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  • Gabriel Rodrigues

Tenha uma equipe mais produtiva com um aplicativo de checklist

Um aplicativo de checklist pode ser uma solução inteligente para empresas que desejam padronizar o atendimento da equipe de prestação de serviços.


Sabemos que no dia a dia operacional, os gestores de equipes externas possuem uma grande dor de cabeça: as queixas dos clientes sobre a qualidade das visitas realizadas.


Dentre as principais reclamações estão: pendências nas atividades ou falhas em equipamentos que acabaram de receber uma manutenção, o que mostra a ineficiência do técnico.


Essas situações geram impactos negativos na lucratividade da empresa, como por exemplo:

  • O desperdício do tempo de trabalho do técnico, que em vez de estar atendendo um novo cliente, precisa corrigir ou completar um serviço;

  • O aumento dos gastos operacionais, já que a segunda visita não será remunerada, já que o erro foi do técnico, ao cumprir os serviços;

  • A perda do cliente, tendo em vista que sua empresa não conseguiu resolver suas necessidades na primeira visita.

A melhor forma de evitar que um desses problemas afetem sua empresa é utilizar um método que permita que a equipe consiga se lembrar de todas as etapas do serviço assertivamente.


Neste caso, um checklist é o melhor tipo de ferramenta para fazer um controle de qualidade das atividades, devido sua característica dinâmica e fácil de utilizar.


Alguns gestores de equipes até tentam utilizar checklists impressos para realizar o controle, mas acontece que o papel não é muito resistente à rotina dos técnicos, podendo deixar os colaboradores na mão em alguma parte do dia.


Por este motivo, um aplicativo de checklists, um sistema mobile que permite que o atendimento dos técnicos seja totalmente guiado, é a melhor opção de gestão de tarefas.


Nesse artigo você vai aprender como funciona um app de checklists e aproveitar para conhecer os benefícios para sua operação. Confira!


Quais são as vantagens de utilizar um app de checklists?


Um aplicativo de serviços é uma ferramenta vantajosa porque traz benefícios para ambos os lados: a empresa, o gestor e também para os técnicos externos.


A vantagem de utilizar essa ferramenta, para o gestor é que, além de melhorar a qualidade da prestação de serviços da equipe, o aplicativo também oferece informações atualizadas sobre tarefas.


Já o técnico não precisará mais trabalhar com papel nem correr o risco de danificá-lo e a segurança de ter todas as etapas de uma visita técnica salvas na palma da mão.


Agora, para a empresa, os benefícios são maiores ainda: a padronização de um fluxo de atendimento permite que seus colaboradores sejam mais assertivos nas atividades.


Com a melhoria na qualidade da prestação de serviços, a quantidade de retrabalho automaticamente diminui, o que resulta na redução de custos operacionais.


Outro impacto positivo em seu negócio é o aumento da produtividade da sua equipe, pois ,no dia a dia, os técnicos até sabem como fazer uma manutenção, mas às vezes, por desorganização, acabam se perdendo em processos.


Se o seu colaborador souber, de forma clara, qual é a ordem das atividades a serem realizadas, eles realizarão visitas de modo mais rápido, sem precisar abrir mão da qualidade.


Outra vantagem é a segurança que esse tipo de sistema traz para sua operação. Os dados ficam salvos em nuvem, o que significa facilidade no momento de preencher campos, acessar informações e analisar dados.


E por último, uma das melhores vantagens de se ter um aplicativo de checklists: o aumento da satisfação do cliente. Imagina atender a solicitação do seu cliente, oferecendo um serviço rápido e com qualidade?


Essa é uma das melhores formas de fidelizar clientes e até mesmo conquistar indicação boca a boca. Os resultados de se utilizar um aplicativo de checklists em sua operação podem ser extremamente positivos para o lucro do seu negócio.


Como funciona esse tipo de ferramenta?


Um aplicativo de checklists é uma ferramenta inteligente, que tem a possibilidade de integração com outras funcionalidades, para contextualizar as tarefas no sistema, fornecendo dados ao gestor e aos técnicos.


O gestor, por exemplo, consegue utilizar esse sistema para acompanhar o desempenho do técnico e colher dados sobre os serviços em tempo real para antecipar o faturamento com o cliente.


