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Controle de atividades: o que é e como fazer corretamente

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Controle de atividades: o que é e como fazer corretamente

Leitura aprox. de 11 minutos

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Gabriel Rodrigues


Setembro 12, 2024


Leitura aprox. de 11 minutos

Aqui você encontra:

Se você é gestor empresarial, sabe que o controle de atividades de seus funcionários é uma das funções mais importantes. 

Com um bom acompanhamento, é possível aumentar a produtividade, melhorar o planejamento e os resultados dos negócios. 

Mas nem sempre essa é uma tarefa fácil. Pensando nisso, no texto a seguir falamos sobre o conceito, a importância, as vantagens e como realizar o controle.

Confira!

O que é o controle de atividades?

O controle de atividades é o conjunto de ações cuja finalidade é monitorar o cumprimento das tarefas e o trabalho das equipes. É, portanto, uma ferramenta de gestão que contribui para a organização das atividades.

Controle de atividades

É possível fazer esse controle em planilha? Sim. Mas muitos gestores já optam por fazer o controle de atividades online pela facilidade que a tecnologia traz.

Seja qual for o método escolhido, o gestor consegue avaliar suas equipes e os projetos com essa estratégia em prol de um trabalho mais eficiente.


Controle de atividade: conheça as vantagens

Um bom controle de tarefas traz muitas vantagens para as empresas, pois o acompanhamento atua diretamente na produtividade das equipes. 

Porém, esse não é o único benefício. Veja:

Aumento da produtividade da empresa

O controle de tarefas de uma equipe nada mais é do que o acompanhamento do processo de trabalho. 

Ao fazer isso, o gestor pode verificar gargalos no fluxo de forma rápida, atuando para corrigi-los. Isso minimiza o tempo de inatividade dos profissionais, o que contribui para um melhor desempenho.

Melhora nos planejamentos estratégicos

Quanto tempo a equipe "Alfa" demora para realizar uma visita técnica? Quais tarefas da rotina da equipe "Beta" demandam mais tempo?

Essas respostas só aparecem quando o gestor faz o controle de atividades diárias. Com esses dados, ele poderá otimizar os planejamentos da empresa, tornando-a mais eficiente em diversos aspectos, como atendimento ao cliente.

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Melhores resultados de negócio

Com mais produtividade dos funcionários e melhor planejamento, é natural que os resultados de negócio sejam melhores. 

Esse é mais um benefício do controle das atividades que resulta dos dados qualitativos e quantitativos derivados desse acompanhamento. 

Qual a importância de fazer um bom controle de atividades?

Monitorar as atividades ajuda a otimizar a produtividade dos funcionários, criar planejamentos mais assertivos e ter melhores resultados de negócio.

Em resumo, ajuda a manter todos focados em atingir os objetivos estratégicos.

Com o controle de atividades diárias, os próprios colaboradores terão clareza sobre seus papéis, o que garante uma prestação de serviços mais qualificada. 

Por isso, além de todos os benefícios, tenha em mente que o controle de tarefas interfere positivamente na satisfação do cliente. 

Controle de atividade: como fazer de forma eficiente?

Para um bom controle de tarefas, é preciso ter uma boa estratégia. Ela envolve 6 ações, que listamos a seguir:

  1. Gestão de tarefas

    A gestão de tarefas nada mais é do que definir as atividades e atribuí-las para as equipes, com prazo determinado e eventuais instruções. 

    Assim, cada profissional saberá suas responsabilidades, o que facilita o acompanhamento pelo gestor. 

    Essa prática é, inclusive, a base de uma gestão inteligente.

    agenda - controle de atividades

  2. Definição de métricas

    Definir métricas de produtividade é outra prática importante no controle de atividade. 

    Os chamados KPIs (indicadores-chave de performance) mensuram a evolução das tarefas e dos profissionais. A partir desses dados, o gestor pode atuar para aprimorar a execução das atividades.

