Software de manutenção: automatize e reduza custos na sua empresa

Um software de manutenção é uma ferramenta que ajuda a organizar e gerenciar os seus ativos e a sua equipe externa de manutenção.

Gabriel Rodrigues

Gabriel Rodrigues

CEO da Auvo Tecnologia. Já ajudou mais de 2 mil empresas de serviços e assistência técnica com o Auvo.

O uso de um software de manutenção pode ser a solução para você que quer melhorar a eficiência da sua equipe. 

Afinal, supervisionar a manutenção, a operação, os técnicos e os ativos é uma tarefa difícil, que demanda muita atenção. Por isso, é interessante conhecer as vantagens de um software de manutenção.

O gerenciamento de uma empresa que tenha dezenas, senão centenas, de ativos é complexo e consome tempo. Pensando em uma solução para mudar o aspecto de gerenciamento, a utilização de um software passou a ser necessária.

Pensando nisso, vamos falar sobre os benefícios do software para gestão da manutenção e como ele pode fazer a diferença na sua gestão, melhorando a eficiência, maximizando os lucros e seu tempo.

Quer saber como isso pode ser feito?

Separei os benefícios de uso e como funciona cada vantagem dentro, e fora, da sua empresa! Siga com a leitura e veja o que é um software de manutenção e as vantagens de utilizar um em sua empresa para otimizar a gestão.

O que é um software para gestão da manutenção?

Um software de manutenção é uma ferramenta para todo gestor que necessita de ajuda para organizar e gerenciar os seus ativos e a sua equipe externa de manutenção.

O seu foco é garantir uma gestão da manutenção melhor estruturada. É como se essa tecnologia fosse a sua mão direita!

O software garante que os sistemas de produção operem como são projetados, minimizem o tempo de inatividade e aumentem a produtividade das equipes.

Se fossemos definir o gerenciamento da manutenção, diríamos que é uma maneira do gestor saber mais sobre os seus colaboradores ativos e ter a oportunidade de trabalhar com métricas e dados relevantes

Por que usar um software de manutenção?

O uso de um software de manutenção é uma solução inteligente para as empresas que desejam uma gestão mais estratégica, produtiva e, consequentemente, com melhor retorno financeiro. 

São vários os benefícios que podem ser colhidos diante da implementação dessa tecnologia, por ser uma ferramenta com amplas funcionalidades e que pode ser usada em empresas de diferentes setores.

Um exemplo de vantagem do software de manutenção está na possibilidade de monitorar equipes externas, ter um melhor gerenciamento financeiro e realizar emissão de faturas e notas fiscais.

Esse tipo de implementação também ajuda a gestão a ter um melhor fluxo de emissão de ordens de serviço.

No caso do monitoramento de equipes externas, pode ser uma solução aliada na redução de horas extras, reduzindo os gastos que estão fora do orçamento previsto na folha de pagamento.

Benefícios de usar um software de manutenção

Para que o gestor passe mais tempo do seu dia se preocupando com atividades estratégicas é preciso contar com uma boa ferramenta, como é o caso de um software de manutenção e assistência técnica.

Em uma pesquisa realizada pela CFO Magziane, 90% dos entrevistados disseram que precisam fazer mais com dados financeiros e operacionais para obter visibilidade crítica de suas operações.

O que isso significa?

Que dados e análises estão mudando a maneira como os gestores pensam sobre os problemas da companhia como um todo, possibilitando visualizar mais oportunidades.

Tenho certeza que você não quer ficar fora dessa, não é?

Então veja como fazer para obter esses dados, automatizar os seus processos e ter mais tempo para ações estratégicas neste resumo dos benefícios de usar um software de gestão de manutenção:

Planejar a manutenção preventiva

Se você quer reduzir os custos operacionais da sua empresa e lucrar ainda mais com a sua equipe de técnicos, é preciso planejar bem a manutenção preventiva dos seus ativos.

Eventualmente, as máquinas e equipamentos sofrem degradação, mas com uma ação preventiva é possível mantê-los funcionando por mais tempo.

Para começar, é preciso fazer um levantamento de todas as máquinas, bem como o histórico de peças e a quantidade de atividades que esse ativo já proporcionou.

Agora eu te pergunto: como ter essas informações em mãos sem a necessidade de procurar planilhas antigas ou documentações, como as ordens de serviços e os manuais, e só assim separar o que é necessário?

Para que essa atividade seja realizada com sucesso e automatizada, para verificar as estatísticas e perceber padrões, é preciso mais!

Um software para gestão da manutenção resolveria toda essa questão!

Ele realiza o agendamento de inspeções e manutenção, evitando a ocorrência de problemas de última hora e reparos caros.

Isso pode ser feito com a Agenda do Auvo, por exemplo.

