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Descomplique as visitas técnicas: vantagens do sistema automatizado de registro de visitas

Leitura aprox. de 13 minutos

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Gabriel Rodrigues


Fevereiro 24, 2023


Leitura aprox. de 13 minutos

Aqui você encontra:

Você já pensou em como seria útil ter um sistema que registra a entrada e saída dos técnicos em suas visitas de forma automática? Esse tipo de tecnologia já é realidade em muitas empresas, trazendo diversos benefícios tanto para os gestores quanto para os próprios técnicos.

Neste artigo, discutiremos os benefícios dessa funcionalidade, além de trazer as melhores práticas para implementação. 

Continue para saber mais!

Benefícios do sistema automatizado de registro de visitas técnicas 

Aumenta a segurança do técnico externo

Um sistema automatizado de registro de visitas técnicas é uma funcionalidade valiosa que pode ajudar a aumentar a segurança dos técnicos. 

Ao automatizar o processo de check-in e check-out, o sistema pode ajudar a garantir que os técnicos sejam devidamente rastreados antes de entrar em uma instalação. Ao simplificar a comunicação e eliminar a papelada, o sistema também pode ajudar a reduzir as chances de erros e melhorar a eficiência geral.

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Agiliza processos administrativos

A automatização dos processos administrativos é um dos principais benefícios de um sistema de check-in e check-out

Ao automatizar o processo de entrada e saída do funcionário, o sistema pode ajudar a economizar tempo e recursos que seriam gastos em tarefas manuais, como entrada de dados e processamento de papel.

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Além disso, o sistema pode ajudar a agilizar a comunicação entre os diferentes departamentos, fornecendo um relatório das atividades de cada técnico, como tempo de serviço em cada cliente, número de visitas técnicas, etc.

Acesso aos dados da visita técnica

Outro benefício importante de um sistema que conta com essa funcionalidade é a capacidade de fornecer acesso aos dados de visita

Esses dados podem ser usados ​​para rastrear tendências e padrões nos serviços prestados, o que pode ser útil no impacto da produtividade do técnico. 

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Além disso, esses dados podem ser usados ​​para melhorar o atendimento ao cliente, identificando futuros problemas com equipamentos e entendendo as necessidades de cada um, de maneira personalizada.

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Automatização do processo de check in e check out em visitas técnicas

A primeira maneira do sistema de registro melhorar a eficiência é automatizar o processo de check-in e check-out. Isso significa que, em vez de um técnico registrar em uma folha de papel e inserir essas informações em um computador, todo o processo pode ser feito eletronicamente. Isso economiza tempo e reduz erros.

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Simplificação na comunicação

Outra maneira pela qual o sistema de gestão que registra visitas melhora a eficiência é simplificando a comunicação.

Com este sistema de gestão de equipes externas, não há necessidade de ligar ou enviar e-mails para controlar onde sua equipe está e se está a caminho da visita. Tudo pode ser feito pelo sistema, que agiliza o processo e garante que todos tenham as informações atualizadas em tempo real.

Elimina a papelada 

Por fim, outra maneira de aumentar a eficiência do sistema de registro automatizado de visitas é eliminando a burocracia. Isso significa que não há formulários físicos que precisam ser preenchidos e armazenados. Tudo é feito eletronicamente, o que economiza tempo e espaço.

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Atribuir pontos de contato

Ao implementar um sistema automatizado de registro de visitas, é importante atribuir pontos de contato que serão responsáveis ​​pelo gerenciamento do sistema. Isso garantirá que o sistema seja monitorado e mantido. Além disso, ter pontos de contato designados simplificará o processo de solução de problemas que possam surgir.

Escolher a ferramenta apropriada

Ao escolher a tecnologia para o seu sistema de registro de visitas, é importante selecionar uma solução que seja escalável e flexível. Além disso, você deve considerar como o sistema se integrará à infraestrutura de segurança existente. Também é importante escolher uma solução que forneça relatório para que você possa monitorar e analisar os dados do técnico.

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Plano de treinamento para técnicos externos

Após selecionar a melhor tecnologia para o seu negócio, é importante desenvolver um plano de treinamento para todos os funcionários que usarão o sistema. O treinamento deve abranger todos os aspectos do sistema, incluindo como usar a interface, como gerenciar os dados do visitante e como gerar relatório.

Com o Auvo você tem à disposição um especialista e treinamentos para te ajudar a implementar e usar o sistema, gerando melhores resultados para sua empresa.

Em resumo, um sistema de registro automático de entrada e saída de técnicos em visitas é uma ferramenta que oferece diversos benefícios para a gestão de equipes e para os próprios técnicos, permitindo um melhor gerenciamento e uma otimização dos recursos utilizados.

Ao automatizar o processo de check-in e check-out e simplificar a comunicação, o sistema pode ajudar a melhorar a eficiência. 

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Gabriel Rodrigues

CEO da Auvo Tecnologia. Já ajudou mais de 4 mil empresas de serviços e assistência técnica com o Auvo.

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