Controle de atividades: o que é e como fazer corretamente

Entenda tudo sobre controle de atividades: o que é, sua importância, as vantagens para a empresa e como fazer de forma eficiente. Confira!

Na rotina do gestor empresarial, o controle de atividades de seus funcionários é uma das funções mais importantes. 

Com um bom acompanhamento, é possível aumentar a produtividade, melhorar o planejamento e os resultados dos negócios. 

Mas nem sempre essa é uma tarefa fácil. Pensando nisso, falamos sobre o conceito, a importância, as vantagens e algumas formas de realizar esse controle.

Vamos lá?

O que é o controle de atividades?

O controle de atividades é o conjunto de ações cuja finalidade é monitorar o cumprimento das tarefas e o trabalho das equipes. É, portanto, uma ferramenta de gestão que contribui para a organização das atividades.

É possível fazer esse controle em planilha? Sim. Mas muitos gestores já optam por fazer o controle de atividades online pela facilidade que a tecnologia traz.

Seja qual for o método escolhido, o gestor consegue avaliar suas equipes e os projetos com essa estratégia em prol de um trabalho mais eficiente.

Controle de atividade: conheça as vantagens

Um bom controle de tarefas traz muitas vantagens para as empresas, pois o acompanhamento atua diretamente na produtividade das equipes. 

Porém, esse não é o único benefício. Veja:

Aumento da produtividade da empresa

O controle de tarefas de uma equipe nada mais é do que o acompanhamento do processo de trabalho. 

Ao fazer isso, o gestor pode verificar gargalos no fluxo de forma rápida, atuando para corrigi-los. Isso minimiza o tempo de inatividade dos profissionais, o que contribui para um melhor desempenho.

Melhora nos planejamentos estratégicos

Quanto tempo a equipe Alfa demora para realizar uma visita técnica? Quais tarefas da rotina da equipe Beta demandam mais tempo?

Essas respostas só aparecem quando o gestor faz o controle de atividades diárias. Com esses dados, ele poderá otimizar os planejamentos da empresa, tornando-a mais eficiente em diversos aspectos, como atendimento ao cliente.

Melhores resultados de negócio

Com mais produtividade dos funcionários e melhor planejamento, é natural que os resultados de negócio sejam melhores. 

Esse é mais um benefício do controle das atividades que resulta dos dados qualitativos e quantitativos derivados desse acompanhamento. 

Qual a importância de fazer um bom controle de atividades?

Agora você já sabe o que é o controle de atividades e quais os benefícios essa prática traz para uma empresa.

Disso, podemos apontar a importância desse monitoramento, certo? Otimizar a produtividade dos funcionários, criar planejamentos mais assertivos e ter melhores resultados de negócio.

Ou, em suma, manter todos focados em atingir os objetivos estratégicos.

Com o controle de atividades diárias, os próprios colaboradores terão clareza sobre seus papéis, o que garante uma prestação de serviços mais qualificada. 

Por isso, além de todos os benefícios, tenha em mente que o controle de tarefas interfere positivamente na satisfação do cliente

E como fazer o controle de tarefas de forma eficiente?

Controle de atividade: como fazer de forma eficiente?

como fazer controle de atividade

Para um bom controle de tarefas, é preciso ter uma boa estratégia. Ela envolve 6 ações, que listamos a seguir:

Gestão de tarefas

A gestão de tarefas nada mais é do que definir as atividades e atribuí-las para as equipes, com prazo determinado e eventuais instruções. 

Assim, cada profissional saberá suas responsabilidades, o que facilita o acompanhamento pelo gestor. 

Essa prática é, inclusive, a base de uma gestão inteligente.

Definição de métricas

Definir métricas de produtividade é outra prática importante no controle de atividade. 

Os chamados KPIs (Indicadores-chave de Performance) mensuram a evolução das tarefas e dos profissionais. A partir desses dados, o gestor pode atuar para aprimorar a execução das atividades.

Determinação de prazos

Delegar tarefas sem prazo é sinônimo de improdutividade. 

Portanto, determine prazos reais na hora de realizar a gestão das tarefas, respeitando as demandas de cada setor. Isso é especialmente importante para quem lida com equipes externas.

Dessa forma, as equipes ficam mais livres para encontrar as melhores soluções.

Análise de resultados

Após atribuir as tarefas com os prazos e definir as métricas, o gestor terá dados valiosos em mãos. É momento, então, de analisar os resultados, o que deve ocorre em três frentes:

  • Análise dos resultados de cada equipe: facilita a visualização do planejamento feito para cada setor.
  • Avaliação específica de cada profissional: permite maior detalhamento das atividades de cada funcionário.
  • Análise geral dos processos da empresa: acompanhamento da produtividade empresarial no período determinado.

Com essa análise, é possível atuar em cima dos problemas e encontrar as melhores soluções. 

E fique atento a uma dica importante: a tecnologia tem papel fundamental para conseguir esses dados.

Atenção à comunicação interna

A comunicação interna é a chave do bom funcionamento da empresa e do controle de tarefas, pois mantém as equipes engajadas e alinhadas. 

Portanto, tenha canais de comunicação abertos com os profissionais, crie uma cultura de diálogo e feedback. 

Utilização da tecnologia ao seu favor

Fazer controle de atividades por planilha é possível? Sem dúvidas. 

Porém, há soluções tecnológicas que abordam mais de uma necessidade da sua empresa. Isso otimiza o tempo, proporciona redução de custos e aumenta a produtividade. 

Então é possível fazer o controle de atividade online? Sim! Existem softwares que fazem o acompanhamento em tempo real das equipes. 

O app Auvo, por exemplo, permite ao gestor enviar ordens de serviço para o smartphone do técnico, controlar as atividades das equipes externas em deslocamento, e muito mais.

Mas a melhor funcionalidade do Auvo para um controle de atividades online é o checklist. Seu objetivo é padronizar a prestação de serviços da sua empresa.

Com o aplicativo de checklist, o gestor verifica a qualidade de cada visita, conferindo anotações, pendências e relatos. 

Ou seja, ao controlar todas as etapas do atendimento dos colaboradores, garante a satisfação dos clientes.

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Conclusão

mportância de fazer um bom controle de atividades

O controle de atividades serve para monitorar o cumprimento das tarefas e o trabalho das equipes. 

Quando bem feito, ele aumenta a produtividade dos profissionais e os resultados do negócio. 

Para tanto, há algumas práticas essenciais, como a gestão de tarefas, a definição de métricas e o uso de tecnologias.

Se você é um gestor com dificuldades em fazer um controle de tarefas assertivo, verifique onde estão as falhas.

O problema é roteirizar atividades para seu time? O checklist de manutenção está incompleto, gerando inconsistências na prestação de serviços?

Tudo isso pode ser corrigido com a tecnologia, sabia? No blog do Auvo, temos muitos conteúdos com essa abordagem.

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Gabriel Rodrigues

CEO da Auvo Tecnologia. Já ajudou mais de 2 mil empresas de serviços e assistência técnica com o Auvo.

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