Relatório de não conformidade: o que é, a importância e como fazer

Se você busca meios para diminuir a ocorrência de resultados insatisfatórios, não só para sua empresa como também para o seu cliente, você precisa de um relatório de não conformidade.

Neste post, você encontrará o passo a passo de como fazer um relatório assertivo, assim como as melhores práticas para acompanhamento dos resultados.

Boa leitura!

O que é um relatório de não conformidade?

Também conhecido como RNC, o relatório de não conformidade é um meio para controlar e documentar o padrão de qualidade dos processos ou produtos de uma empresa.

Relatório de não conformidade: para que serve?

O RNC serve como uma ferramenta que registra falhas no processo, serviços, produtos  ou na produção da sua empresa.

Sendo assim, o RNC serve com uma base de análise das causas dessas falhas, auxiliando os gestores na hora de definir um plano de ação, e assim, solucioná-los de forma adequada.

Benefícios em adotar o relatório de não conformidade

Encontrar ações de melhoria contínua

O principal benefício do RCN, é a possibilidade de encontrar formas de melhoria contínua. Afinal, o RCN é um meio adequado para análise de causas de problemas. Logo, é possível reparar desvios, e ainda, garantir a qualidade esperada pelos seus clientes.

Padronização de processos

Com um relatório de não conformidade bem estruturado, é possível garantir um padrão de qualidade nos serviços. Dessa forma, você proporciona um bom atendimento a todos os clientes.

Como fazer um relatório de não conformidade: passo a passo

Agora que você já entendeu sobre a importância do RCN, chegou o momento de fazer um. Para isso, siga os seguintes passos:

1. Identifique a ação imediata

Comece identificando a não conformidade. Para isso, você pode fazer uso de diversos agentes, como por exemplo, colaboradores, implementação de auditorias, monitoramento do SAC (serviço de atendimento aos clientes), relatório de visita técnica, entre outros.

2. Descreva as ocorrências

Em seguida, faça a  descrição e documente as ocorrências. A descrição, nada mais é do que um registro que deve ser feito.

Essa descrição é importante, pois o RNC deve ser preenchido por quem detectou a informação de desvio. Portanto, registre todas as informações para uma futura avaliação correta desses desvios.

3. Faça um checklist de não conformidades

Elabore um checklist padrão de não conformidades seguindo as regras do ISO 9000. Comece definindo os objetivos da Inspeção de acordo com as normas de gestão de qualidade .

Além disso, documente as regras para constar a não conformidade. Assim, você aumenta a confiabilidade do trabalho. Por isso, as descreva da forma mais objetiva possível. 

Se for o caso, faça um teste juntamente com a sua equipe para aprimorar o que for necessário.

4. Comprove as não conformidades

Não basta apenas dizer que você constatou uma não conformidade. É preciso comprovar as evidências para ter credibilidade na entrega de relatórios. 

Por isso, capacite sua equipe para que cada um tenha autonomia, e também, garanta a assertividade ao detectar itens não conformes.

5. Utilize recursos alternativos

Ressaltado a importância em garantir a credibilidade e assertividade da informações, existem alguns recursos alternativos que podem ser utilizados nessa tarefa, como por exemplo:

• Assinaturas;
• Fotografias;
• Registro de localização por GPS;
• Registro de data e hora;
• Estrutura profissional (com logo no cabeçalho, e organização);
• Dados concisos.

Ferramentas para gestão de qualidade

5W2H

A metodologia 5W2H consiste em um checklist que organiza as etapas de um projeto, definindo um cronograma e alocação de pessoal.

A sigla é composta pelas iniciais de 7 perguntas em inglês, feitas para definir as diretrizes de um projeto. 

Os 5 W são:

• What (O que será feito?);
• Why (Por que será feito?);
• Where (Onde será feito?);
• When (Quando será feito?);
• Who: (Por quem será feito?).

Os 2 H são:

• How (Como será feito?);
• How Much (Quanto custará?).

As respostas para essas perguntas mostram o necessário para formatar um projeto corretamente, além de estabelecer as responsabilidades e reduzir ruídos na detecção do desvio.

Mapa de Processos

O mapa de processos permite entender os fluxos de trabalho além de dimensionar o que deve ser feito. Dessa forma, é possível identificar e registrar os desvios no relatório de não conformidade.

Auditorias

A auditoria de processos garante que todos os processos estejam alinhados com os objetivos do planejamento estratégico. Além disso, as auditorias ajudam na prevenção de desvios.

Ferramentas de Gestão

Com sistemas de gestão automatizados como o Auvo, você consegue elaborar relatórios 100% digitais com muito mais agilidade, segurança e sem precisar de toda aquela papelada.

Para exemplificar, veja como são processos dentro de uma ferramenta desta gestão:

Ordem de serviço

A ordem de serviço pode ser utilizada como uma ferramenta que auxilia na criação do RNC. Pois, através da OS é possível avaliar as causas de ocorrências de falhas, bem como o checklist de não conformidades.

Com o Auvo, sempre que um gestor cria uma ordem de serviço, pode também acrescentar um checklist de não conformidades. 

Assim, o colaborador responsável pela realização do serviço consegue inserir as informações, tirar fotos e coletar assinaturas, sem complicações.

Neste exemplo mostra que o técnico precisou fazer uma manutenção preventiva em um gerador. E ao realizar a tarefa, ele conseguiu preencher de forma intuitiva, todas as informações de conformidades que foram pré-determinadas pelo gestor, e ainda, coletou fotos e assinaturas.

Neste caso, o relatório pode ser gerado automaticamente em PDF ou planilha. Depois, é só enviar para o e-mail do cliente ou compartilhar via Whatsapp.

Conclusão

Que tal começar a elaborar o seu relatório de conformidade por um sistema de gestão? Além dessa vantagem, há várias outras que vão te ajudar a reduzir custos, diminuir erros e aumentar a produtividade da sua equipe.

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