Como calcular km rodado para reembolso [PLANILHA EXCEL GRÁTIS]

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Uma das práticas importantes de gestão financeira em empresas que têm equipes externas é saber como calcular km rodado para reembolso.

O trabalho do funcionário com seu próprio carro ou com o carro da organização gera custos que ele não deve assumir.

Diante disso, você sabe quanto as empresas pagam por quilômetro rodado?

Vamos aprender como fazer o cálculo!

O que é reembolso de KM?

O reembolso do colaborador por km rodado é o ressarcimento do custo que ele tem com o deslocamento feito a trabalho utilizando o próprio veículo.

Essa despesa não integra a folha de pagamento do profissional, sendo uma compensação pelo uso do bem particular.

Antes de aprender a calcular km rodado para reembolso, vamos compreender o que está incluso nos custos de quilometragem.

O que está incluso nos custos para cálculo de KM rodado?

Considerando o modelo e a marca do veículo utilizado pelo funcionário, os custos de quilometragem devem incluir:

Limpeza
Combustível
Manutenção
Depreciação do veículo
IPVA, seguro e licenciamento (taxas anuais)

Tendo clareza desses custos, é hora de aprender a calcular os quilômetros rodados para reembolso.

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Como calcular o valor do km rodado?

Para realizar um cálculo preciso, o gestor deve considerar todos esses custos que acabamos de mencionar.

Há empresários que utilizam valores padronizados de quilômetros a serviço. Neste padrão, qual o valor do km rodado para reembolso? Em 2020, era de R$ 0,55 a R$1,20 para carros particulares.

Porém, vamos aprender a fazer o cálculo de km rodado para reembolso considerando os custos que o funcionário realmente teve.

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1. Estipule um modelo padrão de veículo

Para saber o valor do reembolso do colaborador por km rodado, é preciso estipular um modelo padrão de veículo.

Cada modelo de negócio possui uma necessidade. O importante é definir o modelo para, então, estipular e conhecer os critérios de consumo de combustível e manutenção. O padrão do nosso exemplo será um Fiat Argo 1.0.

Na sequência, é hora de estimar a média de quilometragem por ano de trabalho.

2. Estime a média de km rodado por ano de trabalho

Você deve conhecer a quilometragem que sua equipe externa roda no ano.

Uma prática interessante que evita conflitos é acordar o valor com a equipe. Por exemplo, o funcionário Alexandre irá rodar 46 mil km por ano a trabalho.

3. Estabeleça indicadores de reembolso

Você sabe quanto cobrar pelo km rodado? Nós mencionamos anteriormente que existem custos de quilometragem que devem ser considerados, certo?

Eles são indicadores de reembolso e devem entrar no seu cálculo.

Combustível

O consumo médio de combustível de um Fiat Argo 1.0, conforme o fabricante, é de 14,2 km por litro (gasolina) dentro da cidade.

O custo do combustível será a divisão do preço do litro da gasolina (R$ 8,00 no nosso exemplo) pelo consumo médio. Ou seja, R$ 0,53 por km.

IPVA, seguro e licenciamento

Agora, considere que o funcionário gasta anualmente com o carro R$ 1.500,00 com IPVA, seguro obrigatório e licenciamento.

Ao dividir isso pelos 46 mil km que Alexandre roda por ano, chegaremos ao custo de R$ 0,03 por km.

Manutenção

A manutenção dependerá do tempo de vida do veículo e do tempo de revisão da concessionária (a cada 10 mil km ou 6 meses de uso).

Imagine que foram duas revisões por ano no valor total de R$ 1.000,00. Dividindo pela quilometragem rodada, o custo da manutenção será de R$ 0,02 por km.

Depreciação

O cálculo de depreciação depende de uma orientação empresarial. Se o gestor estabelece que o funcionário é obrigado a renovar o veículo a cada 3 anos, precisamos considerar a depreciação após 3 anos.

O valor atual do Fiat Argo 1.0 é de R$ 62 mil. A taxa de depreciação no 1º ano é de 20%, e nos dois anos seguintes é de 10% ao ano.

O valor líquido depreciado após 3 anos será de R$ 40.176,00. Então, o veículo sofreu depreciação de R$ 21.824,00.

Nesse exemplo, devemos pegar esse valor de depreciação e dividir pelo total de quilômetros rodados nos três anos por Alexandre, que é 138 mil. O custo da depreciação será de R$ 0,16 por km.

Limpeza

Especialmente nos casos em que o carro é adesivado com a marca da empresa, é fundamental realizar limpezas periódicas.

Quem define a periodicidade é o gestor: limpeza semanal (48 vezes ao ano) ou quinzenal (24 vezes ao ano)?

Consideramos que o custo da lavagem completa é de R$ 50,00. Para realizar limpezas quinzenais, o valor total gasto com elas é R$ 1.200,00.

O custo da limpeza por km será R$ 0,026.

4. Defina qual a porcentagem de reembolso que a empresa usará

A empresa não custeará todo o valor que acabamos de discriminar. Afinal, o funcionário também utiliza o veículo para atividades particulares.

Então, como calcular km rodado para reembolso? Definindo a porcentagem que caberá à empresa.

Em geral, a organização participa mais dos custos importantes, de modo a garantir o veículo sempre em funcionamento. O custo de combustível, certamente, é todo assumido pela empresa.

Veja uma proposta de rateio a seguir:

Combustível (100% da empresa): R$ 0,53
IPVA, seguro e licenciamento (50%): R$ 0,015
Manutenção (100%): R$ 0,02
Depreciação (100%): R$ 0,016
Limpeza (50%): R$ 0,013.

O valor do reembolso do colaborador por km rodado é de R$ 0,594. Então, Alexandre receberá R$ 27.324,00 no ano.

Como montar uma planilha para cálculo do km rodado no Excel?

Você pode montar uma planilha para calcular os quilômetros rodados para reembolso de forma menos manual.

Basta seguir o passo a passo que acabamos de apontar e colocar os valores mencionados na planilha. Depois, é só preencher com a quilometragem rodada pelo colaborador.

Dá pra fazer cálculo automático do valor do reembolso por km rodado?

Sim! Você pode calcular o reembolso do colaborador de forma automática com ajuda da tecnologia.

Ela também ajuda a controlar os gastos do veículo e melhorar a gestão empresarial.

Com o Auvo, por exemplo, o gestor pode calcular o km rodado sem depender de foto ou mensagem do técnico comprovando o gasto de seu carro.

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Existem aplicativos ou ferramentas que ajudam no cálculo de KM rodado?

Sim! Hoje, existem ferramentas e aplicativos que ajudam as empresas a fazer o cálculo de KM rodado de forma digitalizada e muito fácil. O sistema Auvo é perfeito para empresas com mais de 1 técnico externo que queiram crescer e diminuir gastos.

Dentre as muitas funcionalidades do Auvo, podemos citar as que mais auxiliam empresas a aumentar seus lucros e otimizar a produtividade: