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Os principais indicadores de manutenção para sua produtividade em 2024

Leitura aprox. de 15 minutos

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Gabriel Rodrigues


Janeiro 05, 2024


Leitura aprox. de 15 minutos

Aqui você encontra:

A produtividade do seu time de serviço é uma preocupação sua? O faturamento da empresa também? Mesmo que as coisas estejam indo bem, é possível que existam gargalos e perdas que você sequer sabe que estão acontecendo pela falta de processos.

Não dizemos isso por dizer: um de nossos clientes detectou um rombo de R$ 50 mil graças aos processos de trabalho e sistema de gestão. E ainda gerou fonte de renda a partir desses processos.

Então, continue lendo para ter certeza sobre os indicadores de empresas focados em manutenção. Você, líder, não pode mais fazer gestão na base do achômetro. 

 

Tipos de indicadores das empresas

Estratégicos

Esses indicadores são de longo prazo. São os objetivos globais da empresa que vão orientar decisões como a entrada de sócios, parcerias comerciais grandes e decisões de gerência.

Táticos

É a parte mais prática dos indicadores estratégicos. Os indicadores táticos são o desdobramento deles em metas e objetivos para cada equipe e para a própria gestão.

Essas metas devem ser baseadas em dados reais do presente da empresa. Por exemplo, você deve acompanhar os índices de satisfação do cliente por meio de pesquisas para estipular que melhora quer implementar. 

Para saber como estipular metas realistas e de crescimento, leia aqui.

Operacionais

A parte operacional da empresa é o dia a dia. Nele, estão envolvidos os índices de atendimento da equipe, como tempo de atraso, em deslocamento ou atendimento. É importante acompanhá-los na gestão para ver em que pontos a empresa precisa de melhorias.

Leia mais: Dashboard de dados: o que é, por que usar e como fazer

Toda empresa precisa de 3 resultados: Lucro Satisfação do cliente  Satisfação do colaborador

 

Orientações gerais para indicadores de desempenho e produtividade

Todo indicador será número, valor ou percentual. Alguns devem subir, como o faturamento e as vendas e outros devem descer, como o tempo médio de atendimentos.

Afinal, um tempo médio de atendimentos menor significa que as horas de trabalho são mais produtivas e podem ser investidas em um número maior de clientes.

Leia mais: Como o Auvo ajudou a Zeus Engenharia a subir a produtividade em 90%

O que você deve:  (+) aumentar  volume de vendas  percentual de lucro líquido  quantidade de máquinas atendidas   (-) diminuir  tempo de ociosidade  percentual de reclamações  índice de desperdício  TMA (tempo médio de atendimentos)

 

Como monitorar o tempo de atendimento?

Monitorar o tempo de atendimento não significa ficar ligando para o técnico para ver onde está e a que cliente está prestando o serviço. Isso tira a mão da chave de fenda e coloca no celular, prejudicando o rendimento do serviço.

É claro que você precisa ter essas informações. Mas o jeito de obtê-las e aumentar a produtividade é o sistema de gestão.

Por meio dele, você planeja as OSs e acompanha cada atendimento em tempo real, do recebimento do chamado até a hora de saída do técnico.

Progresso

Como quase tudo hoje em dia, a tecnologia entra como aliada. Por isso, OSs digitais são estratégicas para acompanhar a equipe do jeito mais eficiente possível.

Leia mais: Qual o melhor sistema para OSs digitais?

Como otimizar o tempo de atendimento?

Otimizar o tempo de atendimento tem muito a ver com planejamento. Isso vai facilitar tanto a operação do dia a dia quanto os objetivos de longo prazo. A gestão precisa pensar à frente e ser estratégica.

Para otimizar o tempo de atendimento, planeje a agenda por colaborador e acompanhe o andamento das atividades. Se ninguém fica sobrecarregado ou ocioso, todo mundo rende mais.

Leia mais: Como planejar a agenda da equipe?

Como monitorar a satisfação do cliente?

Monitorar a satisfação do cliente significa fazer pesquisas regularmente. Idealmente, depois de cada atendimento. Esse também é o jeito mais eficaz de reter clientes. Sabemos que fidelizar clientes é muito mais barato do que conquistar novos, então esse investimento se paga.

Leia mais: Como o cliente percebe valor? Onde investir?

Também é bom ter uma comunicação proativa com o cliente, ou seja, manter um contato regular na gestão do contrato, antecipando as suas necessidades e não esperando o vencimento ou uma manifestação de insatisfação para agir.

Por exemplo, acompanhando o seu cliente, você notou que uma dor dele é não conseguir fácil acesso à manutenção corretiva planejada para a troca de peças de equipamentos críticos.

Assista às dicas de Felipe Zanata na íntegra:

 

Métodos de análise da empresa

Agora, vamos ver os dois principais métodos para analisar as frentes da sua empresa e onde ela precisa melhorar. Para saber como estabelecer metas específicas, leia este artigo.

Análise SWOT

A Análise SWOT é uma ferramenta poderosa para compreender as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças que afetam sua empresa.

Ao identificar esses elementos internos e externos, você obtém uma visão abrangente da posição atual do seu negócio. 

swot-forças e fraquezas no quadrante de ambiente interno e oportunidades e ameaças no ambiente externo

 

Por exemplo, ao reconhecer forças como uma equipe altamente qualificada ou uma reputação sólida no mercado, você pode capitalizar esses aspectos.

