Passo a passo e 8 dicas para planejar tarefas da equipe

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Planejar as tarefas da empresa é tão importante quanto executar. Dessa maneira, você investe um tempo em distribuí-las de maneira eficiente, sem deixar nenhum colaborador ocioso ou sobrecarregado.

E, além disso, consegue analisar com mais cautela a produtividade da equipe e das atividades.

Vamos logo à prática. Veja o passo a passo e dicas para planejar a tarefa da sua equipe.

Como planejar o dia e lidar com urgências?

A chave para planejar o dia é estar à frente dele. Ou seja: o jeito mais efetivo de realizar todas as tarefas diárias é com o planejamento, que antecipa as que estão por vir com base nas demandas.

É claro que podem surgir tarefas inesperadas e urgentes em um dia, que vão precisar ser realizadas independentemente do cronograma.

Mas, se você estiver bem organizado, rearranjar suas tarefas de acordo com as prioridades vai ser mais simples.

Planejamento de tarefas: o que é?

Como o nome diz, trata-se do ato de planejar as tarefas. Isso parece óbvio, mas o processo por trás, nem tanto.

Trata-se de analisar as demandas da equipe, distribuir e acompanhar o serviço, tanto antes, quanto na sua realização e depois, acessando a satisfação do cliente.

Para planejar tarefas bem, você precisa definir algumas coisas fundamentais em relação à sua empresa e os clientes que atende.

Passo a passo para planejamento de tarefas da equipe

Passo 1: ter um meio de controle e anotação digital

Para que você coloque o planejamento em prática, é extremamente importante conseguir visualizar as tarefas. Por isso, use agenda. Sim, pode ser no papel, mas a maneira mais prática e organizada é a digital.

Na agenda digital, você programa as tarefas e consegue inserir a frequência de repetição e o tempo previsto para cada uma.

Passo 2: estabelecer prioridades

Todo planejamento precisa partir de prioridades. As tarefas mais urgentes devem ser antecipadas no cronograma, é claro.

Mas, parte da gestão de contratos e do planejamento da execução de tarefas é definir as prioridades com base em cada cliente.

Pode ser que um contratante esteja com o acordo para vencer e é do seu interesse renovar. Essa circunstância vai demandar uma atenção especial do seu planejamento às atividades deste contrato.

Veja mais: 6 práticas que vão subir seu atendimento ao cliente de nível

Passo 3: definir prazos

A execução de tarefas envolve o cumprimento de prazos. Por isso, é necessário que você saiba o tempo médio de realização de cada serviço e o tempo limite entre eles.

Passo 4: distribuir tarefas

É importante distribuir tarefas de maneira que ninguém fique sobrecarregado ou ocioso. Neste sentido, um software de gestão é muito bom para visualizar esse índice em forma de relatório.

De qualquer forma, atente-se ao cronograma de cada colaborador, não apenas no geral da empresa.

Passo 5: acompanhar o andamento das tarefas

Como dito acima, planejar tarefas vai muito além de repassar as obrigações. É dever da gestão acompanhar o andamento geral, ou seja, que tarefas estão em aberto, progresso ou suspenso. Além disso, é bom acompanhar cada tarefa individualmente.

Isso não significa interromper o técnico com ligações, mas sim planejar a tarefa de acordo (monitorando que equipamentos estão associados a ela, gastos e colaboradores) e estar atendo a possíveis chamados sobre problemas.

Leia mais: WhatsApp ou sistema de gestão?

Passo 6: avaliar satisfação do cliente

Após cada ordem de serviço, é boa prática enviar uma pesquisa de satisfação do cliente. Isso vai ajudar a acompanhar a experiência do contratante e a planejar como você pode atendê-lo melhor.

É importante repassar esses resultados à equipe e definir se algum treinamento é necessário para alinhar os colaboradores com as práticas da empresa. Vai naquilo que falamos de focar não só na execução do serviço, mas na análise e planejamento eficientes.

Passo 7: estabelecer metas

Quando você tiver a visualização completa da agenda da sua equipe, da prioridade de tarefas e do quadro de satisfação dos clientes, é possível traçar metas baseadas na realidade da sua empresa.

Por exemplo, não adianta estipular que mais 20% de atendimentos sejam feitos se o colaborador só tem o tempo livre de 15% das horas de trabalho na agenda.

