Gestão de equipe de campo: como aumentar o rendimento e produtividade

Para se tornar Empresário com E maiúsculo, você precisa criar processos, acompanhá-los com eficiência e embasar suas decisões em dados.

Tudo isso está relacionado com gestão. E gestão eficiente gera produtividade. Para uma empresa fazer cada hora de trabalho valer mais, tanto para o colaborador quanto para o caixa, é preciso acompanhar a equipe e gerenciar os processos com foco na otimização de tempo.

E é aí que a tecnologia entra como nossa maior aliada: o sistema de gestão de equipe de campo ajuda não só a criar esses processos de maneira padronizada e simples, como coloca os dados nas suas mãos. Decisões informadas são decisões de negócio inteligentes. 

Siga lendo para entender como uma gestão de equipe de campo pode ser mais produtiva e os principais meios e canais para se conectar e engajar a sua equipe.

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Gestão com foco na produtividade: a importância da criação de processos

Em primeiro lugar, a gestão garante que as tarefas foram executadas de maneira eficiente e com o máximo de aproveitamento de recursos.

Para que as horas trabalhadas sejam eficientes, é importante criar um padrão de serviço e ir ajustando ele de acordo com testes e feedbacks (respostas) dos clientes.

Sabemos que acompanhar uma tarefa não é simples. Atender a uma OS envolve as rotas da ida e volta, os equipamentos usados e a satisfação do cliente, para nomear alguns fatores. E o mais difícil: geralmente, vão ser várias tarefas no dia, e muitas acontecendo ao mesmo tempo. 

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Por isso, é importante criar um processo para as OS e acompanhar de maneira inteligente. Ligar para o técnico no meio do serviço pode ser contraprodutivo, por mais que a sua intenção como empresário seja assegurar um bom atendimento.

Para fazer uma gestão com foco em produtividade, é necessário se planejar à frente e manter o foco na otimização dos processos.

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Podemos resumir os fatores essenciais para uma gestão eficiente de equipe de campo em:

1.  Criar padrões de serviço e ajuste eles de acordo com feedbacks
2. Manter uma agenda digital atualizada e planejada
3. Treinar os colaboradores e dar feedback
4. Ter um canal focado para comunicação com o cliente e um, com os técnicos
5. Fazer pesquisas de satisfação constantemente

Crie padrões de serviço

Para criar padrões, checklists são as suas aliadas. Confiar apenas na memória quando se trata de uma OS dificilmente dá certo. 

 👉 Sabia que o Auvo tem a função de adicionar questionários por tarefa? Isso facilita  (e muito) a padronização.  

Um exemplo prático: você pode criar um tipo de tarefa para uma manutenção preventiva em placas solares residenciais que envolve 5 etapas no trabalho técnico. Liste essas etapas e tenha um registro de cada uma dentro da OS. Esse registro pode ser feito por fotos. A partir daí, você já tem um tipo de serviço padronizado.

Mantenha uma agenda digital sempre atualizada

A principal vantagem da agenda digital é que ela vai te poupar muito tempo que seria gasto em ligações e mensagens. E vai além disso: com a agenda digital do sistema de gestão, você programa as OS e distribui elas com mais eficiência entre os técnicos. Com o Auvo, além de tudo isso, ainda é possível roteirizar as tarefas por ordem de prioridade e controlar os km rodados.

A  função de roteirização da Auvo organiza automaticamente as OS do dia, levando em conta a rota mais econômica do colaborador até o cliente e o nível de prioridade das tarefas. Além disso, você pode programar o check-in e o check-out do colaborador para serem automáticos.

Treine a equipe e faça reuniões de feedback

Para que o trabalho do colaborador esteja alinhado com os padrões da empresa, é necessário treinamento. Treinar a equipe traz uma série de benefícios comprovados, como a retenção de clientes e, claro, maior produtividade. 

É papel do gestor acompanhar os membros da equipe. E parte de aumentar a produtividade é inteirar o colaborador sobre todo o processo de trabalho, mesmo após os atendimentos. Tenha reuniões de feedback, repasse elogios e críticas dos clientes. 

O ritmo dessas reuniões tende a ser trimestral, uma a cada três meses. A ocasião pode ser usada para feedback individual para o colaborador e avaliação de resultados (por exemplo, número de serviços e retorno por serviço).

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Mantenha canais de comunicação com a equipe

A comunicação interna é um pilar fundamental na gestão de equipe de campo. Uma comunicação interna eficiente não significa escrever várias mensagens e fazer várias ligações para o técnico ao longo do dia de trabalho.

Pelo contrário: significa ter controle sobre a rotina de trabalho na sua empresa e se comunicar por um canal de maneira inteligente. Você não quer consumir horas de trabalho com mensagens. Planeje e organize a agenda do seu técnico e permita que ele execute a OS para, depois, o serviço ser avaliado.

Também mantenha um canal de comunicação claro com os clientes

O seu cliente também precisa de uma comunicação clara e transparente. Por isso, mantenha um registro de todas as OS realizadas. Organize esses arquivos e tenha eles à disposição do cliente, seja por um drive ou pelo envio (que vai consumir mais tempo, mas é um começo).

O ideal é adotar uma ferramenta de gestão para a comunicação ser mais direta. As ferramentas possibilitam que o cliente tenha uma linha de comunicação mais direta com a empresa e que acompanhe as OS por conta.

A Auvo tem a Central do Cliente que permite que você crie uma página personalizada para a sua empresa, a qual o seu cliente pode acessar com login e senha. Seus clientes se comunicam com você na sua área de trabalho, acompanham todas as OS e podem abrir um chamado que você responde no próprio portal. E o melhor: armazenamos tudo na nossa base, sem você precisar ocupar seu espaço de armazenamento.

Outro fator importante da comunicação com o cliente na gestão é a pesquisa de satisfação. Quem melhor que seu cliente para falar sobre a experiência com sua empresa para identificar pontos de melhoria?

💰 ⏰ Dica: automatizar essas duas frentes de comunicação com certeza vai te poupar muito tempo e dinheiro. 

Faça pesquisas de satisfação com os clientes

Fazer com que o cliente se sinta ouvido é sempre bom, gera confiança e engaja as pessoas. Agora, levar o que você ouve a sério e transformar em melhoria de processo é o que faz um bom gestor.

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Por isso, realize pesquisas de satisfação constantemente. Filtre as informações, repare se há alguma reclamação ou elogio constantes e trabalhe para padronizar o serviço na direção mais proveitosa.

Com o Auvo, você envia a pesquisa de satisfação automaticamente depois de realizar uma OS.

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