Relatório de manutenção: o que é, tipos + MODELO GRATUITO EM WORD

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Um relatório de manutenção no Word, elaborado por um técnico da sua equipe externa, apontou dados animadores sobre o desempenho do trabalho.

Por outro lado, outro documento semelhante demonstrou que os equipamentos utilizados em um serviço para um grande cliente vieram com falhas.

Essas duas situações corriqueiras demonstram que esse tipo de documento é bastante útil para o gestor avaliar a atuação da empresa. Que tal aprofundar neste assunto?

O que é relatório de manutenção?

Um relatório de manutenção é um documento que descreve os procedimentos realizados na assistência técnica de um equipamento, máquina ou dispositivo, e que apoia a análise de diversos aspectos dessa operação.

Como você mede o desempenho da sua equipe de campo? O retorno dos serviços está sendo positivo para o negócio? Você está preparado para novas demandas?

Com os relatórios preenchidos detalhadamente pelos técnicos externos, o gestor poderá analisar as informações apresentadas para melhorar a produtividade dos seus times, controlar as visitas técnicas com assertividade e tomar melhores decisões gerenciais.

Para compreender melhor o que é este documento, é importante conhecer quais são os tipos de relatório.

Tipos de relatório de manutenção

Existem três principais tipos de relatórios de manutenção: preventiva, industrial e de equipamentos.

Relatório de manutenção preventiva

É o relatório que traz informações do serviço de manutenção preventiva, cujo foco é evitar a interrupção de uma máquina ou equipamento.

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Ele traz dados sobre o estado atual do maquinário e eventual necessidade de atualização de sistema ou troca de peças. Isso possibilita ao gestor conhecer o desempenho do equipamento e definir o momento adequado para substituir seus componentes.

Relatório de manutenção industrial

É o documento que concentra dados relevantes sobre o conserto do maquinário da linha de produção, inclusive quanto às peças eventualmente substituídas.

Relatório de manutenção de equipamentos

É o relatório que reporta os reparos realizados em equipamentos diversos, que podem ter natureza hospitalar, industrial e condominial, por exemplo.

Se você já fez um relatório de manutenção no Word para os elevadores de um condomínio residencial sabe como é este documento.

Seja qual for o tipo de registro das atividades da equipe, ele apresenta suma importância para sua empresa. E qual seria ela?

Qual é a importância de um relatório de manutenção?

As informações dos relatórios de manutenção podem ser grandes aliadas à gestão da sua equipe externa. Além disso, esses documentos trazem benefícios muito positivos que influenciam diretamente na lucratividade do seu negócio.

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Uma das principais vantagens de trabalhar com o registro das atividades da equipe é o controle de dados, métricas e indicadores da empresa.

Com detalhes sobre a realização dos serviços, é possível tomar decisões que provoquem mudanças positivas na operação.

Esses relatórios também resultam na criação de processos de acompanhamento do cliente. A partir das visitas técnicas, é possível criar um histórico de atendimento que permita sua empresa entrar em contato de forma proativa com o consumidor.

Outra importância no uso deste documento é a possibilidade de fazer um planejamento para as demandas futuras. Dessa forma, você garante que os técnicos tenham acesso aos materiais, ferramentas e equipamentos para a realização dos serviços.

Por fim, vale pontuar ainda que o relatório é uma ótima forma de evitar que o estoque de materiais da empresa acabe, o que pode provocar interrupção das atividades ou pendências com clientes.

Você já deve ter percebido que esse registro das atividades da equipe é muito relevante para sua empresa, certo?

O problema é que muitos gestores não sabem como elaborar este documento. E o que não pode faltar em um relatório de manutenção?

O que deve constar no relatório de manutenção?

Um bom registro de atividades das suas equipes externas parte de um objetivo específico. Por isso, você pode ter em mãos um relatório focado no funcionamento dos equipamentos ou nos custos de operação de uma máquina.

Além do objetivo, você deve estabelecer métricas e dados. Partindo desse princípio, veja a seguir o que não pode faltar em um relatório de manutenção:

Dados do profissional responsável pelo serviço;
Data e hora em que o serviço foi realizado;
Tipo de manutenção envolvida na assistência prestada;
Descrição detalhada da atividade realizada, com informações sobre o equipamento objeto de manutenção (modelo, marca, número de série etc.);
Identificação dos ajustes feitos ou das peças trocadas;
Nível de criticidade da manutenção;
Status do reparo (concluído, em andamento ou programado);
Custos do serviço;
Eventuais recomendações ou observações adicionais.

