Comunicação interna nas empresas: como torná-la eficiente?

A comunicação interna nas empresas é uma estratégia utilizada pelas organizações (públicas e privadas), com o objetivo de estabelecer um bom relacionamento entre o público interno.

Além disso, a comunicação interna tem a função de estimular, motivar e difundir os ideais de uma organização.

Não é à toa que em muitas empresas, a comunicação interna é integrada ao Endomarketing, que nada mais é do que um departamento de marketing interno, utilizado para difundir uma boa imagem da organização perante seus públicos internos.

Portanto, assim como o marketing é utilizado para encantar e atrair o público externo, ou seja, possíveis clientes, o endomarketing utiliza as ferramentas de comunicação interna para persuadir e conquistar os colaboradores.

Dessa forma, é possível reduzir as temíveis taxas de turnover, que consiste em uma métrica adequada para medir a quantidade de colaboradores que pedem demissão em um determinado período.

A comunicação interna nas empresas tem também, a importante missão de garantir o relacionamento entre os setores de uma empresa.

Pois através dela, é possível resolver conflitos, assim como quebrar paradigmas e estabelecer um bom clima organizacional.

Se interessou pelo assunto?

Então, confira este post até o final e descubra a importância da comunicação interna para as empresas, bem como os principais benefícios que ela proporciona.

Qual é a importância da comunicação interna nas empresas?

Certamente, uma empresa de sucesso, conta com o seu maior ativo: o comprometimento de colaboradores engajados com o processo.

Porém, para que isso aconteça, a empresa precisa oferecer um ambiente de trabalho favorável à produtividade.

E é aí que entra a importância da comunicação interna.

Afinal, para que a mensagem seja emitida com sucesso, é necessário que as ações de comunicação interna promovam o diálogo mútuo e contínuo.

Dessa forma, é possível garantir que todos os colaboradores estejam alinhados à missão, visão, valores, code e metas gerais da empresa.

Os principais objetivos da comunicação interna são:

• Divulgar as ações da empresa

É muito importante informar os colaboradores sobre as ações de endomarketing, assim como as ações de melhoria contínua.

• Compartilhar conhecimentos

As empresas que querem bons resultados, devem oferecer os melhores treinamentos em variados meios de comunicação para todos os seus integrantes.

• Promover o engajamento da equipe

Uma equipe bem engajada e motivada tende a difundir os ideais da organização onde trabalham.

• Estimular o cumprimento de normas

A comunicação interna tem um papel importante no cumprimento de regras coletivas e individuais. Para isso, são utilizadas placas, informativos, reuniões de alinhamento, entre outros.

• Aumentar o sentimento de pertencimento

A comunicação interna eficaz e abrangente, faz com que cada colaborador sinta-se orgulhoso em fazer parte de uma empresa, até mesmo, a ponto de vestir a camisa e defendê-la.

• Melhorar o clima organizacional

Através da comunicação interna, os funcionários desenvolvem relacionamentos interpessoais e fortalecem o espírito de cooperação.

• Promover a cultura organizacional

Os colaboradores tendem a trabalhar em conjunto, alinhando-se aos valores da empresa.

• Aumentar a produtividade

Cada funcionário entende seu papel, impacto e importância na geração de resultados globais da organização.

• Integrar novos colaboradores

Os novatos bem informados sentem-se bem recebidos e mais à vontade para se aproximar dos outros colaboradores.

• Eliminar fofocas

Também é possível desestimular a propagação de informações escondidas, equivocadas e mal intencionadas entre gestores e funcionários.

• Minimizar efeitos de crises

Ser transparente perante o público interno em momentos difíceis, torna a equipe mais unida, confiante e comprometida com a empresa.

• Abrir espaço para sugestões e dúvidas

Os colaboradores precisam se sentir seguros para questionar, e assim, evitar erros que possam prejudicar a empresa como um todo.

• Engajamento de colaboradores

É necessário abrir espaço para que todos se aproximem de todas as áreas da empresa, participando ativamente de iniciativas estratégicas.

