Modelo de orçamento de serviços: como fazer?

Você ainda tem dúvidas sobre como fazer um modelo de orçamento de serviço? Então, você está no lugar certo!

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Qual é a importância do modelo de orçamento de serviços?

Se você vende serviços, com certeza, alguém já o procurou para fazer uma pesquisa de preços. Nestas situações, um bom modelo de orçamento de serviço torna-se um grande diferencial competitivo. 

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Afinal, do ponto de vista do comprador, vence aquela empresa que apresenta o orçamento mais claro, objetivo e completo, com todas as informações relevantes para uma possível negociação, como valores, detalhes do serviço, materiais utilizados, entre outros.

Outro fator importante é que, tratando-se de prestação de serviços, o modelo de orçamento de serviço torna-se ainda mais importante.

Pois, diferente da venda de produtos, que costuma oferecer valor padrão para todos os compradores, o serviço exige uma atenção personalizada para cada necessidade. Consequentemente, os preços variam de acordo com as necessidades de cada cliente.

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Além disso, um bom modelo de orçamento de serviço faz toda a diferença para os consumidores que buscam algo além do preço. Pois, é através deste documento que ele verá a proposta de valor por trás do serviço. 

Sendo assim, o modelo de orçamento de serviço pode impactar na hora da venda, podendo até ajudar no aumento do faturamento de um negócio.

Fabio Dutra, especialista em vendas e marketing para serviços, reforça que um bom modelo de orçamento de serviço deve ser claro e detalhado. "Desde a descrição do serviço até a apresentação visual e inclusão de depoimentos de clientes anteriores para aumentar a credibilidade."

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Como fazer um modelo de orçamento de serviços? 

Antes de mais nada, você precisa saber que é muito importante estar atento no momento da produção do documento. Pois, erros podem prejudicar a imagem da sua empresa. 

Por exemplo: se você apresentar um valor menor no orçamento, e depois precisar corrigi-lo, tenha em mente que o cliente não ficará satisfeito.

Fábio Dutra, em seu curso gratuito "Do Básico ao Avançado em Orçamentos", na Universidade Auvo, informa que é necessário 14 passos para a criação de um orçamento de serviço completo, enfatizando a importância de cada detalhe na composição do orçamento. 

Separamos as informações mais importantes para a estruturação de um bom orçamento de serviços:

1. Dados da sua empresa;
2. Dados do cliente;
3. Detalhes do serviço;
4. Procedimentos a serem executados;
5. Cronograma de execução;
6. Investimento;
7. Campos adicionais.
   
   

De agora em diante, vamos explicar com detalhes, tópico por tópico e com essas informações você será capaz de criar o seu próprio modelo de orçamento de serviço:

1. Dados da empresa

É importante identificar sua empresa. Pois, assim, o cliente conhecerá sua proposta comercial logo no início.

Portanto, separe um campo para inserir esses dados em todos os orçamentos de forma padronizada, deixando salvo no modelo.

Insira dados como:

• Logo da sua empresa
• Nome da empresa
• CNPJ (ou CPF em caso de autônomos)
• Telefone 
• Endereço completo com CEP
• E-mail

As informações da empresa, geralmente, ficam no cabeçalho do documento.

Assim, quando for preencher um novo orçamento, as informações já estarão automaticamente preenchidas.

2. Dados do cliente

Tão importante quanto identificar sua empresa, é identificar o cliente que receberá o documento.

Pois, além de mostrar que o orçamento da sua empresa é personalizado de acordo com a necessidade de cada cliente, também ajuda na organização dos relatórios.

Nessa parte do modelo você pode inserir campos como:

• Nome completo
• Endereço com CPF
• Telefone
• E-mail

Também é válido inserir um campo de endereço de visita, caso a prestação de serviço seja feita em outra filial da empresa, por exemplo.

Afinal, essa identificação é muito eficiente em casos onde os orçamentos de sua empresa transitam por mais de um departamento.

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3. Detalhes do serviço

Essa parte da estrutura do orçamento é composta por três campos: o detalhamento da falha, os procedimentos a serem executados e o cronograma de execução.

Essas informações explicam ao cliente sobre os problemas nos equipamentos e sobre as soluções que sua empresa oferece.

