Como fazer controle de equipamentos: 4 dicas + planilha gratuita

Ter o controle dos equipamentos e ferramentas utilizados no dia a dia é fundamental para que os processos da empresa sejam organizados e produtivos. Sem essa organização prévia, as chances de perder materiais e aparelhos serão bem maiores, levando ao atraso das atividades e prazos. 

Por isso, ao implantar um controle de equipamentos eficiente e automatizado, a sua empresa se torna mais produtiva, além de garantir um serviço de qualidade para todos os clientes. 

Caso sua empresa ainda não pratica esta gestão ou você ainda tem dificuldade para implantá-la no seu negócio, continue acompanhando o texto. A seguir, você verá 4 dicas para elaborar um plano de controle de materiais eficaz.

Como fazer o controle de equipamentos?

O controle de equipamentos vai além de ter uma lista com os materiais que entram e saem no dia a dia. É necessário ter uma visão mais ampla e profissional sobre este tema. Assim, além da empresa ter processos mais organizados, ela também evitará prejuízos.

Os primeiros passos para realizar uma gestão de materiais eficiente, são: 

• Criação de regras para a entrada e saída de materiais: essas normas deverão ser aplicadas a todos os profissionais, para que não haja variações nos dados.
• Realização de inventários de estoque periódicos: dessa maneira você terá uma maior previsibilidade sobre a reposição do estoque.

• Registro momentos de entrada e saída de equipamentos: informações sobre modelo, quantidade e estado de conservação dos materiais também deverão estar registrados.

• Ter o auxílio de um software de gestão: com um sistema de gestão, você poderá cadastrar os equipamentos de maneira rápida e fácil. 

Separamos 4 dicas infalíveis para auxiliar a fazer o controle de materiais de forma correta e prática. Quer saber quais são elas e como aplicá-las na sua empresa? Continue lendo a matéria

Dica 1:  Preencha o controle de equipamentos em todas as visitas técnicas

Ter dados atualizados é importante para qualquer empresa que deseja se manter no topo. Para realizar o controle de equipamentos não seria diferente. 

É de extrema importância manter as informações atualizadas sobre cada equipamento em cada visita técnica realizada, pois assim se tornará mais fácil assimilar as informações no final de cada mês. Afinal, se a planilha de controle de equipamentos for preenchida constantemente, a probabilidade de informações se perderem será bem menor. 

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Além disso, é necessário esclarecer com os colaboradores sobre a importância desse preenchimento e como deverão realizá-lo em cada visita técnica, pois assim não haverá divergências.

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Dica 2: Analise dados e faça relatórios sobre o controle de equipamentos

Além de ter dados atualizados sobre os equipamentos é necessário que eles também sejam monitorados e analisados pelo gestor. Saber com exatidão quais materiais foram usados por cada colaborador permite que você identifique quais técnicos utilizam mais peças, quais não preenchem os dados corretamente, entre outras informações importantes. 

Analisar dados e realizar relatórios sobre os equipamentos são medidas essenciais para começar a realizar um controle de materiais de qualidade.

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Dica 3: Tenha uma planilha de controle da manutenção de equipamentos

Uma maneira manual de controlar seus equipamentos é através de planilhas. Dessa maneira, você consegue registrar informações sobre as entradas e saídas dos materiais no estoque de maneira clara. 

Uma planilha de controle de materiais, deve conter as seguintes informações:

• Datas de entradas e saídas
• Dados do Solicitante (como: nome, cargo, telefone e departamento)
• Informações sobre o material (nome, medida, quantidade e valor)
• Nome do colaborador
• Nome do gestor
• Assinatura do solicitante.

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Dica 4: Tenha um sistema para controle de equipamentos, conheça o Auvo

Deixamos a melhor solução para o controle de materiais para o final! 

Agora que você já sabe como fazer uma planilha de gestão de equipamentos de maneira manual, vamos te mostrar como a tecnologia pode tornar esse processo muito mais fácil! 

Com o auxílio de um software de gestão, você poderá cadastrar seus materiais diretamente pelo sistema, além de acompanhar a retirada dos equipamentos e qual funcionário foi responsável por realizar essa ação! 

Desta maneira, o trabalho do gestor se torna muito mais fácil, rápido e eficiente, porque ali já estarão todas as informações que ele precisa para fazer o controle de equipamentos na sua empresa. 

Além de te auxiliar nesta questão, o Auvo também permite que você: 

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