tipos de relatório de manutenção

Existem três principais tipos de relatórios de manutenção: preventiva, industrial e de equipamentos.

1. Relatório de manutenção preventiva

Focado em evitar a interrupção de uma máquina ou equipamento, inclui dados sobre o estado atual do maquinário e a necessidade de atualização de sistema ou troca de peças.

2. Relatório de manutenção industrial

Concentra dados sobre o conserto do maquinário da linha de produção, incluindo peças substituídas.

3. Relatório de manutenção de equipamentos

Documenta reparos em equipamentos diversos, podendo ser hospitalares, industriais ou condominiais.

Seja qual for o tipo de registro das atividades da equipe, ele apresenta suma importância para sua empresa.

Por que fazer um relatório de manutenção?

As informações dos relatórios de manutenção podem ser grandes aliadas à gestão da sua equipe externa. Esses documentos trazem benefícios muito positivos que influenciam diretamente na lucratividade do seu negócio.

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Controle de dados, métricas e indicadores:
Permite tomar decisões informadas para melhorar a operação.
Processos de acompanhamento do cliente:
Cria um histórico de atendimento, permitindo um contato proativo com o consumidor.
Planejamento para demandas futuras:
Garante que os técnicos tenham acesso aos materiais e ferramentas necessários para os serviços.
Evita interrupções das atividades:
Ajuda a evitar a falta de estoque de materiais, prevenindo pendências com clientes.

Você já deve ter percebido que esse registro das atividades da equipe é muito relevante para sua empresa, certo?

O problema é que muitos gestores não sabem como elaborar este documento. E o que não pode faltar em um relatório de manutenção?

Exemplo de relatório de manutenção em Word e planilha

O modelo de relatório de manutenção vai depender do objetivo proposto e o que se planeja mensurar. Conheça e baixe totalmente grátis o modelo mais adequado.

O que deve conter em um relatório de manutenção?

Um bom registro de atividades das suas equipes externas parte de um objetivo específico, e você deve estabelecer métricas e dados também.

Partindo desse princípio, veja a seguir o que um bom relatório de manutenção deve incluir:

Dados do profissional responsável
Data e hora do serviço
Tipo de manutenção (preventiva ou corretiva)
Descrição detalhada da atividade realizada
Identificação dos ajustes feitos ou das peças trocadas
Nível de criticidade da manutenção
Status do reparo
Custos do serviço
Recomendações ou observações adicionais

Na hora de fazer seu relatório, você pode pegar essa lista como base e fazer um checklist. Porém, destrinchamos a seguir alguns pontos importantes na hora de aprender como fazer um bom documento!

Passo a passo: Como fazer um relatório de manutenção?

O registro de atividades da prestação de serviços em sua empresa pode ser dividido em duas etapas: a fase de identificação da visita e o processo de preenchimento do relatório, após a execução da atividade.

Confira um passo a passo de todos os itens que você deve preencher para criar um bom relatório em sua empresa de serviços.

Informe os dados do técnico responsável pela manutenção
Data de realização da visita técnica
Número da ordem de serviço
Horário de entrada e saída
Nome do cliente, endereço e telefone para contato
Forneça informações detalhadas sobre a manutenção:
Objetivo da visita técnica
Tipo de manutenção (corretiva ou preventiva)
Procedimentos realizados pelo colaborador
Equipamento (marca, modelo e número de série)
Produtos e materiais utilizados na manutenção
Recomendações e observações

Além de aprender a fazer um bom relatório, é importante conhecer quais são os erros mais comuns nesta prática para evitá-los!

Principais erros na montagem de um relatório de manutenção

Como fazer um bom relatório de manutenção? Você acabou de ver as duas macro-etapas de elaboração deste documento. Mas deve também ficar atento aos erros na hora de montá-lo, veja a seguir.

1. Não montar um histórico de manutenção

O histórico de manutenção ajuda a equipe a definir as melhores rotinas para os equipamentos e os ativos envolvidos no serviço.

Se você não sabe quais peças já foram trocadas e a periodicidade das últimas visitas, provavelmente não conseguirá elaborar um documento assertivo.

2. Não revisar os dados

Um relatório confiável é aquele que comprova tudo que é relativo à manutenção realizada. Já pensou colocar imagens do serviço realizado para o cliente X no relatório do cliente Y?

Esses erros comprometem a confiabilidade do atendimento da sua empresa e devem ser evitados ao máximo.

3. Não levar em consideração as demandas dos clientes

A satisfação do cliente está diretamente ligada ao atendimento de suas demandas. Se sua equipe apenas considerar a própria experiência na área sem ouvir o que o cliente deseja, seu relatório não será satisfatório.

Portanto, tenha em mãos o histórico de atendimentos ao cliente, os equipamentos e os ativos que devem constar no relatório. E não custa perguntar se existe alguma preferência quanto ao formato do relatório.

Para evitar esses erros na hora de montar seu relatório, uma boa ideia é automatizar a elaboração do documento!

Seguindo este guia, você estará bem equipado para criar relatórios de manutenção eficientes que ajudam a otimizar suas operações e aumentar a satisfação dos seus clientes.

Automatize os relatórios da sua empresa

Um gestor que enxerga a necessidade de analisar detalhadamente um relatório de manutenção pode levar sua empresa a novos patamares.

Para colher dados precisos com um alto nível de produtividade e qualidade, uma dica é se apoiar em ferramentas de gestão automatizadas, como o Auvo.

O Auvo é uma plataforma completa, feita para te ajudar a gerenciar sua equipe de forma assertiva.

Com o sistema, você pode controlar todo o processo de prestação de serviços do seu time, reduzindo custos e aumentando a satisfação do cliente.

Agende tarefas, acompanhe o status das tarefas, crie checklists de execução de atividades e permita que os seus colaboradores preencham os dados da visita.