Como criar um cronograma de manutenção preventiva?

No dia a dia de uma empresa de prestação de serviços, é muito comum que gestores de equipes priorizem chamados urgentes em vez das inspeções programadas à clientes. 

Por mais que exista uma lógica nessa priorização, um grande problema é causado quando o equipamento do cliente falha, deixando-o na mão.

Se o equipamento for um gerador de energia em um hospital, por exemplo, a falha do aparelho pode trazer grandes prejuízos para o estabelecimento.

Assim, além de perder o cliente, sua empresa fica sujeita à pagar uma multa pelo não cumprimento das responsabilidades estabelecidas no contrato de manutenção.

Para evitar esses problemas, sua empresa precisa se organizar corretamente e aprender a equilibrar demandas de manutenções preventivas e corretivas no negócio.

O grande desafio dos gestores, então, é aprender criar cronogramas assertivos, levando em consideração os tipos de equipamentos, a quantidade de demandas e o nível de produtividade da equipe.

Por este motivo, neste artigo, você vai aprender a como criar um cronograma de manutenção preventiva eficiente para organizar a operação de sua empresa de prestação de serviços.

O que é um cronograma de manutenção preventiva?

Um cronograma de manutenção preventiva é um planejamento, especificado no contrato de manutenção, no qual todas as atividades e datas de prestação de serviços são definidas.

Esse é um acordo, entre empresa e cliente, sobre a periodicidade das inspeções técnicas nos equipamentos, com o objetivo de evitar falhas e prolongar a vida útil dos ativos.

A programação das manutenções é baseada em um período determinado, que, geralmente, dura cerca de um ano.

A partir da definição deste tempo de acompanhamento, o gestor precisa distribuir as atividades de acordo com a necessidade de cada equipamento.

Ao estruturar o planejamento, é preciso descrever as tarefas, definir responsáveis, escolher as datas de execução, fazer um inventário de equipamentos e materiais utilizados no serviço e deixar uma coluna para o controle de status das visitas.

Sabemos que esse planejamento é muito trabalhoso e, por este motivo, recomendamos o uso de um checklist, para que você não se esqueça de nenhum detalhe no cronograma.

Quais são os benefícios de um cronograma?

Realizar o cronograma de manutenção preventiva é a melhor forma de organizar e controlar as visitas técnicas do seu time de colaboradores.

Possuir uma programação de tarefas eficiente e cumprir com as demandas de modo adequado, mostra o nível de profissionalismo e comprometimento da sua empresa com o cliente.

Outro benefício de criar um calendário de tarefas é a possibilidade de fazer um planejamento de rotas inteligente para visitas à clientes, o que vai economizar o tempo da sua equipe e o dinheiro gasto com deslocamento em sua empresa.

O gestor pode, por exemplo, escolher uma região para que os técnicos realizem as manutenções em todos os clientes da área em apenas um dia e ainda deixar espaços nas agendas dos colaboradores para atender chamados inesperados.

Por este motivo, criar um cronograma de manutenção preventiva é a melhor forma de cumprir prazos de serviços e fidelizar clientes, mostrando que você está atento às suas necessidades.

Como fazer um cronograma de manutenção assertivo?

Sabemos que não é do interesse de nenhuma empresa atrasar o cumprimento das manutenções e, consequentemente, acabar perdendo clientes.

O que acontece, na maioria das vezes, é que o gestor perde o controle sobre a operação. Com uma demanda alta de manutenções corretivas, a empresa acaba deixando as manutenções preventivas de lado.

Em algum ponto, a quantidade de visitas se acumulam e fica difícil atender às demandas antes que haja uma falha nos ativos.

Por isso, se o seu objetivo é organizar a agenda de colaboradores e focar na satisfação do cliente, lembre-se da necessidade de equilibrar diferentes tipos de tarefas na rotina da equipe.

A criação de um cronograma de atividades, então, é essencial na construção de processos eficientes de gestão. Confira as melhores práticas para criar planos efetivos em sua empresa:

Criar um plano de manutenção preventiva

O primeiro passo para estabelecer um cronograma é criar um plano de manutenção preventiva personalizado para cada cliente, o que vai guiar a prestação de serviços do início ao fim do contrato.

Assim, é interessante criar uma pasta cada cliente e identificá-la com informações gerais que sejam importantes para a identificação dos ambientes a serem inspecionados, como nome, telefone para contato e endereço.

Também é importante identificar os equipamentos que receberão as inspeções com informações que incluem tipo de equipamento, modelo e marca do ativo.

Logo depois, você poderá definir a periodicidade das visitas, e nessa parte, você pode definir a frequência das atividades de acordo com o tipo de equipamento ou o tempo médio entre falhas. 

