Na rotina do gestor empresarial, o controle de atividades de seus funcionários é uma das funções mais importantes.
Com um bom acompanhamento, é possível aumentar a produtividade, melhorar o planejamento e os resultados dos negócios.
Mas nem sempre essa é uma tarefa fácil. Pensando nisso, falamos sobre o conceito, a importância, as vantagens e algumas formas de realizar esse controle.
Vamos lá?
O que é o controle de atividades?
O controle de atividades é o conjunto de ações cuja finalidade é monitorar o cumprimento das tarefas e o trabalho das equipes. É, portanto, uma ferramenta de gestão que contribui para a organização das atividades.
É possível fazer esse controle em planilha? Sim. Mas muitos gestores já optam por fazer o controle de atividades online pela facilidade que a tecnologia traz.
Seja qual for o método escolhido, o gestor consegue avaliar suas equipes e os projetos com essa estratégia em prol de um trabalho mais eficiente.
Controle de atividade: conheça as vantagens
Um bom controle de tarefas traz muitas vantagens para as empresas, pois o acompanhamento atua diretamente na produtividade das equipes.
Porém, esse não é o único benefício. Veja:
Aumento da produtividade da empresa
O controle de tarefas de uma equipe nada mais é do que o acompanhamento do processo de trabalho.
Ao fazer isso, o gestor pode verificar gargalos no fluxo de forma rápida, atuando para corrigi-los. Isso minimiza o tempo de inatividade dos profissionais, o que contribui para um melhor desempenho.
Melhora nos planejamentos estratégicos
Quanto tempo a equipe Alfa demora para realizar uma visita técnica? Quais tarefas da rotina da equipe Beta demandam mais tempo?
Essas respostas só aparecem quando o gestor faz o controle de atividades diárias. Com esses dados, ele poderá otimizar os planejamentos da empresa, tornando-a mais eficiente em diversos aspectos, como atendimento ao cliente.
Melhores resultados de negócio
Com mais produtividade dos funcionários e melhor planejamento, é natural que os resultados de negócio sejam melhores.
Esse é mais um benefício do controle das atividades que resulta dos dados qualitativos e quantitativos derivados desse acompanhamento.
Qual a importância de fazer um bom controle de atividades?
Agora você já sabe o que é o controle de atividades e quais os benefícios essa prática traz para uma empresa.
Disso, podemos apontar a importância desse monitoramento, certo? Otimizar a produtividade dos funcionários, criar planejamentos mais assertivos e ter melhores resultados de negócio.
Ou, em suma, manter todos focados em atingir os objetivos estratégicos.
Com o controle de atividades diárias, os próprios colaboradores terão clareza sobre seus papéis, o que garante uma prestação de serviços mais qualificada.
Por isso, além de todos os benefícios, tenha em mente que o controle de tarefas interfere positivamente na satisfação do cliente.
E como fazer o controle de tarefas de forma eficiente?
Controle de atividade: como fazer de forma eficiente?
Para um bom controle de tarefas, é preciso ter uma boa estratégia. Ela envolve 6 ações, que listamos a seguir:
Gestão de tarefas
A gestão de tarefas nada mais é do que definir as atividades e atribuí-las para as equipes, com prazo determinado e eventuais instruções.
Assim, cada profissional saberá suas responsabilidades, o que facilita o acompanhamento pelo gestor.
Essa prática é, inclusive, a base de uma gestão inteligente.
Definição de métricas
Definir métricas de produtividade é outra prática importante no controle de atividade.
Os chamados KPIs (Indicadores-chave de Performance) mensuram a evolução das tarefas e dos profissionais. A partir desses dados, o gestor pode atuar para aprimorar a execução das atividades.
Determinação de prazos
Delegar tarefas sem prazo é sinônimo de improdutividade.
Portanto, determine prazos reais na hora de realizar a gestão das tarefas, respeitando as demandas de cada setor. Isso é especialmente importante para quem lida com equipes externas.
Dessa forma, as equipes ficam mais livres para encontrar as melhores soluções.
Análise de resultados
Após atribuir as tarefas com os prazos e definir as métricas, o gestor terá dados valiosos em mãos. É momento, então, de analisar os resultados, o que deve ocorre em três frentes:
- Análise dos resultados de cada equipe: facilita a visualização do planejamento feito para cada setor.
- Avaliação específica de cada profissional: permite maior detalhamento das atividades de cada funcionário.
- Análise geral dos processos da empresa: acompanhamento da produtividade empresarial no período determinado.
Com essa análise, é possível atuar em cima dos problemas e encontrar as melhores soluções.
E fique atento a uma dica importante: a tecnologia tem papel fundamental para conseguir esses dados.
Atenção à comunicação interna
A comunicação interna é a chave do bom funcionamento da empresa e do controle de tarefas, pois mantém as equipes engajadas e alinhadas.
Portanto, tenha canais de comunicação abertos com os profissionais, crie uma cultura de diálogo e feedback.
Utilização da tecnologia ao seu favor
Fazer controle de atividades por planilha é possível? Sem dúvidas.
Porém, há soluções tecnológicas que abordam mais de uma necessidade da sua empresa. Isso otimiza o tempo, proporciona redução de custos e aumenta a produtividade.
Então é possível fazer o controle de atividade online? Sim! Existem softwares que fazem o acompanhamento em tempo real das equipes.
O app Auvo, por exemplo, permite ao gestor enviar ordens de serviço para o smartphone do técnico, controlar as atividades das equipes externas em deslocamento, e muito mais.
Mas a melhor funcionalidade do Auvo para um controle de atividades online é o checklist. Seu objetivo é padronizar a prestação de serviços da sua empresa.
Com o aplicativo de checklist, o gestor verifica a qualidade de cada visita, conferindo anotações, pendências e relatos.
Ou seja, ao controlar todas as etapas do atendimento dos colaboradores, garante a satisfação dos clientes.
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Conclusão
O controle de atividades serve para monitorar o cumprimento das tarefas e o trabalho das equipes.
Quando bem feito, ele aumenta a produtividade dos profissionais e os resultados do negócio.
Para tanto, há algumas práticas essenciais, como a gestão de tarefas, a definição de métricas e o uso de tecnologias.
Se você é um gestor com dificuldades em fazer um controle de tarefas assertivo, verifique onde estão as falhas.
O problema é roteirizar atividades para seu time? O checklist de manutenção está incompleto, gerando inconsistências na prestação de serviços?
Tudo isso pode ser corrigido com a tecnologia, sabia? No blog do Auvo, temos muitos conteúdos com essa abordagem.