• Melhorar a imagem da empresa

Certamente, todos se sentem mais felizes ao trabalhar em locais onde são valorizados, e mais do que isso, indicam para amigos e familiares.

• Reduzir a burocracia em processos

É possível eliminar regras que podem vir a se tornar obstáculos na comunicação, como formulários e e-mails. Ou seja, quanto mais simplificada, mais direta será a comunicação interna.

• Reduzir a rotatividade

Empregados que se sentem ouvidos e valorizados, são mais felizes e motivados. Dessa forma, a recorrência de pedidos de demissão é reduzida.

• Alinhamento de objetivos

Manter uma comunicação alinhada aos posicionamentos oficiais da empresa garante que os colaboradores fiquem cientes das metas, e consequentemente, trabalhem em prol do alcance dos resultados.

• Agilizar a troca de informações

Em um mundo cada vez mais sobrecarregado de informações, vence aquele que dispõe de ferramentas ágeis na transmissão de informações de qualidade.

Quais são os benefícios de uma boa comunicação interna?

Dentre os benefícios de uma boa comunicação interna, está a troca de informações precisas, ou seja, sem a interferência de ruídos.

Outro benefício da comunicação interna é a capacidade de estabelecer uma cultura organizacional forte.

Pois, através da comunicação face a face, é possível manter um relacionamento humanizado com os funcionários, e consequentemente, estabelecer uma conexão mais forte.

Por fim, através da comunicação interna, é possível promover o engajamento de toda a equipe da empresa. Para isso, é importante que os funcionários acessem canais de comunicação abertos e de confiança. Assim, todos se sentem ouvidos e respeitados por seus líderes.

Quais são os principais meios de comunicação interna nas empresas?

Os meios de comunicação são peça-chave para todo planejamento de comunicação interna eficiente.

Por isso, separamos os principais tipos, canais, meios, instrumentos e ferramentas utilizados nessa estratégia. São eles:

Comunicação escrita

A comunicação escrita consiste necessariamente em palavras escritas. E por meio dela, é possível alinhar as informações mais importantes da empresa, assim como comunicar os acontecimentos.

Além disso, a comunicação escrita é facilmente encontrada em canais, como por exemplo:

• Quadros;
• Avisos;
• Informativos;
• Placas;
• E-mails;
• Intranet;
• Blogs internos;
• Aplicativos de mensagens.

Inclusive, a comunicação escrita é a mais utilizada quando o objetivo é formalizar uma informação. Pois assim, é possível comprovar a existência de determinada mensagem futuramente.

Comunicação oral

A comunicação oral utiliza essencialmente a conversa. Seja por meio de reuniões específicas para troca de feedbacks, palestra, mesa redonda, treinamentos, comunicados presenciais, discursos, entre outros.

A vantagem deste tipo de comunicação, é a possibilidade de esclarecer dúvidas com mais agilidade, reduzindo mal entendidos e direcionando a mensagem para a pessoa certa.

Além disso, a comunicação oral possibilita algo que a escrita dificilmente consegue: avaliar o tom e a linguagem corporal do transmissor da mensagem.

Afinal, uma linguagem escrita pode ser interpretada de diversas formas, dependendo do ponto de vista do receptor.

Em contrapartida, a comunicação oral torna isso mais claro, e reduz os riscos de mal interpretações da mensagem.

Comunicação diagonal

A comunicação diagonal abrange todos os níveis hierárquicos da organização. Portanto, este tipo de comunicação é mais comum em reuniões gerais, onde geralmente é compartilhado os resultados alcançados por todos, ou até mesmo, informar novidades que são do interesse de todos.

Além disso, a comunicação diagonal é essencial para a motivação e engajamento de todos no ambiente de trabalho.

Comunicação horizontal

A comunicação horizontal ocorre entre colaboradores com o mesmo nível hierárquico dentro da organização. Por isso, este tipo de comunicação desempenha um papel importante para a construção de bons relacionamentos.

Pois, através dela, é possível trocar informações e ideias entre colegas de trabalho que atuam no mesmo setor. Alguns exemplos que podemos citar, são as reuniões para reunir ideias, também conhecidas como brainstorming.

