Como gerenciar sua equipe externa com base em dados?

Independente de qual seja o ramo de atuação da sua empresa (telecomunicação, vendas, manutenção, etc.), se você tem uma equipe externa sabe que muitas vezes surgem questionamentos e problemas na hora da gestão. 

Por mais que você confie em seus funcionários, às vezes surgem as dúvidas:

• Como saber se o km rodado que o funcionário diz está correto?

• Será que ele não está procrastinando?

• Como será que foi a visita? O cliente ficou satisfeito?

• Será que ele seguiu todo o passo a passo.

Para não nessas incertezas, existe um meio de controlar todos os seus funcionários (independente do tamanho da equipe) e ter isso tudo registrado e documentado para consulta posterior também. E o melhor de tudo: sem papel. Quer descobrir como? Continue a leitura.

TUDO O QUE É REGISTRADO, NÃO TEM DISCORDÂNCIA.

Vamos contar uma história para exemplificar: Valdemar era técnico de manutenção em uma empresa de energia solar. Ele saia para atender o cliente, mas passava em vários lugares antes, resolvia pendências pessoais, enrolava e acabava chegando super atrasado no local marcado. Atendia o cliente às pressas, não concluía o serviço e já saia de novo para fazer outras coisas na rua. No final do mês passava todos aqueles km rodados para o chefe, sr. Roberto, para pagar o combustível que foi gasto.

Até que um dia, alguém contou para sr. Roberto que viu o seu Valdemar num barzinho, em horário de expediente. Ele demitiu o Valdemar e descobriu também que muitos clientes foram mal atendidos.

Após isso, contratou outro técnico, Daniel. Um rapaz novo, mas experiente, muito correto, passava até mais tempo na casa do cliente, porque explicava os detalhes, olhava tudo com cautela e atenção. Mas, sr. Roberto já estava desconfiado, traumatizado com o antigo funcionário, e ficou no pé do Daniel.

Isso tudo poderia ser resolvido se a empresa tivesse um sistema que calcula exatamente a rota que cada funcionário faz no dia e no total mensal. Isso é um software que conecta com o GPS e mostra exatamente quantos km que o funcionário rodou naquele dia, dessa forma fica muito mais fácil de fazer o reembolso do km rodado.

Tendo um dado em suas mãos que comprovam isso, faz com que não tenha mal-entendido nem discussão a respeito. O funcionário irá receber aquilo que é justo.

É PRECISO SE BASEAR EM DADOS, E NÃO EM ACHISMOS.

Ao invés de ficar na eterna dúvida se o seu funcionário está sendo produtivo ou não, você pode montar automaticamente uma roteirização. Isso vai deixar sua equipe mais organizada, vai economizar combustível e tempo e ainda melhorar o atendimento ao cliente. Como?

Vamos te explicar com mais uma história. Utilizando nossos personagens Daniel e Sr. Roberto. Imagine que em um dia de trabalho o Daniel tinha que atender 8 clientes. O problema é que cada um deles estava em um setor diferente da cidade. O técnico Daniel tinha que terminar um atendimento e pegar um trânsito horrível para chegar no próximo cliente, que estava bem longe.

Mas a equipe do sr. Roberto tinha mais outros 5 técnicos. E todos com a agenda do dia lotada também. Isso poderia ser muito mais produtivo se ele fizesse uma roteirização com uma ferramenta automática, pelo computador, e cada técnico recebesse sua rota, pelo celular, antes de começar o expediente.

A roteirização consegue identificar os endereços mais próximos e faz os agendamentos para cada técnico com base em um raio de proximidade. Explicando de forma mais clara: cada técnico vai atender clientes que moram próximos, assim economiza tempo e combustível e evita atrasos.

SE O CLIENTE AVALIA O ATENDIMENTO, VOCÊ PODE MONITORAR A QUALIDADE DO SERVIÇO EXTERNO.

Mas, sem essa avaliação pode ser que você comece a perder clientes sem saber o porquê.  

Imagine a situação: o cliente não gostou do atendimento, mas não teve paciência para ligar para a empresa e fazer uma reclamação formal. Ninguém entrou em contato com ele para saber se foi tudo bem. Quais as chances desse cliente procurar a concorrência na próxima vez? Muito alta.

Mas, com o sistema de avaliação do cliente, você vai saber se o cliente está satisfeito e por quê! Tenha dados precisos em suas mãos para fazer sua empresa crescer.

TENDO UM CHECK LIST, DIMINUI AS CHANCES DO TÉCNICO ESQUECER ALGUMA COISA.

O cliente ligou com um problema e precisa que seja solucionado! Ele não quer que seu funcionário vá embora deixando pendências ou que o problema continue.

E se você tem uma equipe grande, sabe o quanto é difícil controlar tudo ao mesmo tempo. Portanto, sua equipe precisa de um respaldo. Um checklist de atividades consegue deixar o trabalho do técnico mais fácil e evita que ele se esqueça de algum detalhe.

Pelo check-list ele vai conferir o que precisa ser realizado naquele cliente específico e vai checar se não tem algo faltando.

TRABALHAR COM DADOS SIGNIFICA QUE SUA EMPRESA TEM FUTURO.

Todas essas formas de controle que apresentamos não é no mal sentido, como se o funcionário precisasse ser controlado e monitorado o tempo todo porque falta confiança. Mas sim uma forma de melhorar a gestão, dar uma satisfação ao departamento financeiro da empresa, e apresentar relatórios mais concretos aos proprietários da empresa (mesmo que seja você o dono).

Toda empresa precisa de organização, processos a serem seguidos e registros. Só assim para avaliar o que precisa ser melhorado, o que está sendo uma despesa desnecessária e dessa forma conseguir planejar o futuro da organização, para que se mantenha positivamente no mercado.

Um bom gestor sabe que precisa de dados para conseguir gerenciar melhor a equipe externa. Por isso, conte com a AUVO. Todos esses dados podem ficar na palma da sua mão com um único aplicativo!