• Gabriel Rodrigues

Modelo de orçamento para prestação de serviços: como fazer?

Você sabe apresentar um orçamento para prestação de serviços para seu cliente?


O orçamento é um documento que apresenta os valores e detalhes sobre um serviço que será prestado.


São muito utilizados por empresas de instalação e manutenção, para permitir que clientes possam se planejar financeiramente.


Com esse tipo de documento em mãos, o cliente pode decidir se é possível realizar o serviço ou se é melhor esperar um tempo para solicitá-lo.


O orçamento para prestação de serviços pode ser enviado junto a uma proposta comercial.


Assim, o cliente pode avaliar a possibilidade de contratação do serviço.


Neste artigo, você aprenderá a fazer um modelo de orçamento para sua empresa de instalação ou manutenção e enviar sua proposta comercial para possíveis clientes.


No fim do artigo, você ainda poderá baixar um modelo de orçamento para sua empresa.


Você está pronto? Vamos lá!


Relacionado: Orçamento de manutenção: como fazer?


Como fazer um modelo de orçamento para prestação de serviços?


Os campos mais importantes de um orçamento são as descrições e valores dos serviços que serão prestados.


Por isso, é muito importante estar atento no momento da produção do documento, pois erros podem prejudicar a imagem da empresa.


Exemplo: se uma empresa apresentar um valor menor, no orçamento, por erro e depois precisar corrigi-lo, tenha em mente que o cliente não ficará satisfeito, pois o planejamento financeiro terá sido baseado no documento.


Também é preciso se atentar a campos padrões como, por exemplo, dados que ajudem na identificação da sua empresa (caso o cliente solicite orçamentos em várias empresas).


Apresentar um orçamento bem produzido pode diferenciar, de forma positiva, sua empresa da concorrência.


Então, se atente a todos os campos que não podem faltar no seu modelo:

  • Dados da sua empresa;

  • Dados do cliente;

  • Detalhes do serviço;

  • Procedimentos a serem executados;

  • Cronograma de execução;

  • Investimento;

  • Data de produção.

Essas são as informações necessárias para a construção de um bom modelo de orçamento para a prestação de serviços da sua empresa.


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Para que você entenda todos os tópicos do documento, vou explicar com detalhes, tópico por tópico, neste artigo.


Dados da empresa


Em um modelo de orçamento para prestação de serviços é importante identificar sua empresa, pois, assim, o cliente consegue reconhecer sua proposta comercial.


Dessa forma, é bom escolher um campo para inserir esses dados de forma padronizada e salvar no modelo.

Nele, você pode inserir dados como:

  • A logo da sua empresa;

  • Nome da empresa;

  • CNPJ (se necessário);

  • Telefone para contato;

  • Endereço.

As informações da empresa, geralmente, ficam no cabeçalho do documento.


Assim, quando for preencher um orçamento, as informações já estarão automaticamente preenchidas.


Dados do cliente


Tão importante quanto identificar sua empresa, é identificar o cliente que receberá o documento.


Além de mostrar que o orçamento da sua empresa é personalizado de acordo com a necessidade de cada cliente, também ajuda na organização dos relatórios.


Nessa parte do modelo você pode inserir campos como o nome, o endereço, o telefone para contato e o email.


Também é válido inserir um campo de endereço de visita, caso a prestação de serviço seja feita em outra filial da empresa.


Essa identificação é muito eficiente caso os orçamentos de sua empresa passem por mais de um colaborador.


Dessa forma, se for necessário, é possível entrar em contato com a empresa contratante para confirmar informações.


Detalhes do serviço


Essa parte da estrutura do orçamento é composta por três campos: o detalhamento da falha, os procedimentos a serem executados e o cronograma de execução.


Essas informações explicam ao cliente mais sobre os problemas nos equipamentos e sobre as soluções que sua empresa oferece.


Lembre-se que se o segmento da sua empresa for de instalação de ativos ou equipamentos de segurança eletrônica, não será necessário detalhar nenhuma falha. Assim, você pode ignorar esse campo.


Confira cada tópico do detalhamento do serviço a seguir:


Detalhamento da falha


Se sua empresa for do segmento de manutenção, é o momento de mostrar, minuciosamente, as falhas ocorridas no equipamento.


Você pode responder a essas perguntas:

  • Qual foi a falha apresentada?

  • Qual o nome do equipamento danificado?

  • Qual a marca e o modelo do ativo?

  • O equipamento possui algum número de identificação?

Aproveite esse momento para mostrar que você é uma referência no assunto e entende sobre manutenção de ativos.


Procedimentos adotados


Agora que as falhas já foram identificadas, é possível apontar métodos que serão usados para a realização da manutenção.


Insira as medidas que serão tomadas para resolver o problema dos seus clientes.

Se a sua empresa for de instalação, é importante mencionar o nome, a marca e o modelo dos aparelhos ou equipamentos instalados na empresa do cliente.


Não esqueça de mencionar todos os passos, até mesmo os menores, pois assim os clientes confiarão cada vez mais em seus serviços.


Após responder essas perguntas, será possível passar para o campo que determina o tempo de execução do serviço.


Se você não possui um modelo de ordem de serviço para sua empresa, baixe nossa planilha clicando na imagem abaixo. É grátis!

