Você já passou pelo sufoco de tentar decifrar um relatório, ou pior, percebeu que uma informação vital se perdeu no caminho? Para o gestor, esse caos significa dinheiro jogado fora e dor de cabeça com o cliente.
Mas olha só: o relatório de manutenção não serve só para cumprir tabela. Ele é sua maior defesa jurídica e uma máquina de gerar lucros, se feito do jeito certo.
Neste post, você vai aprender o que não pode faltar nesse documento e como parar de perder horas com burocracia desnecessária.
Um relatório de manutenção é um documento que descreve os procedimentos realizados na assistência técnica de um equipamento, máquina ou dispositivo, e que apoia a análise de diversos aspectos dessa operação.
Como você mede o desempenho da sua equipe de campo? O retorno dos serviços está sendo positivo para o negócio? Você está preparado para novas demandas?
Com os relatórios preenchidos detalhadamente pelos técnicos externos, o supervisor poderá analisar as informações apresentadas para melhorar a produtividade dos seus times, controlar as visitas técnicas com assertividade e tomar melhores decisões gerenciais.
Para compreender melhor o que é este documento, é importante conhecer quais são os tipos de relatório.
Existem três principais tipos de relatórios de manutenção: preventiva, industrial e de equipamentos.
1. Relatório de manutenção preventiva
Focado em evitar a interrupção de uma máquina ou equipamento, inclui dados sobre o estado atual do maquinário e a necessidade de atualização de sistema ou troca de peças.
2. Relatório de manutenção industrial
Concentra dados sobre o conserto do maquinário da linha de produção, incluindo peças substituídas.
3. Relatório de manutenção de equipamentos
Documenta reparos em equipamentos diversos, podendo ser hospitalares, industriais ou condominiais.
Seja qual for o tipo de registro das atividades da equipe, ele apresenta suma importância para sua empresa.
As informações dos relatórios de manutenção podem ser grandes aliadas à gestão da sua equipe externa. Esses documentos trazem benefícios muito positivos que influenciam diretamente na lucratividade do seu negócio.
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O problema é que muitos gestores não sabem como elaborar este documento. E o que não pode faltar em um relatório de manutenção?
O modelo de relatório de manutenção vai depender do objetivo proposto e o que se planeja mensurar. Conheça e baixe totalmente grátis o modelo mais adequado.
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Embora o objetivo final seja sempre manter a operação funcionando, a forma de preencher o relatório muda conforme o tipo de serviço. Entender essas diferenças ajuda a padronizar o trabalho da sua equipe e facilita a análise dos dados depois.
Na preventiva, o foco é o acompanhamento e a antecipação. O relatório serve para registrar que os itens de segurança e funcionamento foram verificados conforme o cronograma.
Já na manutenção corretiva, o relatório é um registro de "cura". Ele precisa ser muito mais descritivo sobre o problema que foi encontrado.
Saber separar esses dois tipos de documentos permite que você gere relatórios muito mais precisos para os seus clientes e tenha um controle muito maior sobre a eficiência da sua equipe de campo.
Para que um relatório seja realmente útil para a gestão e passe confiança para o cliente, ele não pode ser genérico. Se as informações forem incompletas, você terá dificuldades para cobrar pelo serviço ou para entender o que foi feito no futuro.
Confira os itens essenciais que todo relatório profissional deve ter:
Pode parecer básico, mas muitos erros começam aqui. É preciso identificar claramente o cliente, o local do serviço, a data e, principalmente, o equipamento (com modelo, número de série ou tag de identificação). Isso garante que o histórico seja atribuído à máquina correta.
Aqui o técnico deve relatar as atividades executadas. Em vez de escrever apenas "manutenção feita", o ideal é detalhar as etapas, como: "limpeza de filtros, troca de óleo e verificação de fiação elétrica". Quanto mais específico, melhor.
Liste tudo o que foi gasto na visita, desde parafusos até componentes caros. Isso é fundamental para o controle de estoque da sua empresa e para o faturamento correto do serviço prestado.