Comunicação vertical

A comunicação vertical é restrita aos níveis hierárquicos mais altos de uma organização, ou seja, líderes, supervisores, sócios, gestores, diretores, presidentes e CEO 's.

Este tipo de comunicação é mais utilizado pelos líderes em momentos de definição de estratégias, que posteriormente, serão repassadas aos demais colaboradores.

Como otimizar a comunicação interna da sua empresa?

Agora, é importante também que você saiba quais são as principais ações de comunicação interna nas empresas para atingir os seus objetivos. Para isso, você deve tomar as seguintes iniciativas:

Acompanhe os indicadores dos setores

Uma das principais formas de melhorar a comunicação interna nas empresas, é acompanhar as métricas dentro de cada setor. Assim, é possível mensurar o desempenho de forma concisa.

Quer um exemplo? Imagine um cenário onde um gestor busca reduzir a taxa de rotatividade no setor de instalação. Neste caso, ele precisa avaliar a taxa de turnover em um semestre.

A melhor forma de levantar esses dados é através de uma pesquisa de satisfação aplicada às equipes. Ou até mesmo, por meio de reuniões ou feedbacks.

A partir das informações extraídas, ele consegue descobrir o que deu certo ou errado. E assim, avaliar as estratégias de acordo com as expectativas relatadas pelos colaboradores.

Promova ações e eventos para as equipes

Para promover a aproximação entre os colaboradores, assim como estimular o convívio, nada melhor do que um evento.

Por isso, organize comemorações, almoços, jantares, happy hours, viagens, confraternizações e festas temáticas (carnaval, festa junina, halloween, natal, entre outros).

Afinal, essas reuniões informais são uma boa oportunidade para aproximar os colaboradores, além de fortalecer as relações interpessoais.

Ouça as demandas do público interno

Naturalmente, o colaborador se sente mais valorizado quando é ouvido pelos seus líderes. Afinal, esse tipo de ação tende aumentar a sensação de pertencimento que o funcionário tem, inclusive, com os demais colegas de trabalho.

Por isso, crie canais de comunicação, como ouvidorias, pesquisas internas de opinião, ou até mesmo, reuniões de avaliação onde todos os colaboradores podem sugerir melhorias para os processos internos em prol da boa convivência com todos.

Utilize diferentes canais de comunicação

Você não precisa utilizar todos os canais de comunicação existentes, mas pode sim, utilizar diferentes meios de comunicação para transmitir as informações.

Pois, além de ressaltar a importância daquele conteúdo, você poderá fixá-lo em um local onde todos possam acessar, de onde e quando quiserem.

Alguns canais que você pode utilizar são:

• E-mail;
• Murais;
• Convenções;
• Reuniões;
• Intranets;
• Televisões;
• Painéis;
• Jornais internos;
• Aplicativos de mensagens instantâneas (Whatsapp, Telegram, Discord, Slack, entre outros).

Acompanhe os resultados

Um bom estrategista de comunicação interna não só se preocupa em coletar dados de indicadores de desempenho, como também, acompanha os resultados de maneira contínua.

Para isso, você deve determinar um indicador para cada ação, visto que é importante acompanhar a performance de cada uma separadamente.

Como por exemplo:
Objetivo: aumentar a satisfação dos colaboradores
Indicador: pesquisa de satisfação NPS (Net Promoter Score).

Nesse caso, você pode perguntar aos colaboradores em uma escala de 0 a 10, qual a probabilidade de eles indicarem a empresa para um amigo.

Uma dica: utilize um software de gestão de equipes para acompanhar os resultados, como por exemplo, o Auvo.

Nele, você consegue acompanhar o cumprimento das atividades e avaliar as ações de comunicação interna que estão refletindo positivamente na entrega dos serviços.

Além disso, o Auvo oferece um chat de comunicação integrado, onde o gestor contacta a sua equipe diretamente no sistema.

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Conclusão

Agora que você já viu a importância da comunicação interna nas empresas, que tal contar com o Auvo para acompanhar sua estratégia de perto?
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