Ao mesmo tempo, ao identificar fraquezas, como processos ineficientes, você pode direcionar esforços para melhorar essas áreas. 

Seus esforços em cada quadrante vão variar de acordo com a sua empresa. Mas é importante que você sempre acompanhe todos.

Utilize a Análise SWOT como um guia estratégico para tomar decisões informadas e criar planos de ação que otimizem os pontos fortes e cure as fraquezas.

Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta valiosa para identificar e analisar as causas relacionadas a um problema específico na empresa. É quase literalmente cortar o mal pela raiz.

 Este método estruturado, proposto pelo engenheiro japonês Kaoru Ishikawa, destaca a importância de compreender as diversas influências que podem levar a um desafio operacional.

Ao criar um Diagrama de Ishikawa, você organiza as possíveis causas do problema em categorias específicas, como Pessoas, Processos, Equipamentos e Ambiente. Isso proporciona uma visualização clara de como os diferentes fatores que contribuem para a questão em foco.

Equipamentos   Falta de manutenção  Equipamentos defasados  Pessoas  Falta de treinamento  Conversas paralelas  Processos  Jornada de trabalho excessiva  Falta de padrão de qualidade  Ambiente  Falta de registro  Pouca tecnologia à mão  Efeito  Perda de cliente

 

Por exemplo, se sua empresa enfrenta atrasos frequentes nas entregas, o Diagrama de Ishikawa pode revelar causas potenciais, como falhas nos processos de logística, falta de comunicação entre a equipe ou problemas com os fornecedores. Ao compreender essas causas raiz, você pode implementar soluções direcionadas para superar o problema e melhorar a eficiência operacional.

Integrar o Diagrama de Ishikawa como parte do seu arsenal de ferramentas de análise fortalece a capacidade da sua empresa de resolver desafios complexos de maneira sistemática, promovendo uma cultura de melhoria contínua.

Gestão de KPIs

A Gestão de Indicadores-chave de Desempenho (KPIs) é essencial para acompanhar o progresso em direção às metas estabelecidas. Essa gestão é o que leva a meta ao resultado de fato.

Selecione KPIs relevantes para cada aspecto operacional da sua empresa, como vendas, atendimento ao cliente e eficiência operacional

Por exemplo, estabeleça KPIs para medir o tempo médio de atendimento ou a taxa de conversão de vendas. Ao monitorar esses indicadores regularmente, você pode identificar áreas de melhoria e garantir que suas ações estejam alinhadas com os objetivos estratégicos. 

Os KPIs fornecem uma abordagem mensurável para impulsionar o crescimento, permitindo que você ajuste suas estratégias com base em dados concretos. Ao incorporar a gestão de KPIs, sua empresa estará mais equipada para alcançar o sucesso sustentável.

1 Alinhe a gestão com o planejamento estratégico  Entenda plenamente os objetivos estratégicos da sua empresa para transformá-los em metas.  2 Determine as metas a serem atingidas  Defina metas realistas, específicas, mensuráveis e relevantes. Use a metodologia SMART.  3 Defina os KPIs  Eles devem ser definidos por regras claras e padronizadas, relevantes para o negócio e fáceis de calcular.  4 Acompanhe a performance  Monitore os processos para se certificar de que o desempenho está sendo satisfatório.  5 Corrija os desvios  Resolva os problemas na raiz usando o diagrama de Ishikawa  6 Melhoria contínua  Estude os problemas existentes para superá-los, busque casos de sucesso de empresas do seu setor e conecte-se com profissionais.

 

Temos um exemplo de casa: um de nossos clientes, Zeus Engenharia, precisava otimizar o tempo dos atendimentos. Como mencionamos, tempo melhor usado gera mais lucro. 

A primeira saída que a Zeus encontrou foi implementar o sistema de gestão Auvo. A partir daí, a equipe engajou com o uso do aplicativo. Cada OS tem seu checklist específico para que a gestão controle o padrão de trabalho. 

E, o mais legal nessa história é que a própria equipe deu sugestões de melhorias nas ordens de itens da checklist. Esse engajamento agilizou muito os atendimentos. Mais especificamente, a produtividade subiu em mais de 90%. 

O que tiramos de lição: a sua equipe precisa ser orientada por resultados. E a gestão é o protagonista nessa orientação. É só assim que o faturamento vai subir.

Leia mais: Zeus Engenharia: como o Auvo detectou rombo de R$ 50 mil e ainda se tornou fonte de renda

Esperamos que estas dicas tenham servido de orientação para a sua empresa entrar na trilha de rendimento que realmente retorna todos os seus esforços como gestor.

Deixamos uma última dica: investir em um sistema de gestão vai permitir que você acompanhe dados operacionais e táticos com muito mais segurança e facilidade. É um excelente ponto para começar a colocar as melhorias em prática, desde cada atendimento individual até a satisfação geral dos seus clientes.

Veja tudo o que o Auvo pode oferecer a você.

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Gabriel Rodrigues

CEO da Auvo Tecnologia. Já ajudou mais de 4 mil empresas de serviços e assistência técnica com o Auvo.

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