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A partir de agora, vamos esclarecer suas dúvidas sobre notas fiscais eletrônicas, desde seu conceito, até as formas de consultá-la. Vamos lá?
Nota fiscal eletrônica: o que é?
A nota fiscal eletrônica é basicamente um documento utilizado para comprovar a compra, venda e troca de mercadorias, serviços, bens, doações, entre outros.
Dessa forma, a nota fiscal torna oficial o vínculo financeiro de uma empresa. E ainda, cria um histórico que pode ser consultado pela empresa, cliente, e principalmente pelo Fisco.
Além disso, a nota fiscal serve para proteger a relação entre negócio e clientes e garantir os direitos e deveres de ambas as partes, bem como os tributos relacionados às transações.
Portanto, a não utilização da nota fiscal é considerada sonegação de impostos.
Leia também: Boleto bancário: como funciona [Guia Completo]
Quais são os benefícios da Nota fiscal eletrônica?
Mas para o empreendedor há alguns benefícios específicos. São eles:
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Informações transmitidas de forma mais rápida e prática;
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Simplificação dos processos operacionais;
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Redução de custos com papel e gastos com transporte e armazenamento;
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Descontos no IPTU e ICMS;
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Redução da recorrência de erros;
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Mais credibilidade e transparência para as empresas perante o público e o Fisco;
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Otimização do tempo de emissão, consequentemente, mais tempo para investir em outras atividades;
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Redução do tempo de parada de caminhões em postos fiscais;
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Dispensa de despesas como a de AIDF.
Mas não é só o empreendedor que sai ganhando com a emissão da nota fiscal eletrônica. O cliente também podem usufruir de algumas vantagens:
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Diminuição de erros de escrituração;
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Facilidade no relacionamento com os fornecedores por meio de canais eletrônicos;
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Dispensa a necessidade de digitalização das notas fiscais;
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Facilidade no planejamento de logística.
Qual é a relação entre o certificado digital e a nota fiscal eletrônica?
Você sabia que o que garante a veracidade das informações da nota fiscal eletrônica é o Certificado Digital? Pois é! Por meio dele, o documento fiscal recebe uma assinatura digital, assegurando sua validade como documento fiscal.
Além disso, sem o Certificado Digital não é possível emitir a nota fiscal eletrônica autenticada. Por isso, a Certificação é indispensável.
Como obter o Certificado Digital?
Você consegue obter um certificado digital em qualquer Autoridade Certificadora. basta que a mesma seja credenciada pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira).
Portanto, pesquise empresas de certificação digital credenciadas.
Além disso, lembre que você precisará do e-CNPJ, pois, esse certificado funciona como um CNPJ virtual, bastante importante para emitir notas fiscais, transmitir escrituração fiscal digital e obrigações acessórias.
Depois de escolher a Autoridade Certificadora, faça o pedido e efetue o pagamento do seu certificado para começar a usar.
Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?
Há vários tipos de notas fiscais eletrônicas no Brasil. No entanto, vamos falar aqui sobre as mais conhecidas e utilizadas:
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Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): é utilizada para prestação de serviços de qualquer natureza, seja em empresas físicas ou em empresas que prestam serviços online.
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Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e): é utilizada em compras de produtos físicos, tanto em e-commerces como em lojas físicas.
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Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): modelo que surgiu para substituir cupons fiscais.
Como emitir nota fiscal eletrônica?
Antes de tudo, é importante que você saiba que cada nota fiscal possui uma finalidade específica. Por causa disso, cada uma é emitida de forma diferente.
Veja como emitir cada uma delas:
Sistema da Sefaz (Secretaria da Fazenda) : A Nota Fiscal de Produto (NF-e) e a de Consumidor (NFC-e) devem ser emitidas pelo software da Sefaz de cada estado. O software é instalado no computador de graça.
Site da prefeitura: A Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) deve ser emitida pelo site da prefeitura de cada cidade.
Emissor de notas fiscais eletrônicas: utilizado para agilizar o processo de emissão de notas fiscais eletrônicas. Neste caso, é necessário contratar um sistema de emissão responsável pela emissão de documentos fiscais.
Assim, você economiza tempo para focar mais em seu negócio.
E se você já utiliza o sistema do Auvo, conheça o Auvo Financeiro. O módulo criado para gerenciar a gestão financeira das empresas de prestação de serviços.
Acesse a nossa solução, e seja capaz de emitir NF-e.
Como consultar a nota fiscal?
A partir de agora, vamos te mostrar os passos de como você pode consultar uma nota fiscal por meio do Portal da Sefaz ou via Web Service.
Porém, vale ressaltar que, da mesma forma que a emissão de notas fiscais são feitas a partir do sistema da cada estado, a consulta também ocorre da mesma forma.
Via portal da Secretaria da Fazenda:
Emitentes, destinatários, transportadores ou terceiros podem acessar uma nota fiscal eletrônica via portal da Sefaz.
Porém, é necessário informar na tag autXML da nota fiscal por meio do certificado digital. Ou seja, para consultar a NF-e é preciso ser mencionado na nota fiscal.
Mesmo assim, há algumas exceções em casos de destinatários sem inscrição estadual, seja pessoa física ou jurídica.
Para consultar uma nota fiscal via portal da Secretaria da Fazenda, siga os seguintes passos:
1º Acesse o site: www.nfe.fazenda.gov.br
2º Role a página inicial, busque pelo tópico “Serviços mais acessados” e clique em “Consultar NF-e”:
3º Preencha o campo “Chave de acesso NF-e”, clique na opção “não sou um robô” e no botão “Continuar”.
Pronto! Os dados da nota fiscal eletrônica serão exibidos logo em seguida.
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Via portal Web Service
Outra forma de consultar uma nota fiscal eletrônica, é via Web Service.
Este serviço é realizado por meio de uma plataforma da Unidade Federativa de interesse, e possibilita que atores que não foram mencionados na nota também acessem as informações de forma resumida.
Dessa forma, tanto pessoas físicas quanto jurídicas, portadoras de um certificado digital podem consultar a nota fiscal eletrônica.
Mas atenção: o CNPJ base da nota consultada deve ser o mesmo do certificado.
Para consultar uma nota fiscal via Web Service, siga os próximos passos:
1º Acesse esta página da sefaz:
Nesta página há um conjunto de links de todos os estados do Brasil, juntamente com algumas informações adicionais.
Mas atenção: a consulta é de uma nota fiscal por vez, da mesma forma que no Portal da Receita.
As notas fiscais ficam disponíveis para consulta por até 180 dias após recebidas pelo Ambiente Nacional da NF-e.
Em alguns estados, o Web Service permite a consulta por contribuinte, compilando pelo emissor.
Agora que você já sabe as principais informações sobre nota fiscal eletrônica, não se esqueça de assinar nossa newsletter para receber mais informações sobre gestão de serviços e gestão financeira.
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