Sistema de gestão: guia completo [2024]

Aqui você encontra:

A base do funcionamento eficiente é a organização. Seja para metas pessoais até a esfera de negócios.

E o melhor jeito de organizar é sistematizar. Aqui, você vai ter um guia completo do que é sistema de gestão para empresas, suas funcionalidades e vantagens.

Sistema de gestão: o que é?

O sistema de gestão é um conjunto de ferramentas para criar e organizar os processos internos de uma empresa.

Ele centraliza e automatiza diversas atividades, como gestão de equipes, de estoque, financeira e mais. Por meio dos seus recursos, a empresa ganha uma visão abrangente de todo o trabalho em tempo real e com dados atualizados.

Conheça mais: Sistema Auvo para gestão de empresas

Ao utilizar um sistema de gestão, as empresas conseguem tomar decisões mais embasadas, reduzir custos operacionais, melhorar a eficiência e aumentar a produtividade.

Em resumo, um sistema de gestão empresarial é essencial para empresas de todos os tamanhos, porque abrem espaço para o negócio escalar, tanto em qualidade quanto em dimensão.

Como funciona um sistema de gestão de empresas?

O sistema de gestão empresarial opera como uma espécie de "cérebro" da empresa. Ele centraliza e sincroniza todas as partes, processos e informações relevantes em um único sistema unificado. Aqui estão alguns passos básicos de como ele opera:

Integração de departamentos: o sistema une as áreas da empresa, como gestão, equipe em campo, financeiro e atendimento ao cliente. Ou seja, os processos ficam integrados.
Automação de processos: tarefas manuais e repetitivas são automatizadas. Isso reduz erros, aumenta a eficiência e libera tempo para que a gestão e colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas. Uma maneira de automação, por exemplo, é criar um checklist de um tipo de tarefa uma só vez e associá-lo a todas as demais do mesmo tipo.
Banco de dados centralizado: todas as informações relevantes são armazenadas em um banco de dados central e seguro. Isso garante consistência e precisão nos dados e controle sobre gastos e produtividade.
Acesso em tempo real: os usuários autorizados podem acessar informações em tempo real, como a geolocalização dos colaboradores. Isso facilita a tomada de decisões informadas, pois os gestores têm uma visão instantânea do desempenho da empresa.
Relatórios e análises: o sistema gera relatórios e análises detalhadas sobre diversos aspectos do negócio, da satisfação do cliente . Isso auxilia na identificação de tendências, pontos de melhoria e oportunidades de crescimento.
Gestão de estoque e produção: para empresas que lidam com produtos físicos, o sistema otimiza o controle de estoque e a gestão da produção, evitando excessos ou faltas.

Quais as funções de um sistema de gestão de empresas?

Todos esses aspectos do funcionamento do sistema de gestão se traduzem em funções específicas do software. Vamos ver cada uma delas e para que servem.

Agenda da equipe
A agenda distribui as atividades ao longo dos dias, cada cor representa um tipo de atividade. Para facilitar a visualização das tarefas por prioridade e execução, elas são divididas por legendas em cores.
A agenda pode ser vista em forma de calendário e linha do tempo. O calendário é bom para ver as tarefas a longo prazo e a linha do tempo, para as do dia.
Cada tarefa da agenda vai ter informações completas, como equipamentos e histórico de check-in e check-out.

Orçamento

O sistema permite criar orçamentos personalizados. Os usuários só clicam e selecionam serviços, equipe e materiais para gerar orçamentos rapidamente e com precisão.

Orçamento

A plataforma oferece a conveniência de enviar orçamentos diretamente para os clientes sem a necessidade de salvar no computador e enviar por e-mail. E também tem os relatórios, que mostram o desempenho ao longo do mês de orçamentos gerados, conversão em vendas e controle de enviados e não respondidos.

Ordem de serviço digital

A OS digital chega direto no celular do técnico. Ele preenche de forma simples, anexa fotos e recolhe a assinatura do cliente. E todas essas informações ficam centralizadas no sistema de gestão. Cada OS vai ter:

Dados do cliente
Colaborador responsável
Tempo do serviço
Equipamentos usados
Tipo de tarefa

Etapas de execução e registro

Progresso

Km rodado

Com o relatório de km rodado, é possível fazer o controle de combustível dos técnicos. Ele é feito por colaborador diariamente, tudo dentro do sistema.