  3. Determinação de prazos

    Delegar tarefas sem prazo é sinônimo de improdutividade. 

    Portanto, determine prazos reais na hora de realizar a gestão das tarefas, respeitando as demandas de cada setor. Isso é especialmente importante para quem lida com equipes externas.

    Dessa forma, as equipes ficam mais livres para encontrar as melhores soluções.

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  4. Análise de resultados

    Após atribuir as tarefas com os prazos e definir as métricas, o gestor terá dados valiosos em mãos. É momento, então, de analisar os resultados, o que deve ocorre em três frentes:

    • Análise dos resultados de cada equipe: facilita a visualização do planejamento feito para cada setor.
    • Avaliação específica de cada profissional: permite maior detalhamento das atividades de cada funcionário.
    • Análise geral dos processos da empresa: acompanhamento da produtividade empresarial no período determinado.

    Com essa análise, é possível atuar em cima dos problemas e encontrar as melhores soluções. 

    E fique atento a uma dica importante: a tecnologia tem papel fundamental para conseguir esses dados.

    Controle do tempo de execução da tarefa
  5. Atenção à comunicação interna

    A comunicação interna é a chave do bom funcionamento da empresa e do controle de tarefas, pois mantém as equipes engajadas e alinhadas. 

    Portanto, tenha canais de comunicação abertos com os profissionais, crie uma cultura de diálogo e feedback. 

  6. Utilize a tecnologia a seu favor

Fazer controle de atividades por planilha é possível? Sem dúvidas. 

Porém, há soluções tecnológicas que abordam mais de uma necessidade da sua empresa. Isso otimiza o tempo, proporciona redução de custos e aumenta a produtividade. 

Então é possível fazer o controle de atividade online? Sim! Existem softwares que fazem o acompanhamento em tempo real das equipes. 

O app Auvo, por exemplo, permite que o gestor envie ordens de serviço para o smartphone do técnico, controle as atividades das equipes externas em deslocamento, e muito mais.

App Auvo em um celular

A melhor funcionalidade do Auvo para um controle de atividades online é o checklist. O objetivo desta funcionalidade é padronizar a prestação de serviços da sua empresa.

Com o aplicativo de checklist, o gestor verifica a qualidade de cada visita, conferindo anotações, pendências e relatos.

Um exemplo de sucesso, com a implementação de tecnologia nas operações, aconteceu com a empresa Worldtel. Atuando há mais de 23 anos no mercado de soluções de infraestrutura, a empresa enfrentava desafios no controle manual das atividades de sua equipe externa.

Utilizando relatórios impressos e preenchidos manualmente, a Worldtel lidava com inconsistências e atrasos. Com a implementação do software Auvo, modernizou seus processos, automatizando o registro de atividades, melhorando a precisão dos relatórios e tornando a gestão mais eficiente e segura.

Ou seja, ao controlar todas as etapas do atendimento dos colaboradores, garante a satisfação dos clientes.

Quer saber mais desta história de sucesso? Leia o artigo completo aqui.

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O controle efetivo das atividades e ferramentas

O controle de atividades serve para monitorar o cumprimento das tarefas e o trabalho das equipes. 

Quando bem feito, ele aumenta a produtividade dos profissionais e os resultados do negócio. Para tanto, há algumas práticas essenciais, como a gestão de tarefas, a definição de métricas e o uso de tecnologias.

Se você é um gestor com dificuldades em fazer um controle de tarefas assertivo, verifique onde estão as falhas.

O problema é roteirizar atividades para seu time? O checklist de manutenção está incompleto, gerando inconsistências na prestação de serviços?

Tudo isso pode ser corrigido com a tecnologia.  No blog do Auvo, temos muitos conteúdos para você conhecer e se desenvolver.

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Gabriel Rodrigues

CEO da Auvo Tecnologia. Já ajudou mais de 4 mil empresas de serviços e assistência técnica com o Auvo.

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