Enquanto isso, os colaboradores recebem as tarefas abertas em seus próprios smartphones e, assim, possuem permissão para preenchê-los, o que facilita o seu trabalho.


Veja como um aplicativo de checklists funciona:


Agenda de visitas


Do que adianta criar uma lista de tarefas para seu colaborador e ele não souber em qual visita aplicar?


Por este motivo, é importante que seu aplicativo de checklists seja integrado com uma agenda de tarefas, relacionando o checklist à uma visita específica.


Atualmente, já existem sistemas de ordem de serviço, como, por exemplo, o Auvo, que permitem que o gestor planeje tarefas no sistema web e a ordem de serviço seja automaticamente enviada aos aplicativos da equipe.


Ao criar a tarefa, o gestor pode definir diversos detalhes: tipo de tarefa, tempo de duração, data e horário, nível de prioridade e descrição da atividade.


Nesse momento, o gestor também pode estabelecer o preenchimento do checklist como obrigatório.


Assim, os atendimentos só poderão ser finalizados se todos os procedimentos da visita forem realizados corretamente pelo colaborador.



Questionário


Geralmente gestores preferem criar checklists de serviços em questionários, pois assim conseguem tornar o preenchimento dos campos mais dinâmico.


Essa é a melhor forma de ter um checklist interativo, onde o técnico pode facilmente responder e marcar cada item, de acordo com a sua realização.


A vantagem de utilizar o Auvo como um aplicativo de checklists é que, nele, você pode cadastrar diferentes tipos de questionário, de acordo com cada atividade.


Ou seja, pode criar um questionário para manutenção preventiva, outro para instalação de equipamentos, troca de peças e etc.


É possível personalizar os campos com tipos de respostas diferentes, como, por exemplo, itens de checagem, respostas de múltipla escolha e respostas em texto livre.


Ou seja, você pode personalizar os questionários de acordo com as necessidades do seu negócio, garantindo que os serviços sejam cumpridos com o máximo de qualidade possível.


Relatório Técnico


A partir do preenchimento dos questionários pela equipe, o sistema permite a criação de relatórios técnicos, com dados e relatos atualizados sobre a visita dos técnicos.


Os gestores possuem acesso aos dados preenchidos no checklist em tempo real, podendo enviar o documento aos clientes por email, para que os serviços sejam faturados com mais rapidez.


Agora pense na facilidade: não precisar mais esperar o técnico chegar na empresa com um documento impresso, ter que digitalizar e só depois enviar para o cliente o faturamento.


Além disso, por estar integrado com outras funcionalidades, o relatório técnico oferece informações importantes para a análise de desempenho da equipe, como, por exemplo, o status da visita e o tempo de duração da atividade.


No Auvo, você também consegue completar os dados dos documentos com imagens, formando relatórios fotográficos completos.


Assim, seus colaboradores podem registrar o antes e o depois das manutenções realizadas, comprovando a qualidade do serviço.


Por fim, é possível inserir a assinatura do cliente como o último item do checklist, para comprovar que todas as informações repassadas no relato da tarefa são verdadeiras.


Transforme sua gestão com uma ferramenta inteligente


Com um aplicativo de checklists você consegue fazer o controle de qualidade completo de cada visita, conferindo pendências, anotações, relatos e garantindo a satisfação dos clientes.


O Auvo é um sistema de gestão de equipes externas, que permite que você controle todas as etapas do atendimento dos colaboradores, em apenas um lugar, por meio da agenda de tarefas, criação de checklists e produção de relatórios.


O sistema foi pensado para que você consiga padronizar a prestação de serviços da sua empresa, mantendo os colaboradores focados no que realmente importa: realizar visitas com o maior nível de eficiência possível.


Além disso, o Auvo também oferece outras funcionalidades que ajudam na melhoria de resultados, como sistema de check-in e check-out, monitoramento em tempo real, roteirização de visitas, cálculo de Km rodado, gestão de ativos e satisfação do cliente.


Por fim, saiba que utilizar o Auvo pode ser a grande oportunidade da sua empresa prestar o melhor serviço ao cliente, ter uma equipe mais produtiva, reduzir custos e ainda crescer no mercado.


Agora que você já sabe como um aplicativo de checklists é importante para a gestão da sua equipe, que tal fazer o teste grátis no Auvo?



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