Roteirização

Roteirização de tarefas

A roteirização inclui o acompanhamento em tempo real da agenda de atendimentos do técnico. O sistema organiza o roteiro das atividades de acordo com o colaborador, economizando combustível por priorizar atendimentos próximos ou urgentes.

Roteirizar para diminuir custos

Relatório de despesas

Acompanhar todo o investimento que sua empresa e equipe fazem para realizar serviços. Cada OS tem seus gastos associados. Por meio dos relatórios, você tem uma visão geral das despesas e pode filtrá-las por categorias.

Visualize que serviços geram mais gastos e se seus retornos de fato compensam.

Pesquisa de satisfação do cliente

Para conquistar e fidelizar clientes, é preciso estar em contato frequente com a experiência deles com a marca. Isso vai servir tanto para descobrir onde melhorar quanto para valorizar a entrega positiva dos colaboradores.

Por meio do sistema de gestão, dá para programar o envio automático de pesquisas logo após o atendimento e visualizar os resultados gerais por cliente e colaborador.

Filtro

Vantagens de usar sistema de gestão

Maior valorização do serviço

Quando falamos em serviço, existe uma palavra-chave fundamental: confiança. E o sistema de gestão tem tudo a ver com ela. Por meio dele, cada serviço solicitado vai ser realizado com mais agilidade. Além disso, o serviço que prestar vai ser inteiramente documentado.

Imagine que um cliente seu tem um chamado urgente. Com o sistema, você já vê que técnico está mais próximo e encaminha para o atendimento. E o cliente vai visualizar com clareza pelo que está pagando: todas as etapas do serviço, antes e depois, estarão registradas por imagens.

Um de nossos clientes, Zeus Engenharia, reportou que o faturamento decolou após agregar esse diferencial ao seu serviço. A empresa conseguiu contratos maiores e pôde valorizar seu preço em relação à concorrência.

Estruturação dos processos e produtividade

O sistema organiza dados e conecta todo o trabalho da empresa. Desde o estoque da empresa e dos clientes até as respostas às pesquisas de satisfação, tudo fica registrado. Assim, o tempo rende mais porque as atividades ficam mais organizadas.

Por exemplo, o checklist de cada tipo de tarefa precisa ser feito apenas uma vez e, depois, associado às demais atividades. Você cria um passo a passo para a instalação de ar-condicionado e o aplica em campo.

E a equipe fica muito mais engajada nessa prática. Também no caso de nosso cliente, Zeus Engenharia, os colaboradores engajaram com as checklists das tarefas e sugeriram ordens mais eficientes entre etapas. A partir daí, a produtividade subiu muito. Ou seja: mais serviços em menos tempo.

Maior faturamento

Organização e produtividade são sinônimos de mais rendimento, tanto no tempo quanto no caixa.

Também um de nossos clientes, Tonistal, viu o seu faturamento multiplicar por 6 com o sistema de gestão. Com o respaldo que as OSs oferecem e a rapidez para responder chamados, os clientes aumentaram em número e qualidade.

Hoje, a Tonistal atende a redes de atacados.

Como escolher um sistema de gestão para a empresa?

Passo 1. Avalie as necessidades específicas da sua empresa

Se você está procurando por um sistema de gestão, provavelmente é porque notou que a sua empresa mudou. Pode ser que tenha crescido demais e, agora, está difícil acompanhar os dados apenas por tabelas de Excel.

Avalie os gargalos que existem na sua empresa de acordo com o momento que ela está e avalie as possíveis soluções a partir daí.

Passo 2. Pesquise as opções do mercado

Todo consumidor faz isso e não seria diferente tratando-se de empresários. Avalie as opções de sistema do mercado e como as funcionalidades de relacionam com o que você procura.

Nós preparamos um guia completo com as 10 melhores opções no mercado para sistemas de gestão.

Conheça mais: Qual o melhor sistema de gestão? Top 10 + funcionalidades

Passo 3. Considere a reputação das empresas

Tome um tempo para pesquisar como os clientes falam da empresa em canais como o Capterra, Reclame Aqui e o Google.

Se puder, converse com profissionais do seu setor para conseguir recomendações também. Você pode juntar-se à Comunidade Auvo para fazer isso.

Curiosidade: sabia que o Auvo não tem nenhuma reclamação no Reclame Aqui, avaliação 4.6 no Capterra e 4.7 no Google?

Se você avaliar que a sua empresa não está no momento de contratar um sistema de gestão, tudo bem. Mas mantenha sempre em mente que se você quer escalar o crescimento dela um dia, esta é uma etapa necessária.