• Gabriel Rodrigues

Ordem de Serviço: saiba tudo sobre o assunto

Atualizado: Fev 2

Você, que é prestador de serviços na área de manutenção, instalação, reparos ou algo parecido, provavelmente, já precisou fornecer aos seus clientes uma Ordem de Serviço (mais conhecida como OS).


Mas, se você ainda tem dúvidas sobre o que deve inserir neste documento, bem como a sua importância e a forma correta de fazer uma OS, você está no lugar certo!


Preparamos este artigo com tudo o que você precisa saber sobre Ordem de serviço, para que assim, os benefícios que ela proporciona para o seu negócio!


Continue a leitura e descubra:




Mas afinal, para que serve a ordem de serviço?


Antes de mais nada, você precisa saber que este documento é essencial para dois itens necessários na gestão da sua empresa, bem como da sua equipe. São eles:


1º item - Segurança jurídica


Sem dúvidas, a ordem de serviço é o documento mais eficiente para você comprovar a contratação de um serviço que foi executado. Afinal, é comum clientes alegarem em disputas judiciais que os serviços contratados não foram executados, ou então, não foram feitos completamente.


Nessa situação, os clientes solicitam não só o reembolso de valores pagos, como também, indenizações. Por isso, você precisa se resguardar juridicamente por meio de um comprovante de prestação de serviços.


Além disso, você consegue encontrar pontos de melhoria para o seu negócio. Com os comprovantes de prestação de serviços, você terá em mãos métricas importantes para aumentar a qualidade do atendimento. Essas métricas podem ser: quantidade de atrasos, tempo médio de atendimento, e ainda, o nível de satisfação dos clientes.


Com isso, você pode avaliar a performance da sua equipe de campo, e assim, corrigir pontos necessários para aumentar a produtividade do seu negócio.


2º item: Histórico de atendimento na ordem de serviço


Outro ponto importante que não deve ser ignorado pelas empresas é o histórico de atendimento aos seus clientes.


Afinal, a organização das ordens de serviço, ora em ordem cronológica, ora por cliente, demonstra de forma clara e ágil todas as instalações e as manutenções.

Assim, você terá conhecimento de todos os serviços já executados. Logo, poderá se prevenir de problemas, e consequentemente, aumentar a confiança entre

você e o seu cliente.


Além disso, o plano de manutenção preventiva pode ser melhor executado, uma vez que o histórico de atendimento está devidamente organizado.


Qual é a diferença entre ordem de serviço e relatório de visita técnica?


A princípio, a ordem de serviço e o relatório de visita técnica são semelhantes. Entretanto, eles cumprem papéis diferentes.


Pois, o relatório de visita técnica é um documento interno, e o seu papel é relatar o estado da atividade executada pelo colaborador.


Já a ordem de serviço, é um documento de caráter interno e externo. Sendo assim, o seu papel é comprovar que um determinado serviço foi contratado e executado.


Afinal, é de caráter obrigatório o fornecimento de uma via da OS ao cliente. Em contrapartida, o relatório de visita técnica não exige isso.


Se você quer saber mais sobre o relatório de visita técnica, você pode conferir aqui.


Quais são as informações importantes na ordem de serviço?


Agora que você já entendeu a importância de uma ordem de serviço, saiba quais informações não podem faltar neste documento.


Portanto, a OS deve conter informações que comprovem a execução do serviço. E também, informações relevantes sobre o atendimento.


De fato, não existe um modelo “fixo” para as ordens de serviço. Sendo assim, a montagem fica ao seu critério.


Mesmo assim, vamos te ajudar a montar a sua ordem de serviço. Confira os itens essenciais que você deve inserir:


1 - Identificação da sua empresa


Considerando que uma da ordem de serviço possui duas vias, (uma fica com você e a outra com o cliente), a identificação da sua empresa é indispensável. Afinal, é dessa forma que você irá garantir na justiça que executou o serviço.

Portanto, o cabeçalho deve possuir as seguintes informações:

  • Logo da sua empresa: Além de ser necessária, você ainda terá a oportunidade de reforçar sua marca perante o seu cliente.

  • Endereço, contato e Razão Social: Primeiro, insira a razão social e o CNPJ da sua empresa. Depois, acrescente o telefone e o e-mail do atendimento. Por fim, coloque o endereço físico da sua empresa.

Pois, além de identificar sua empresa, por meio desse documento você poderá gerar futuros negócios. Afinal, o cliente poderá consultar o documento para entrar em contato com você.


2 - Identificação do cliente


No mesmo sentido, é essencial inserir os dados do seu cliente como o tomador dos serviços. Afinal, é juridicamente necessário, visto que irá garantir que você prestou serviço para aquela determinada pessoa física ou jurídica.

  • CPF, CNPJ, Contato e Endereço: Primeiramente, insira os dados de cadastro do cliente. Sendo CPF se for pessoa física, CNPJ para empresas. Em seguida, insira o e-mail, telefone e o endereço do cliente. Por fim, insira o nome do responsável, visto que ele deve assinar a OS no fim do atendimento.