Lembre-se que, se o segmento da sua empresa for de instalação de ativos ou equipamentos de segurança eletrônica, não será necessário detalhar nenhuma falha. Assim, você pode ignorar esse campo. 

Confira cada tópico do detalhamento do serviço a seguir:

3.1 Detalhamento da falha 

Se sua empresa é do segmento de manutenção, este é o campo ideal para mostrar, minuciosamente, as falhas ocorridas no equipamento.

Neste momento, você pode responder às seguintes perguntas:

• Qual é o equipamento danificado?
• Qual a marca e o modelo do ativo?
• Qual foi a falha apresentada?
• O equipamento possui algum número de identificação?

Aproveite para mostrar que você é uma referência no assunto e entende sobre manutenção de ativos.

Baixe grátis Guia para estruturar o Plano de Manutenção e Controle

4. Procedimentos a serem executados

Agora que você já identificou as falhas, aponte os métodos que serão usados para a realização da manutenção.

Neste campo, insira as medidas que serão tomadas para resolver o problema dos seus clientes, como por exemplo:

• Tipo de manutenção: preditiva, preventiva ou corretiva?
• Quais serão as etapas a serem seguidas?
• Será preciso substituir alguma peça ou comprar algum produto?

Se a sua empresa for de instalação, é importante mencionar o nome, a marca e o modelo dos aparelhos instalados na empresa ou residência do cliente. 

Ah! Não se esqueça de mencionar todos os passos, até mesmo os menores. Pois assim, você passará a ter cada vez mais credibilidade.

5. Cronograma de execução

Após planejar cada passo que será tomado, chegou o momento de informar o prazo de execução das atividades.

Portanto, determine não só o período de execução do serviço, mas também, o tempo de duração de cada etapa informada.

Vale calcular os prazos das tarefas com muita atenção, pois, o não cumprimento dos prazos pode ser ruim para a imagem da sua empresa. 

6. Investimento

Esse é o campo mais importante do seu orçamento, pois é por meio dele que seu cliente irá se planejar financeiramente para a contratação do serviço.

Insira nele, todos os valores incluídos na prestação de serviços.

É importante preencher os valores com muita atenção, pois o erro nesta parte do orçamento, pode levar à rejeição da sua proposta comercial. 

Portanto, insira os valores sobre:

• Mão de obra qualificada
• Produtos que serão utilizados
• Peças que precisarão ser trocadas
• Valores adicionais, como deslocamento (se sua empresa cobrar)

No cálculo de mão de obra qualificada, sua empresa decide se a cobrança será feita por hora trabalhada, dia trabalhado ou por tipo de serviço. 

Lembre-se que todos os valores devem ser apontados de forma clara no orçamento. Afinal, é importante que o contratante não tenha surpresas no meio do caminho.

7. Campos adicionais

Os dados adicionais são aqueles campos não-obrigatórios, mas que sua empresa pode inserir se achar interessante, como por exemplo:

• Nome do técnico que fará o serviço
• Campo de assinatura para aprovação do orçamento
• Condições de pagamento para contratação do serviço
• Prazo de validade do orçamento

Use os campos adicionais para tornar o seu modelo de orçamento o mais detalhado possível.

Leia mais Como escrever um texto de orçamento persuasivo

Modelo de orçamento de serviço

Veja como você pode organizar todas essas informações em uma planilha de Excel ou Google Planilha:

Proposta Comercial 

A proposta comercial é a apresentação do seu orçamento de prestação de serviços para o cliente.

O indicado é que, neste caso, o conteúdo seja adaptado para cada tipo de contato. 

Vale ressaltar que, uma proposta comercial bem estruturada, principalmente na área de prestação de serviços, pode diferenciar a sua empresa da concorrência.

Por este motivo, não se esqueça de inserir os seguintes tópicos em sua proposta comercial:

• Identificação do contratante
• Apresentação resumida sobre a sua empresa 
• Apresentação sobre o serviço que será feito
• Dados sobre o investimento total
• Período de execução

Dica: algumas empresas optam por inserir histórias de sucesso de seus clientes nas propostas comerciais. 

Leia mais Como fazer seus clientes te indicarem mais?