Uma foto vale mais que muitas palavras no setor de manutenção. Inclua fotos do "antes" (para mostrar o problema) e do "depois" (para provar a solução). Isso valoriza o seu trabalho e evita contestações do cliente sobre o que foi feito.
O técnico é o seu olhar no campo. Se ele percebeu algo que pode gerar problemas no futuro, isso deve estar escrito. Essas observações ajudam o gestor a planejar as próximas visitas e a sugerir melhorias ao cliente.
Sempre que possível, encerre o relatório com a assinatura de quem acompanhou o serviço. Em sistemas digitais, isso pode ser feito diretamente na tela do celular ou tablet. Essa assinatura é a sua garantia de que o cliente está ciente e concorda com o que foi entregue.
Para tirar o relatório do papel e transformar a rotina da sua empresa, você precisa de um processo claro. Não adianta exigir qualidade se cada técnico faz o registro de um jeito. Siga estes três passos para organizar a sua operação:
Muitas vezes, a empresa de manutenção presta um serviço de excelência, mas acaba perdendo dinheiro ou credibilidade por falhas básicas na hora de documentar o trabalho. Se o seu relatório não for preciso, ele pode se tornar um custo em vez de um benefício.
Fique atento aos erros mais comuns que você deve evitar:
Muitos gestores focam apenas na parte técnica do relatório de manutenção, mas esquecem que é um dos principais pontos de contato entre a empresa e o cliente. Quando bem utilizado, ele deixa de ser um simples registro e passa a ser uma ferramenta de crescimento para o seu negócio.
Veja como ele impulsiona os seus resultados:
Um relatório organizado, com fotos nítidas, descrições claras e uma apresentação visual limpa, transmite uma imagem de autoridade. Quando o cliente recebe um documento profissional logo após o serviço, ele sente que contratou uma empresa séria e organizada.
Essa percepção de valor permite, inclusive, que você trabalhe com preços mais competitivos, já que o cliente entende que está pagando por um serviço diferenciado.
Manter um cliente é muito mais barato do que conquistar um novo. O relatório é o seu maior aliado na hora de renovar um contrato de manutenção. Ao apresentar um histórico completo de tudo o que foi feito ao longo do ano, você prova o valor da sua parceria.
Quem mostra o que faz, com dados e transparência, não precisa "vencer pelo preço" na hora da renovação, pois o cliente já confia no resultado e na segurança que a sua empresa entrega.
Até aqui, vimos que um relatório de manutenção bem feito é o que garante a segurança, o lucro e o crescimento da sua empresa. Mas a verdade é que, se você ainda depende de papel, Word ou planilhas manuais, sabe o quanto é difícil manter tudo isso em ordem. O técnico esquece de preencher, as fotos ficam perdidas no WhatsApp e você perde horas organizando dados que já deveriam estar prontos.
É aqui que a tecnologia se torna sua maior aliada. Com um software de gestão de equipes externas como o Auvo, o relatório deixa de ser uma tarefa manual e passa a ser automático.
Imagine o seguinte cenário: o seu técnico chega ao local, segue um checklist padronizado pelo celular, tira as fotos do serviço e colhe a assinatura do cliente na tela. No momento em que ele clica em "finalizar", o sistema já gera um relatório profissional, com a sua logomarca, e envia diretamente para o e-mail do cliente.
Para o gestor, isso significa eliminar o retrabalho de digitar informações e ganhar um tempo precioso para focar na estratégia do negócio, enquanto o sistema organiza todo o histórico de manutenção de forma inteligente e segura.
Ter um relatório de manutenção eficiente é o primeiro passo para transformar a qualidade da sua prestação de serviço. Como vimos, esse documento protege sua empresa, gera novas oportunidades de vendas e fideliza seus clientes através do profissionalismo.
Padronizar suas etapas e treinar sua equipe são ações que você pode começar hoje mesmo para colher resultados imediatos.
Se você ainda não se sente pronto para automatizar tudo com um software, não tem problema. O importante é não ficar parado e começar a organizar seus registros agora mesmo.
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