3 - Informações sobre o serviço


Atenção! Essa etapa é uma das mais importantes da OS. Pois, é aqui que as informações sobre o serviço prestado serão descritas. Sendo assim, você precisa detalhar uma série de dados, como:

  • Motivo da solicitação do cliente (Tipo de serviço)

  • Número da OS

  • Data

  • Horário de chegada dos colaboradores (check in)

  • Horário de saída dos colaboradores (Check out)

  • Quais materiais foram utilizados

  • Status da visita

  • Checklist de manutenção e/ou instalação

  • Nome do técnico que executou o serviço

  • Observações do técnico

Todos estes dados precisam estar escritos de forma clara e objetiva. E além dessas informações, você pode incluir itens específicos do seu segmento, o PMOC, obrigatório para empresas do ramo de refrigeração e climatização.


4 - Anexo de fotos


Conhece aquele ditado: uma imagem vale mais do que mil palavras? Pois é, as fotos dos serviços são itens fundamentais para comprovar a realização do atendimento.


Afinal, anexar fotos na OS demonstra profissionalismo para seu negócio, e consequentemente, passa mais confiança.


Sobretudo hoje em dia, com todos os smartphones equipados com câmeras. Isso facilita para que o técnico insira fotos de antes e depois de cada serviço.


Além disso, fica mais fácil para realizar vistorias e acompanhamento de obras, no qual é possível acompanhar a evolução do serviço por meio de elementos visuais.


5 - Assinaturas do técnico responsável e do cliente


Ao final de todo serviço prestado, é necessário coletar a assinatura do técnico responsável, e também do cliente.


Afinal, a assinatura é um fator importante para comprovar que seu cliente está ciente de tudo que foi realizado no atendimento, e está de acordo com o resultado do serviço.


Dessa forma, você consegue resguardar sua empresa juridicamente em relação ao cumprimento do atendimento. Afinal, muitos clientes, principalmente do ramo empresarial, vão exigir este documento assinado por alguém da empresa, e só depois, efetuar o pagamento.


Como fazer uma ordem de serviço?


Considerando que a ordem de serviço é um documento feito com duas vias, é melhor que você crie um layout por meio de um software como o Word ou o Excel para imprimir.


Outra alternativa, é que você pode usar a tecnologia a seu favor, e assim, utilizar uma ordem de serviço digital.


Mas fique tranquilo! Vamos te mostrar os benefícios das duas.


Vantagens da ordem de serviço feita no Word ou Excel


Uma das principais vantagens de elaborar a ordem de serviço pelo Word ou Excel é a facilidade em imprimi-la. Afinal, em questão de minutos você pode emitir a OS, e com isso, otimizar o tempo.


Inclusive no banner abaixo você já pode fazer o download de um modelo de ordem de serviço. É só baixar e editar!



Em contrapartida, a desvantagem desse formato de ordem de serviço é o custo financeiro atrelado a essa estratégia. Visto que documentos impressos são suscetíveis a rasuras, sujeiras, podem rasgar e molhar.


Outro fator, que pode ser considerado uma desvantagem, é a forma de tabular as informações da ordem de serviço. Pois, em OS impressa é necessário agrupar as informações manualmente, e posteriormente, jogar em uma planilha de excel ou em um BI. E isso pode levar muito tempo, pois se trata de um trabalho que deverá ser sempre executado.


Portanto, indicamos a ordem de serviço impressa para empresas que estão em fase inicial. Ou então, possuem no máximo 1 serviço ou 2 técnicos em campo. Afinal, empresas desse porte conseguem acompanhar as atividades manualmente, sem muita dificuldade.


Ordem de serviço digital


Se você executa muitos serviços por dia, ou possui mais de dois técnicos em campo, é recomendável que você abandone a ordem de serviço em papel.


Afinal, um sistema de emissão de OS digital permite que você monitore o andamento de cada atividade. Assim, sua empresa ganha em produtividade, e consequentemente, em dinheiro.


Além disso, as vantagens proporcionadas pelas funcionalidades de uma OS digital são:

  • Possibilidade de abrir OS via WEB e celular

  • Layout da OS customizada, com checklists, orçamentos, materiais gastos entre outros.

  • Sistema de Check in e Check Out automático

  • Anexo de fotos e assinaturas

  • Controle de materiais gastos

  • Relatório de pausas

  • Facilidade de manuseio

Além disso tudo, esse formato de ordem de serviço é capaz de coletar informações precisas, bem como criar gráficos que facilitam o acompanhamento das operações.


Conhecendo o Auvo


Parabéns!


Se você chegou até aqui é porque está em busca de expandir o seu negócio. E o Auvo está aqui para te ajudar!


Portanto, se você possui uma empresa prestadora de serviço, o Auvo é a ferramenta que faltava para te ajudar a conseguir mais resultados.

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