Controle de materiais: saiba como fazer corretamente

O controle de material é um método de organização indispensável para empresas e instituições. Aprenda como fazer e baixe um modelo gratuito.

Gabriel Rodrigues

Gabriel Rodrigues

CEO da Auvo Tecnologia. Já ajudou mais de 2 mil empresas de serviços e assistência técnica com o Auvo.

Frequentemente, ouvimos histórias de empresários que lidam com situações difíceis, onde o prejuízo causado pela perda de materiais é frequente. Mas, o que se percebe (na maioria dos casos) é uma carência de estratégias voltadas para o controle de materiais.

Neste post, você saberá para fazer um controle de materiais corretamente, além de baixar um modelo editável e gratuito.

Basta continuar a leitura. Vamos lá? 

O que é controle de material?

Controle de material é um método de organização e controle de equipamentos comumente utilizado por empresas, escolas, escritórios e indústrias. 

Seu principal objetivo é garantir que os estoques de materiais, peças e/ou equipamentos estejam em dia, em conformidade às necessidades do negócio, utilizando o espaço adequado e em boas condições de uso.

Além disso, o controle serve para prevenir prejuízos causados pelas perdas, ou até mesmo, gastos desnecessários em situações onde o empresário acreditava ter perdido o material.

Por que o controle de materiais é importante?

Por ser um dos itens com maior investimento de capital nas empresas, o controle de peças, utensílios, ferramentas e outros itens é importante para o equilíbrio financeiro do negócio.

Além disso, o controle garante que nunca falte os materiais essenciais para a execução de um serviço, sendo assim, otimiza tempo (que seria gasto com a compra emergencial de materiais), e capital (já que um material pode custar muito mais quando comprado sem planejamento).

Como fazer o controle de entrada e saída de materiais corretamente?

Chegou a hora de você aprender as melhores práticas para elaborar um controle de materiais sem erros.

Para isso, siga as instruções que preparamos a seguir:

1. Crie regras para a entrada e saída de materiais

Primeiramente, crie regras aplicáveis para todos os colaboradores. Como por exemplo, o uso obrigatório de documentos para retirar ou colocar um material no estoque.

Alguns exemplos de documentos são:

  • Nota Fiscal de entrada
  • Nota Fiscal de saída
  • Ordem de serviço
  • Ordem de produção
  • Ordem de requisição

2. Faça inventários de estoque periódicos

Quer garantir que tudo funcione de acordo com o planejado? Então, a melhor forma é realizando inventários periódicos. Assim, você conseguirá ter mais previsibilidade sobre a reposição de estoque.

3. Registre toda entrada e saída de qualquer material

Aqui no Blog da Auvo, você encontrará vários momentos onde reforçamos a importância de documentar tudo. E o controle de materiais não poderia ficar de fora.

Por isso, lembre-se de registrar toda e qualquer retirada e reposição de materiais. Colete assinaturas, anote detalhadamente sobre modelo, quantidade e estado de conservação antes e após a retirada.

4. Mantenha a organização em dia

Preocupe-se em manter os materiais sempre limpos e organizados. Dessa forma, você consegue encontrá-los com muito mais facilidade.

Você pode utilizar gavetas para peças menores e prateleiras  para guardar equipamentos. Além disso, utilize etiquetas que facilitem a localização e organização dos materiais.

Alguns softwares de gestão possibilitam o uso de QR code como etiquetas. Com o Auvo, por exemplo, você consegue gerar um QR para cada material. Assim, basta escanear com a câmera do seu celular para identificar o equipamento.

5. Treine sua equipe

como fazer controle de materiais

Para estabelecer uma cultura onde todos são responsáveis pela conservação dos materiais, é necessário preparar a equipe com um treinamento adequado. 

Dessa forma, todos ficarão cientes sobre a importância de notificar os gestores, tanto pela retirada, quanto pela devolução do material.

6. Implemente um sistema de gestão

Agora que você já sabe a importância de controlar os materiais, que tal reforçar sua estratégia com a tecnologia?

Para isso, nada melhor do que um sistema de gestão, que além de centralizar toda a sua operação, ainda oferece a possibilidade de cadastrar os equipamentos de maneira rápida e fácil.

Assista o vídeo sobre o cadastro de equipamentos do Auvo: 

 

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O que é plano de materiais?

O Planejamento das Necessidades de Materiais, também conhecido como Material Requirement Planning (MRP) — ou, consiste em um sistema para converter a previsão de demandas com base em cálculos e lógica.

Resumidamente, o MRP é uma ferramenta que oferece suporte para o planejamento, possibilitando a programação da produção para que certos materiais sejam produzidos.

Dessa forma, é possível programar a produção com base em cálculos, e assim, garantir que o estoque seja abastecido com cada material antecipadamente.

O que é planejamento e controle de materiais?

O planejamento e controle de materiais nada mais é do que uma forma de evitar custos desnecessários, seja pela falta de equipamento ou pelo descontrole de qual colaborador está com o material no momento.

Com o planejamento e controle, você consegue direcionar os investimentos financeiros para as ferramentas adequadas, ou seja, que aumentem a produtividade da equipe ou a qualidade dos serviços prestados.

Uma forma de planejar e controlar materiais é utilizando o modelo de ficha de EPI (equipamentos de proteção individual). Saiba mais sobre este assunto no post:

Ficha de EPI: saiba o que é e sua importância

Modelo de planilha de controle de materiais

Uma das melhores formas de controlar materiais, é por meio de planilhas. Assim, você consegue documentar informações referentes às entradas e saídas de materiais no estoque.

Um modelo de planilha de controle de materiais, deve conter as seguintes informações:

  • Datas de entradas e saídas
  • Dados do Solicitante (nome, cargo, função, telefone, ramal e departamento)
  • Informações sobre o material (nome, medida, quantidade e valor)
  • Identificação do colaborador
  • Identificação do gestor
  • Assinatura do solicitante.

Veja na imagem abaixo, um modelo de planilha de controle de materiais:

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Conclusão

Agora que você já sabe tudo sobre controle de materiais, chegou a hora de colocar a mão na massa e organizar os itens da sua empresa.

E se você está em busca de algo, conte com a nossa ferramenta de gestão. Com ela, mais de 2.000 empresas, em todo o Brasil e América Latina já controlam todos os materiais e equipamentos da empresa.

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