Dicas práticas para planejar tarefas da equipe

Seguir algumas dicas vai fazer com que o planejamento de tarefas da equipe fique muito mais natural dentro dos processos da sua empresa.

Dica 1: defina metas claras e alcançáveis

Como dissemos, não adianta estabelecer metas que não sejam baseadas em dados reais da sua empresa. Metas inalcançáveis desengajam a equipe e tendem a diminuir o rendimento em atividades.

É claro, isso não significa que a gestão não deve ser ambiciosa. Apenas que as metas devam fazer sentido dentro da estrutura da empresa e equipe.

Dica 2: entenda as habilidades de cada membro da equipe

Da mesma maneira, entender as habilidades de cada membro da equipe vai ajudar a distribuir tarefas de maneira efetiva.

A partir da área de domínio de cada um e, também, dos feedbacks dos clientes, você pode arranjar as tarefas da maneira que for mais eficiente.

Dica 3: avalie os recursos disponíveis

É importante que a empresa atenda à sua capacidade. Supondo que você seja gestor de uma empresa de climatização que conhece um empresário que precisa de manutenção preventiva para um frigorífico.

O tanto de maquinários demandam mais colaboradores do que você tem para conseguir atender e uma maior disponibilidade de ativos da sua empresa. Talvez, não seja o momento de assumir um serviço deste porte.

Entenda o momento da sua empresa, para então fechar contratos e conseguir planejar tarefas sem sustos e em sintonia com a sua equipe

Você avalia: essas tarefas de manutenção valem o investimento agora, ou faz mais sentido para a sua empresa e equipe focar em um crescimento mais escalável, até que a operação se amplie a esse nível mais organicamente.

Por isso, fechar contratos de manutenção ajuda a pagar as contas e investir na empresa.

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Parte de planejar tarefas, é entender o momento da sua empresa para não fechar acordos que sua equipe não pode cumprir.

Dica 4: entenda as necessidades específicas de cada cliente

Ao entender as particularidades de cada cliente, você consegue planejar as tarefas melhor. Por exemplo, se um determinado contratante precisar de manutenções corretivas planejadas, o planejamento de tarefas já deve antecipar um maior número de troca de peças.

E, idealmente, associar o colaborador que tiver mais habitualidade com o cliente e com a atividade em específico à OS.

Dica 5: mantenha um canal de comunicação aberto com a equipe

Todo planejamento pode ter gargalos ou falhas, por mais que bem elaborado. Por isso, é importante buscar feedbacks da sua equipe em campo para entender como as tarefas estão funcionando na prática.

Tenha um canal de comunicação com eles e abertura para ouvir.

Dica 6: avalie os feedbacks dos clientes depois de recebê-los

Para entender as necessidades dos seus clientes a fundo, você também precisa se comunicar com eles constantemente e entender como o planejamento das tarefas funciona na prática para eles.

Às vezes, algum cliente pode se sentir negligenciado ou não ouvido por sua empresa. Uma maneira efetiva de evitar isso e fazer esse acompanhamento partir da sua empresa é enviar pesquisas de satisfação após cada serviço.

Dica 7: promova uma cultura empresarial colaborativa

Como dissemos no primeiro item deste texto, não é incomum que tarefas urgentes surjam no dia. E o que isso tem a ver com uma cultura empresarial colaborativa?

O jeito mais eficiente de você atender a uma tarefa urgente é encaminhar o colaborador mais próximo ao chamado. Isso vai poupar tempo no seu dia e ajudar no cumprimento das demais tarefas.

E, também por isso, é importante que você promova uma cultura empresarial colaborativa, para que cada membro da equipe realmente se ajude e se comunique com consistência.

Leia mais: O que é cultura empresarial?

Dica 8: use sistema de gestão

O sistema de gestão vai ajudar tanto na execução das tarefas no dia a dia quanto no planejamento a longo prazo de contratos.

Com o software, você visualiza as tarefas por data e prioridade, organizadas de maneira visual e com cores. Além disso, consegue analisar os dados de tarefas cumpridas e em aberto por colaborador e os resultados de pesquisas de satisfação do cliente.

É mais fácil visualizar o planejamento a médio e longo prazo e também acompanhar as tarefas do dia a dia com funções como acompanhamento, que facilitam, inclusive, na hora de encaminhar tarefas urgentes.

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