Gerencie os ativos da sua empresa

Uma ação comum em equipes externas é que os técnicos vão à campo com ferramentas, produtos e materiais para a realização das manutenções. As empresas sofrem, então, com dificuldades de gerenciamento dos recursos.

O primeiro problema acontece quando um material é perdido ou não faturado por um colaborador e a empresa sofre com prejuízo de não receber o retorno sobre o investimento realizado.

Outro problema é quando os materiais utilizados diariamente em manutenções acabam no estoque, o que se torna um obstáculo para a finalização das visitas.

Isso acontece quando os materiais estão sendo usados pela equipe e não há um controle de estoque eficaz

Ambos os cenários são igualmente prejudiciais para a empresa por não possuir um processo de gestão de ativos eficiente.

Por este motivo, ao montar o cronograma, aponte quais recursos serão usados na manutenção preventiva, para se certificar de sua equipe possua todos os materiais essenciais para realizar as atividades.

Crie um calendário de visitas técnicas

Definir a periodicidade das ações é fundamental para a empresa criar um cronograma assertivo de visitas técnicas ao cliente.

No momento da criação do calendário, consulte a agenda dos colaboradores e verifique se já existem demandas para outros clientes.

Você também pode usar duas estratégias para definir o nível de prioridade da realização das manutenções preventivas em um cliente.

A primeira tática é dar prioridade aos clientes pelo tempo de aquisição, ou seja, clientes mais antigos possuem prioridade nas manutenções, como uma forma de fidelização.

Ou mesmo, por faturamento do cliente, onde os clientes com mais equipamentos e que pagam maiores valores à empresa possuem prioridade.

A escolha da estratégia varia de acordo com cada empresa, mas lembre-se que nos referimos à manutenções preventivas.

No caso de manutenções corretivas, é possível levar em conta fatores como nível de urgência e a localização do cliente, por exemplo.

Estabeleça processos efetivos

Dentro de uma atividade de manutenção preventiva, quais são as etapas mais importantes? Quais são os procedimentos a serem seguidos pelos técnicos? Com que frequência?

É importante que o gestor entenda quais medidas devem ser tomadas em cada tipo de equipamento e estime o tempo gasto para executar a manutenção. Assim, será possível planejar o cronograma de manutenção assertivamente.

Uma organização eficiente permite a tomada de decisões estratégicas, como a roteirização de visitas, por exemplo, que impacta diretamente na lucratividade do negócio.

A partir do momento em que processos forem estabelecidos, é essencial investir no treinamento da equipe, com o objetivo de orientar o time sobre ferramentas, ativos e atendimento.

A ideia é que você gaste um tempo ensinando seus colaboradores a identificar e resolver problemas de forma ágil, sendo uma ótima opção o uso de checklists de procedimentos técnicos.

 

Analise corretamente

Depois de estabelecer o cronograma de manutenção preventiva e criar processos efetivos para o cumprimento das atividades, é importante verificar se o planejamento está dando resultados.

O gestor deve sempre verificar se os prazos estão sendo cumpridos sem pendências e se as atividades têm sido realizadas com qualidade.

Para isso, o nível de satisfação do cliente deve ser constantemente monitorado, com o objetivo de saber se suas necessidades estão sendo realmente atendidas.

Além disso, você precisa se perguntar se a equipe está conseguindo realizar todas as demandas no prazo, pois, caso contrário, você pode pensar em contratar mais colaboradores ou estender o tempo entre as manutenções.

Como ter um controle automatizado do cronograma?

Agora que você aprendeu a fazer um cronograma de manutenção preventiva com qualidade, saiba que é possível automatizar processos e ter uma gestão ainda mais efetiva.

É possível se apoiar em um sistema de gestão de equipes externas, como o Auvo, que funciona como uma plataforma onde todas as manutenções podem ser planejadas e acompanhadas em apenas um lugar.

Com o Auvo, você consegue estruturar todo o plano de manutenção preventiva dos clientes, por meio da criação de tarefas, preenchimento de checklists, roteirização de visitas externas e produção de relatórios.

Imagine acompanhar o cumprimento do cronograma de manutenção preventiva dos clientes em tempo real.

Com esse controle automatizado, é possível equilibrar chamados de acordo com cada tipo de manutenção e personalizar a agenda dos técnicos sem prejudicar rotinas.

O sistema também foi feito para te ajudar com o gerenciamento de ativos: saiba com que equipamentos e produtos seus colaboradores estão e prepare seu estoque para futuras atividades.

Esse é o momento de parar de inventar desculpas e usar o cronograma de manutenção preventiva para impulsionar a sua gestão.

Quer saber mais sobre como o Auvo funciona? Baixe nosso ebook gratuito e conheça mais sobre o sistema!