• Gabriel Rodrigues

Como fazer um contrato de manutenção?

Atualizado: 17 de Jun de 2019

Surgiu a oportunidade de fazer uma parceria à longo prazo com um cliente? Aproveite a chance para garantir mais tranquilidade e segurança para sua empresa com um contrato de manutenção.


Apesar de ser um documento importante, muitos gestores deixam de elaborá-lo pela falta de tempo, conhecimento ou ajuda de uma assessoria jurídica para a revisão dos contratos.


Dessa forma, muitas empresas prestam serviços por meio de acordos verbais ou através de ferramentas que não possuem reconhecimento legal, como, por exemplo, o whatsapp.


A falta de um contrato que comprove, detalhadamente, o que foi acordado na contratação de serviços, pode gerar desentendimentos entre clientes e prestadores de serviço, podendo, até mesmo, resultar em um processo judicial.


Não a vale a pena correr esses riscos apenas por não ter um acordo legal fixado com seus clientes. Para evitar esse tipo de estresse, é preciso ter, no mínimo, um modelo estruturado no documento.


Mas se você não como fazer, fique tranquilo, esse artigo vai te mostrar o que não pode ficar de fora do seu contrato de manutenção. Vamos começar?


O que é um contrato de manutenção?


O contrato de manutenção é um documento que garante ao cliente um atendimento personalizado, com visitas regulares, para a execução de manutenções em equipamentos.


Para os clientes, firmar parcerias com empresas de manutenção é interessante, pois dependendo das falhas nos equipamentos, o prejuízo pode ser grande.


Essa é uma oportunidade de mostrar que sua empresa possui profissionais qualificados e conta com um atendimento ágil para resolver as solicitações.


Em um contrato são abordados aspectos como tipo de serviço, prazos, valores, obrigações, além de ter um espaço para assinaturas, que confirmam a aceitação dos termos de descritos no documento.


Porque fazer um contrato de manutenção?


Por formalizar os detalhes da prestação de serviços entre empresa e cliente, a maior vantagem de um contrato de manutenção é a segurança que ele oferece para sua empresa.


Por exemplo, se um valor foi combinado para a prestação de serviços, o contrato garante que o cliente cumpra com o pagamento no valor especificado, na data correta.


O mesmo se dá em relação à quantidade de serviços prestados: sua empresa só é obrigada a realizar atividades descritas no documento. Todos os serviços solicitados de forma adicional devem ser cobrados à parte.


Outra vantagem de fazer um contrato de manutenção é a oportunidade de mostrar o profissionalismo e comprometimento da sua empresa, o que pode pesar no momento do cliente escolher seu serviço.


Quais são os tipos de contrato de manutenção?


Existem dois tipos de contratos de manutenção para formalizar a parceria entre empresa e cliente: contrato por período ou por demandas específicas.


O contrato por período é feito quando as manutenções preventivas são acordadas com o cliente. Esse tipo de documento é assinado quando os clientes possuem equipamentos maiores e que podem causar grandes prejuízos se falharem.


Nele, geralmente é implementado um plano de manutenção preventiva, com um cronograma definido de ações.


Já o contrato de serviço sob demanda é feito para manutenções corretivas, específicas, feitas a partir da falha de equipamentos.


Por exemplo, em um período de um ano, caso algum equipamento da empresa contratante falhar, sua empresa será chamada para consertá-lo. Nesse tipo contrato, o faturamento é feito por serviços, com a certeza da fidelização do cliente.


Como fazer um contrato de manutenção?


Antes de aprender a fazer o seu próprio contrato, saiba que seu documento deve ser revisado por uma assessoria jurídica, apenas para assegurar que ele esteja dentro do que as leis estabelecem para a prestação de serviços.


Por este motivo, tenha atenção no momento de registrar as cláusulas, garantindo que os termos acordados sejam vantajosos para as duas partes.


Sua empresa pode estruturar um modelo de contrato geral e completar as informações de acordo com as necessidades e especificidades de cada cliente.


Confira os campos comuns em contratos de manutenção:


1- Identificação das partes


Antes de iniciar, saiba que é comum a empresa de serviços ser mencionada como contratada e o cliente ser mencionado como contratante.


Nesta primeira parte, é preciso explicar a relação entre essas duas partes.


Defina as seguintes informações:


  • Nome do contratante e contratado;

  • CPF e RG do contratante, caso seja pessoa física ou CNPJ, se for empresa;

  • CNPJ da contratada, ou seja, da sua empresa;

  • Endereço de ambas as partes;

  • Registro do representante legal da prestadora de serviço.