Na hora de fazer seu relatório, você pode pegar essa lista como base e fazer um checklist, ok?

Porém, destrinchamos a seguir alguns pontos importantes na hora de aprender como fazer um bom documento!

Como fazer um bom relatório de manutenção?

O registro de atividades da prestação de serviços em sua empresa pode ser dividido em duas etapas: a fase de identificação da visita e o processo de preenchimento do relatório, após a execução da atividade.

Confira um passo a passo de como criar um bom relatório em sua empresa de serviços.

Parte 1: Identificação do cliente e informações gerais da visita

O primeiro passo é preencher o campo de identificação do cliente antes mesmo da realização da visita. Você pode fazer isso ao criar uma ordem de serviço para a atuação da sua equipe externa.

Em geral, esses dados ficam expostos no cabeçalho do relatório para que haja uma identificação rápida sobre uma visita técnica, se necessário.

Neste primeiro momento, seu colaborador deve fornecer as informações gerais da visita, como:

Técnico responsável pela manutenção;
Data de realização da visita técnica;
Número da ordem de serviço;
Horário de entrada e saída;
Nome do cliente, endereço e telefone para contato.

Com esses dados, será fácil identificar posteriormente qual técnico fez o serviço, quem foi o cliente e quando a atividade foi realizada. Esses dados devem ser guardados para criar o histórico do cliente.

Parte 2: Detalhes da manutenção

Na segunda parte do relatório, o objetivo é fornecer informações sobre as manutenções realizadas pela equipe. Dessa forma, o gestor terá ideia dos maiores tipos de demanda na empresa.

Para um relatório ser completo, é preciso ter as seguintes informações:

Objetivo da visita técnica;
Tipo de manutenção (corretiva ou preventiva);
Procedimentos realizados pelo colaborador;
Equipamento (marca, modelo e número de série);
Produtos e materiais utilizados na manutenção;
Recomendações e observações.

Para conseguir melhores resultados, é de grande importância que o gestor torne o preenchimento dos relatórios um item obrigatório da prestação de serviço da equipe.

Só assim será possível analisar os tipos de falhas dos equipamentos, as soluções encontradas e os relatos dos colaboradores para uma tomada de decisões consciente.

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Além de aprender a fazer um bom relatório, é importante conhecer quais são os erros mais comuns nesta prática para evitá-los!

Principais erros na montagem de um relatório de manutenção

Como fazer um bom relatório de manutenção? Você acabou de ver as duas macro-etapas de elaboração deste documento. Mas deve também ficar atento aos erros na hora de montá-lo, veja a seguir.

1. Não montar um histórico de manutenção

O histórico de manutenção ajuda a equipe a definir as melhores rotinas para os equipamentos e os ativos envolvidos no serviço.

Se você não sabe quais peças já foram trocadas e a periodicidade das últimas visitas, provavelmente não conseguirá elaborar um documento assertivo.

2. Não revisar os dados

Um relatório confiável é aquele que comprova tudo que é relativo à manutenção realizada. Já pensou colocar imagens do serviço realizado para o cliente X no relatório do cliente Y?

Esses erros comprometem a confiabilidade do atendimento da sua empresa e devem ser evitados ao máximo.

3. Não levar em consideração as demandas dos clientes

A satisfação do cliente está diretamente ligada ao atendimento de suas demandas. Se sua equipe apenas considerar a própria experiência na área sem ouvir o que o cliente deseja, seu relatório não será satisfatório.

Portanto, tenha em mãos o histórico de atendimentos ao cliente, os equipamentos e os ativos que devem constar no relatório. E não custa perguntar se existe alguma preferência quanto ao formato do relatório.

Para evitar esses erros na hora de montar seu relatório, uma boa ideia é automatizar a elaboração do documento!

Automatize os relatórios da sua empresa

Um gestor que enxerga a necessidade de analisar detalhadamente um relatório de manutenção pode levar sua empresa a novos patamares.

Para colher dados precisos com um alto nível de produtividade e qualidade, uma dica é se apoiar em ferramentas de gestão automatizadas, como o Auvo.

O Auvo é uma plataforma completa, feita para te ajudar a gerenciar sua equipe de forma assertiva.

Com o sistema, você pode controlar todo o processo de prestação de serviços do seu time, reduzindo custos e aumentando a satisfação do cliente.

Agende tarefas, acompanhe o status das tarefas, crie checklists de execução de atividades e permita que os seus colaboradores preencham os dados da visita.

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