Cronograma


Agora que você já possui todos os passos planejados, é o momento de informar o prazo de execução das atividades.


No orçamento para prestação de serviços, não informe apenas o período de execução do serviço, mas também informe o tempo de duração de cada etapa informada.


Lembre-se de calcular os prazos das tarefas com muita atenção, pois é incômodo ter que redefinir prazos para um cliente.


Não cumprir prazos pode ser ruim para a imagem da sua empresa. Tenha isso em mente no momento de produzir o documento.


Investimento


Esse é o campo mais importante do seu orçamento, pois é por meio dele que seu cliente irá se planejar financeiramente para a contratação do serviço.


Nele, você deve inserir todos os valores incluídos na prestação de serviços.


É importante preencher os valores com muita atenção, pois o erro nesta parte do orçamento, pode levar à rejeição da sua proposta comercial.


Insira, neste campo, os valores sobre:

  • A mão de obra qualificada;

  • Os produtos que serão utilizados;

  • As peças que precisarão ser trocadas;

  • Os valores com deslocamento (se sua empresa cobrar).

No cálculo de mão de obra qualificada, sua empresa decide se a cobrança será feita por hora trabalhada, dia trabalhado ou por tipo de serviço.


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Apenas lembre-se que todos os valores devem ser apontados de forma clara no orçamento. É importante que o contratante não tenha surpresas no meio do caminho.


Campos adicionais


Após preencher todos os dados essenciais para o seu modelo de orçamento para prestação de serviços, você pode se concentrar em inserir dados adicionais.


São aqueles campos não-obrigatórios, mas que sua empresa pode inserir se achar interessante, como:

  • Nome do técnico que fará o serviço;

  • Campo de assinatura para aprovação do orçamento;

  • Condições de pagamento para contratação do serviço;

  • Prazo de validade do orçamento, caso seja válido por tempo limitado.

Use os campos adicionais para tornar o seu orçamento o mais detalhado possível.


Veja também: Qualidade na prestação de serviços: como controlar?


Proposta Comercial


Uma proposta comercial é a apresentação do seu orçamento de prestação de serviços para o cliente.


Ela pode ser feita de três formas diferentes: por email, em uma apresentação presencial ou envio impresso do documento.


É importante saber que, embora sejam três modos diferentes, suas propostas podem ter a mesma estrutura.


O indicado é que, neste caso, o conteúdo seja adaptado para cada tipo de contato.


Uma proposta comercial bem estruturada, principalmente na área de prestação de serviços, pode diferenciar a sua empresa da concorrência.


Por este motivo, não se esqueça de inserir os seguintes tópicos em sua proposta comercial:

  • Identificação do contratante;

  • Uma apresentação resumida sobre sua empresa e o serviço que será prestado;

  • Dados sobre o investimento total;

  • Apresentação do período de execução.

Algumas empresas optam por inserir histórias de sucesso de seus clientes nas propostas comerciais.


Exemplo: se a sua empresa oferece instalação de equipamentos de segurança para empresas do setor industrial, pode ser interessante mencionar, em sua proposta, indústrias que contrataram seus serviços e tiveram resultados positivos.


Também está com dúvidas sobre como estruturar uma proposta comercial? Calma, que eu criei um modelo para ilustrar as minhas dicas.


Exemplo de proposta comercial por email


Olá, *identificação do contratante*!


Meu nome é *insira seu nome aqui*, sou *cargo/função* da *nome da empresa*.


A *nome da empresa* é uma empresa de manutenção de *área de atuação*, que tem como missão *insira aqui a missão da sua empresa*.


Nós prestamos serviços de instalação, manutenção e inspeção *insira ou remova algum tipo de serviço, se necessário* para melhorar a qualidade dos ativos de empresas.


Verificamos que a sua empresa está com uma falha no *insira o nome do equipamento*. Nosso técnico verificou que os procedimentos a serem tomados serão *indique todos os procedimentos ou peças que devem ser trocadas*.


O prazo de execução da manutenção é de *indique a quantidade de dias da execução*, que serão iniciados a partir da data de aprovação do orçamento.


Somos referência na manutenção de *área de segmento da empresa*, tendo prestado serviços para empresas como *mencione o nome de três empresas do mesmo segmento do possível cliente*.


Envio o arquivo do orçamento em anexo, com todas as informações detalhadas sobre a execução do serviço para aprovação.


Atenciosamente,

*Insira seu nome aqui*.


Conclusão


Fazer um bom modelo de orçamento para prestação de serviços da sua empresa é mais fácil do que parece.


Empresas de facilities, manutenção, instalação, assistências técnicas, provedores de Internet, telecomunicações, indústrias, climatização, refrigeração e ar condicionado e etc podem usar esse documento para facilitar a vida do cliente.


Lembre-se de fornecer todos os detalhes do serviço e prestar muita atenção no momento de preencher os valores no orçamento.


Use a proposta comercial para atrair a atenção dos seus clientes.


Você pode baixar nosso modelo grátis de prestação de serviços clicando na imagem abaixo.

Aumente a credibilidade da sua empresa usando informações detalhadas de execução para seus clientes.


Conta para a gente: esse modelo foi útil? Como funciona o orçamento de prestação de serviços da sua empresa?

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