Como fazer um modelo de PMOC para sua empresa de refrigeração?

Empresas de refrigeração que ajudam edifícios a se encaixar nas normas de climatização de ambientes precisam de um modelo de PMOC para acompanhar seus clientes.

Com a implementação da Lei Nº13.589, em 2018, vários edifícios se viram obrigados a ter um plano de manutenção, operação e controle, para minimizar o risco de doenças causadas pela má qualidade do ar.

Para evitar a multa, diversos prédios públicos e comerciais estão procurando modos de seguir as normas estabelecidas pela lei, o que resulta na contratação de uma empresa de refrigeração, para fazer um acompanhamento recorrente.

Por isso, sua empresa precisa se preparar para oferecer a melhor prestação de serviços para os clientes, o que consiste em ter profissionais especializados e um processo de controle de manutenção organizado.

Neste artigo, você vai aprender a fazer um modelo de PMOC para os clientes e entender como os relatórios técnicos são importantes para o acompanhamento. Vem comigo!

Como fazer o modelo de PMOC?

Não existe um modelo de PMOC padronizado para empresas de prestação de serviço.

No entanto, a lei determina quais são as partes que devem estar presentes nesse tipo de documento.

Para evitar um preenchimento trabalhoso e cansativo, você deve inserir no documento apenas os pontos principais e as informações necessárias para realizar o trabalho.

O PMOC é feito dentro de um período de acompanhamento, muitas vezes em conjunto com um contrato de prestação de serviços entre cliente e empresas de refrigeração.

O mais recomendado é que o prazo de contratação do serviço seja de um ano.

Assim, será possível renovar o contrato e acompanhar as atividades trimestrais e semestrais também.

Por mais que você precise ter controle sobre o serviço, é importante lembrar que o documento oficial ficará na empresa do cliente, pois ele precisará estar pronto para a fiscalização.

Confira todos os campos que um modelo de PMOC deve ter:

Identificação do ambiente

Para iniciar o projeto, você deve disponibilizar informações gerais de identificação do ambiente, onde serão realizadas as manutenções.

Nesse ponto, é indicado preencher os dados do cliente, como o nome, o endereço completo, o CNPJ e os dados de contato.

Assim, o responsável técnico terá os detalhes para realizar a visita, assim como poderá entrar em contato caso aconteça algum imprevisto, como, por exemplo, a não permissão da entrada do técnico no prédio por não estar registrada.

Identificação do técnico responsável

A supervisão de um PMOC deve ser feita por um especialista registrado no Conselho Regional de Engenharia e Agronomia da cidade, o que permite que o profissional emita uma Anotação de Responsabilidade Técnica.

Uma ART precisa ser emitida sempre que um ambiente de uso coletivo precisa de uma avaliação técnica. Essa condição acaba se aplicando à projetos de climatização.

Geralmente, empresas de refrigeração trabalham com dois profissionais no acompanhamento:

• Um profissional especializado para fazer a supervisão e emitir os documentos;

• E um técnico, para realizar as manutenções.

Nessa parte do modelo de PMOC, será apontado quem é o responsável pela supervisão do projeto por todo o período contratado pelo cliente.

O responsável técnico precisará implementar o plano de manutenção dos ativos, executar o planejamento, registrar as atividades e produzir relatórios específicos, mostrando a qualidade da prestação de serviços da empresa.

Relação dos ambientes climatizados

Antes de realizar o projeto de PMOC, é importante que o responsável analise a planta do ambiente para verificar uma série de informações, como:

• Quantidade de ambientes acompanhados por cliente;

• Tamanho dos ambientes em metros quadrados;

• Quantidade de aparelhos em cada espaço;

• Modelos, marcas e número de série dos equipamentos;

• Potencial do ar condicionado em BTU/H;

• Carga térmica dos ambientes.

Além dessas informações, você precisa inserir o número de ocupantes do local onde estão os equipamentos de refrigeração.

Essa divisão é feita entre pessoas fixas e variadas que frequentam o ambiente.

Por exemplo: uma clínica de fisioterapia é composta por vários ambientes climatizados como a recepção, os consultórios e as salas da equipe administrativa.

Um consultório possui apenas o fisioterapeuta como pessoa fixa. Mas em uma determinada sessão, a sala pode acomodar até mais duas pessoas, como o paciente e um acompanhante.

Dessa forma, o número de ocupantes fixos é um, enquanto o número de ocupantes variados é três.

O mesmo acontece na recepção, onde a recepcionista é a única pessoa fixa do ambiente, mas o local pode acomodar até mais cinco pacientes à espera de atendimento.

O projeto de PMOC só iniciar depois que o técnico responsável tiver todas as informações exigidas na norma em mãos.

Atividades Realizadas

Esse é o momento de listar as atividades que serão realizadas nos equipamentos no momento da manutenção, de forma objetiva, para não tirar o foco da sua equipe.

Nessa parte, você deve lembrar que cada tipo de equipamento demanda um cuidado e uma série de atividades diferentes.

Por esse motivo, você precisará criar uma página de acompanhamento para cada ativo.

Além disso, se o seu cliente possuir mais de um ar condicionado no mesmo local, você também precisará fazer o controle das atividades de forma separada, o que significa até mesmo repetir as mesmas informações para ativos diferentes.

Na lista de tarefas é interessante que você destaque a periodicidade das tarefas realizadas, pois existem atividades que não precisam ser realizadas mensalmente.

Controle das manutenções

O campo de controle das manutenções nos ambientes garante a supervisão mensal da execução do projeto.

Para comprovar que o planejamento está sendo cumprido à risca, você pode inserir informações como:

• Data da visita técnica;

• Nome do técnico que realizou as manutenções;

• Assinatura do supervisor.

É importante deixar um espaço para observações, pois se houver alguma ocorrência, como, por exemplo, um chamado de manutenção corretiva ou a pendência em alguma atividade, ela poderá ser registrada.

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Relatório de Manutenção no PMOC

Cada equipamento do cliente deve ter um acompanhamento diferenciado e todas as manutenções devem ter um relatório personalizado para o modelo de PMOC.

Lembre-se também que o documento original deve ficar com o cliente junto à ART do responsável técnico e a análise da qualidade do ar dos ambientes.

Os documentos precisam estar sempre atualizados e preparados para uma fiscalização técnica.

Para fazer um controle assertivo das manutenções, os técnicos precisam preencher obrigatoriamente os relatórios técnicos de visita e anexar ao PMOC.

Se você procura agilidade na produção de relatórios, você pode automatizar processos com um sistema de gerenciamento de equipes externas, como o Auvo, por exemplo.

Com o Auvo, é possível programar manutenções preventivas para os técnicos, montar questionários sobre a execução de atividades e permitir o envio dos relatórios técnicos por email aos clientes.

Você ainda terá outras facilidades como, por exemplo, a possibilidade de monitorar sua equipe técnica em tempo real, roteirizar atividades, fazer a gestão de equipamentos e calcular despesas com Km rodado.

Utilizar um software para equipes externas é uma grande oportunidade de otimizar o tempo da sua gestão, cumprir com os prazos dos PMOCs dos seus clientes e ainda garantir a satisfação do cliente.

E então, sua empresa de refrigeração está pronta para atingir o sucesso?

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