Ordem de serviço na manutenção: guia atualizado + modelos grátis

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Neste artigo, você vai conhecer todos os detalhes sobre ordem de serviço na manutenção e qual o jeito mais eficiente de criar essas tarefas.

Além disso, baixe planilhas modelo gratuitas com todos os campos que uma ordem de serviço completa deve conter.

O que é ordem de serviço?

Ordem de serviço é um documento que detalha e formaliza a execução de um serviço. Então, pode ser usada para diversos setores e atividades, da instalação à manutenção.

Aqui, iremos focar na ordem de serviço na manutenção e entender, especialmente, como a ordem de serviço digital vai ajudar na manutenção, seja em planos internos ou de seus clientes.

Ordem de serviço digital ou ordem de serviço no papel?

Ordem de serviço no papel

É melhor ter algum registro do que nenhum registro, isso é fato. Mas também é fato que a ordem de serviço à mão é mais trabalhosa e difícil de controlar do que a digital. Por quê?

No digital, os dados ficam centralizados e melhor organizados. Além disso, é mais fácil gerar um documento padronizado e completo.

Essa digitalização se reflete positivamente no faturamento da empresa: uma pesquisa americana apontou que empresas que investem em tecnologia nos seus processos crescem 60% mais do que as que não investem.

Descubra: Como a Zeus Engenharia aumentou a produtividade em 90% com OS digital

Ordem de serviço online

A ordem de serviço digital (ou online) é mais rápida de gerar e fácil de preencher.

Além disso, facilita com que nenhum atendimento seja perdido ou prazo, esquecido. Por meio do sistema, o serviço fica no calendário e agenda da equipe e se a OS tiver repetição por período, você programa com um clique.

E com tudo no digital, dá para economizar tempo do técnico em campo e, também, na gestão de contratos. Foi assim que a Tonistal foi de 7 dias gastos por mês com OSs e relatórios para apenas 2h. Ou seja, uma economia de tempo de 360%. E essa otimização de recursos resultou também em mais atendimentos. Vamos ver mais à frente.

Antes, vamos à visão prática. A ordem de serviço digital funciona assim:

A gestão recebe o chamado do cliente e gera uma OS
Agora, os dados essenciais são preenchidos
O técnico recebe a OS e as informações completas no celular
O serviço é realizado e registrado
A assinatura do cliente é coletada
A pesquisa de satisfação é enviada automaticamente

Ordem de serviço digital: como ajuda no plano de manutenção?

Pela frequência da tarefa ser programável, é muito mais simples inserir as OSs de um plano de manutenção diretamente na agenda da equipe.

Além disso, cada ordem de serviço digital vai ter sua checklist associada.

Por exemplo, vamos imaginar que sua empresa fechou um plano de manutenção preventiva com uma empresa de segurança. O sistema CFTV deles precisa de uma lista específica de verificação e trabalhos para concluir um serviço de manutenção.

Pelo meio digital, é só criar essa lista uma só vez para associar às tarefas necessárias.

Do mesmo jeito, como você viu acima, é fácil programar a frequência da manutenção. Você seleciona a repetição da tarefa (mensal, trimestral, semestral e assim vai) e a vigência do contrato. Assim, já programa todas as atividades e organiza a rotina de trabalho da equipe.

Veja mais: Passo a passo e 8 dicas para planejar a tarefa da equipe com tecnologia

Como a Tonistal passou a ganhar 6x mais com OS digital

Oferecer uma documentação completa do serviço aos clientes fez com que o Tonistal Instalações conseguisse contratos de manutenção com grandes atacados da sua área de atuação. Um dos efeitos disso: o faturamento mensal foi de R$ 30 mil a R$ 200 mil.

Em poucos cliques, eles geram o orçamento completo para o cliente. Essa rapidez e padronização fez com que muitos desses orçamentos virassem OSs. Em cada OS, está a etapa de cada serviço e o seu respectivo registro fotográfico.

A empresa centralizou os seus dados e economizou muito tempo - 36x mais de tempo por mês, para colocar em termos exatos - , além de faturar 6 vezes mais por mês. E os clientes seguiram satisfeitos: além do trabalho de excelência ganharam respaldo para toda a verba que investiram na manutenção de seus sistemas de climatização.

Veja mais: Gestão de ordem de serviço: guia completo + modelo OS

Modelos de ordens de serviço na manutenção

Toda ordem de serviço de manutenção deve conter alguns campos essenciais para documentar o trabalho. São os seguintes.

1. Informações do cliente : nome da empresa ou cliente, endereço e contato.
2. Detalhes do equipamento: descrição do equipamento a ser mantido, número de série, modelo e outras informações relevantes.

3. Agendamento: data e hora agendadas.
4. Descrição do serviço: lista clara e detalhada das tarefas de manutenção preventiva a serem realizadas.
5. Materiais e ferramentas: lista dos materiais e ferramentas necessários para a execução da manutenção.
6. Responsabilidades: indicação clara das responsabilidades do cliente e da equipe de manutenção.
7. Checklist de inspeção: lista de verificação para garantir que todas as etapas da manutenção sejam cumpridas.
8. Observações e recomendações: espaço para observações durante a execução do serviço e recomendações para melhorias futuras.
9. Assinaturas digitais: espaço para assinaturas digitais do técnico responsável e do cliente, indicando a conclusão satisfatória do serviço.
10. Histórico de manutenção: registro das datas anteriores de manutenção preventiva, se aplicável.
11. Contato de emergência: informações de contato para situações de emergência durante ou após a manutenção.
12. Instruções pós-manutenção: informações sobre cuidados a serem tomados após a conclusão da manutenção.

Modelo de OS manutenção preventiva

É de suma importância que a manutenção preventiva seja feita seguindo as recomendações do fabricante da máquina ou equipamento. Antes de intervenções mais complexas, etapas regulares como limpeza e checagem devem ser feitas.

Baixe grátis: Checklist manutenção preventiva

Modelo de OS manutenção corretiva

Como a manutenção corretiva é feita após falha, é preciso, primeiro, averiguar qual a causa da parada de funcionamento do equipamento. Todo o processo de checagem deve estar incluído na OS, além da causa do problema.

Baixe grátis: Checklist manutenção corretiva

Modelo de OS de manutenção predial

O procedimento de manutenção predial envolve a execução regular de atividades destinadas a preservar as condições físicas e operacionais de edifícios.

Isso inclui a inspeção de sistemas elétricos, hidráulicos, e estruturais, a identificação precoce de problemas potenciais, a limpeza e reparo de componentes, a substituição de peças desgastadas, e a implementação de medidas preventivas.

Além disso, a manutenção predial pode abranger a aplicação de normas de segurança, a gestão eficiente de resíduos, e a manutenção de registros detalhados para um acompanhamento sistemático ao longo do tempo.

Evidentemente, pela segurança e conformidade com a lei, esses documentos precisam estar completos.

Baixe grátis: Checklist de manutenção predial

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