Exemplo de proposta comercial por e-mail

Olá, *identificação do contratante*!

Meu nome é *insira seu nome aqui*, sou *cargo/função* da *nome da empresa*.

A *nome da empresa* é uma empresa de *área de atuação*, que tem como missão *insira aqui a missão da sua empresa*.

Nós prestamos serviços de *insira algum tipo de serviço* para melhorar a qualidade dos ativos dos nossos clientes.

Verificamos que a sua empresa está com uma falha no *insira o nome do equipamento*. Por isso, nosso técnico *insira o nome do profissional* verificou que os procedimentos a serem tomados serão *indique todos os procedimentos ou peças que devem ser trocadas*.

O prazo de execução da manutenção é de *indique a quantidade de dias da execução*, que serão iniciados a partir da data de aprovação do orçamento.

Somos referência na *área de segmento da empresa*, tendo prestado serviços para empresas como *mencione o nome de três empresas do mesmo segmento do possível cliente*. 

Envio o arquivo do orçamento em anexo, com todas as informações detalhadas sobre a execução do serviço para aprovação.

Atenciosamente,

*Insira seu nome aqui*.

O que não pode faltar em um modelo de orçamento de serviço?

Além dos dados que já te mostramos nos tópicos anteriores, algumas informações não podem ficar de fora do seu modelo de orçamento de serviços. São elas:

• Valor total e unitário dos serviços
• Todas as formas de contato da empresa
• Prazo de validade do orçamento
• Prazo de validade da proposta
• Data de criação do documento
• Dados principais do cliente 
• Identificação da pessoa responsável pelo orçamento. 
• Informar se a taxa de cobrança da maquininha de cartão está inclusa no valor total
• Assinatura do contratante
• Assinatura do contratado

Veja a seguir, um modelo de orçamento para prestação de serviços feito no Excel:

Conforme prometido no início deste post, disponibilizamos para você um modelo de orçamento editável e 100% gratuito. Baixe e insira as informações referentes à sua empresa.

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Como enviar um orçamento para o cliente?

Depois de finalizar o seu orçamento, chegou a hora de enviar para o seu cliente. Neste momento, é importante que você saiba que ele pode ser enviado de três formas diferentes: 

• Por e-mail;
• Em uma apresentação presencial;
• Envio impresso do documento.

Vale ressaltar que, embora sejam três modos diferentes, suas propostas podem ter a mesma estrutura.

Basta se atentar na hora de salvar o orçamento em PDF. Afinal, se as dimensões estiverem desproporcionais ao modelo A4, algumas informações serão cortadas.

O mesmo vale para o documento impresso. A dica é que você visualize a impressão antes de enviar para a impressora. Dessa forma, você garante que nenhuma informação importante ficará de fora do documento.

Leia mais Como gerar orçamento para prestação de serviços de forma digital

Fazer um modelo de orçamento de serviços fica ainda mais simples se você contar com um software de gestão. 

Por isso, se a sua empresa for de serviços externos, na área de assistência técnica e manutenção, conte com o Auvo para facilitar todos os processos da sua empresa.

Com o nosso sistema, você gera orçamentos digitais em minutos. Basta inserir os dados da sua empresa uma única vez e cadastrar os tipos de serviço que você oferece. 

Depois, é só ficar atento aos dados dos clientes e prestar atenção no momento de preencher os valores.

Veja abaixo, o modelo de orçamento digital que você consegue gerar com o Auvo:

Veja também, o vídeo onde explicamos como criar um orçamento dentro do Auvo.

Assista Cadastro: Orçamentos novos

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Modelo de orçamento de serviço digital

Fazer um bom modelo de orçamento de serviços é mais fácil do que parece, não é mesmo? Com o modelo da Auvo, você consegue acessar de qualquer dispositivo, 100% digital, basta clicar aqui.

Empresas de facilities, climatização e refrigeração, entre outras, podem usar esse documento para facilitar a vida do cliente.

Lembre-se de fornecer todos os detalhes do serviço e  usar a proposta comercial para atrair a atenção dos seus clientes.

Assim, você aumenta a credibilidade da sua empresa perante os seus possíveis clientes, e por fim, consegue vender mais.

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