2- Identificação do objeto


Esse é o momento de apontar, de forma clara e objetiva, os serviços prestados por sua empresa.


Não se preocupe: esse campo não precisa ser extenso, pois haverá um campo específico para detalhar serviços posteriormente.


Você pode preencher apenas com uma frase, como “serviços de manutenção preditiva, preventiva e corretiva” ou “manutenções corretivas”.


3- Serviços


Já neste campo, a ideia é descrever, com detalhes, os serviços que serão prestados ao contratante.


Dependendo da complexidade e quantidade de serviços, você pode inserir as informações em anexo, para que o documento não fique muito extenso.


Para preencher essa parte, você pode responder perguntas como:


  • O que compreende a manutenção da minha empresa? Apenas reparos ou também serviços como limpeza, lubrificação, ajustes de peças e reposição de materiais?

  • Minha empresa vai emitir relatórios técnicos e recomendações de uso dos ativos?

  • Oferecemos suporte técnico via telefone ou somente em visitas técnicas?

  • Qual é o nosso prazo de atendimento após o cliente abrir um chamado?


Quanto mais detalhes estiverem no documento, melhor, pois os clientes só poderão solicitar itens descritos no contrato.


4- Cláusula de obrigações


Chegou o momento de estabelecer as responsabilidades do contratante e da contratada.


Os compromissos devem estar bem claros para ambas as partes:


  • O cliente deve se comprometer a pagar corretamente e oferecer condições mínimas para que a equipe técnica trabalhe tranquilamente.

  • A empresa de prestação de serviços deve se empenhar em efetuar as manutenções específicas, dentro dos prazos definidos, além de utilizar mão de obra qualificada.


Acordo de exclusividade e termos de confidencialidade são outros campos que, embora não sejam obrigatórios, também podem ser inseridos nessa parte do acordo.


5 - Pagamento


Aqui, é necessário definir as informações sobre os valores acordados entre contratante e contratada.


Nessa etapa, vale mencionar:


  • Frequência do pagamento (mensal, trimestral, por serviço etc);

  • Quantidade de parcelas (se necessário);

  • Forma de pagamento;

  • Multa e encargos por atraso no pagamento.


6- Rescisão


É o momento de determinar as condições para que uma das partes encerre o contrato de manutenção, antes do período contratual vencer.


A rescisão do contrato acontece quando uma das partes não está cumprindo corretamente com suas obrigações. Nestes casos, estipule uma multa para ser paga pela parte responsável devido à quebra de contrato.


Para evitar surpresas, muitas empresas definem um período de aviso prévio antes da finalização do vínculo. O prazo é fixado em comum acordo, mas, geralmente, gira em torno de 30 dias.


7- Prazo


Esse é o momento de estabelecer o prazo de vigência deste contrato de manutenção. Ele pode ser trimestral, semestral ou anual.


Se for um contrato de manutenções preventivas, você pode inserir em anexo um cronograma de atividade dentro do período especificado. No cronograma, estipule prazos acessíveis, para garantir a qualidade do serviço e a satisfação do cliente.


8- Foro


Também é preciso especificar um centro de competência oficial, caso haja alguma disputa judicial entre as partes envolvidas. O local do órgão deve ser definido em comum acordo entre contratante e contratado.


9- Assinaturas


No final, o contrato deve ser assinado pelos envolvidos, então deixe um campo destinado para este fim. Não é obrigatório, mas se for de interesse das partes, também é possível solicitar a assinatura de duas testemunhas.


Por fim, embora todos os campos mencionados anteriormente sejam comuns a um contrato de manutenção, um documento deste tipo pode dispor de mais cláusulas, dependendo da especificidade do cliente.


Como acompanhar o contrato de manutenção?


Após criar um contrato, você deve se preocupar em controlar adequadamente esses documentos.


Certifique-se de estar cumprindo todas as particularidades do acordo, como prazos de atendimento, cronograma de manutenções e nível de qualidade dos serviços.


Acompanhar a vigência dos documentos, para ao final do período contratado, se planejar financeiramente para a perda de um cliente ou mesmo preparar um documento de renovação.


A renovação do contrato não é obrigatória, mas a rescisão, sem motivos, só pode ser feita mediante o pagamento de uma multa ou devido a quebra do acordo.


Assim, você mantém sua empresa amparada judicialmente, além de garantir uma cobrança de serviços segura em relação a empresa contratante.


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