Com a agenda montada, o gestor não precisa parar o seu trabalho todo dia, ou toda semana, para conferir qual máquina necessita de manutenção.

Se você fizer o cálculo dos indicadores de manutenção, saberá qual o tempo em que cada máquina tem uma parada e necessita de manutenção.

Assim, montará a agenda automatizada, sabendo sempre quando a falha acontecerá.

Por exemplo, se a sua empresa aproveita para fazer a locação de equipamentos que ficam em muito tempo ociosos, saberá, exatamente, quando aquele ativo precisará de manutenção.

Mesmo que ele não esteja dentro da empresa.

Gerenciar O.S eficientemente

Como você faz e gerencia as suas Ordens de Serviços hoje?

Provavelmente são feitas manualmente, repassadas ao final do dia e dispostas em várias planilhas, correto?

Se você ainda faz esse tipo de atividade, pode estar perdendo o tempo que poderia ser investido em outras prioridades.

Sem falar que para um bom planejamento de manutenção, ter esses dados em mãos é essencial.

Como mudar essa situação?

Investir em sistemas de O.Ss digitais é a melhor opção!

O sistema te ajudará a organizar tanto a quantidade, como a qualidade dos materiais, bem como a mão de obra necessária para a execução de cada serviço. 

Sabemos que acompanhar a execução de cada ordem de serviço em tempo real é o sonho de todo gestor de equipes técnicas.

Por isso, a Auvo disponibiliza essa automação de forma simples.

A O.S é enviada por e-mail para o cliente, com as fotos, formulários, assinatura do cliente e horário de chegada e saída do colaborador, de forma simples e prática, veja:

 

Dessa maneira, o seu colaborador não precisará voltar à empresa, toda vez que receber um chamado, apenas para pegar a O.S.

Também é possível rastrear automaticamente todas as ordens no sistema e capturar o histórico associado a cada peça de equipamento.

Aumentar a produtividade

O software de manutenção pode ser vinculado a dispositivos móveis, permitindo que os técnicos de manutenção acessem informações, verifiquem as próximas atividades e obtenham OSs em tempo real.

Consegue imaginar o aumento do tempo em atividade que o seu colaborador conseguirá obter apenas com a possibilidade de não voltar a empresa sempre que precisar fazer um novo serviço?

Não é só a produtividade da equipe ou do colaborador que é aumentada. Você, gestor, também pode aumentar a sua.

Geralmente, os gestores sofrem ao final de cada mês tendo que reunir informações avulsas para gerar os relatórios consolidados, certo?

Muito tempo é perdido e as informações não chegam.

Agora, se toda a operação for feita em um software para gestão da manutenção, como o Auvo, os relatórios poderão ser gerados a partir de um único clique.

Reduzir o tempo de inatividade

O tempo de inatividade é caro, tanto em termos de perda monetária, quanto em termos de produtividade e reputação.

Quando você se concentra na manutenção preventiva planejada, o tempo de inatividade do equipamento também é minimizado. Ou seja, é possível reduzir o tempo de inatividade em todos os âmbitos da empresa!

A ideia é permitir que a equipe passe mais tempo em campo, realizando as atividades e atendendo os clientes e menos tempo se preocupando com o equipamento ou com o tempo de parada.

Para isso, é preciso otimizar processos e não só gerenciar bem a equipe, mas os ativos da sua empresa também.

Determina o custo real da sua operação

Com todas as informações disponíveis, como as de ordens de serviços, materiais utilizados, mão de obra, informações dos relatórios, entre outras, você consegue saber o custo real da sua operação.

Você pode estar perdendo dinheiro por não fazer a gestão da sua equipe e dos seus ativos, sabia disso?

É preciso gerar resultados, sem que o tempo seja perdido e você precise, novamente, gastar o seu tempo coletando e compilando dados.

Reduz a burocracia

Automatizar os processos da sua empresa tem como impacto imediato uma redução na burocracia.

Com o software de manutenção do Auvo, por exemplo, é possível reduzir (e muito) o uso de papel na sua empresa, já que toda a emissão e gestão de ordens de serviços e outros documentos podem ser feitos por meio dessa tecnologia.

Aqui, os gestores podem fazer a gestão de OS tanto pelo smartphone como pelo desktop. Além de ser mais fácil e econômico, é um processo mais seguro.

Organiza a agenda de forma mais eficiente

Entre as vantagens da ferramenta, uma muito importante é a organização da agenda de trabalho. 

Com ela, é possível melhorar tanto o fluxo de trabalho de colaboradores ativos como também das atividades, através do envio de ordens de serviço para a equipe.

Reforça a segurança das operações

O uso de um software de gestão é fundamental para tornar as operações de uma empresa ainda mais seguras.

Isso porque é uma forma mais eficiente de controle e registro de manutenção de equipamentos e de acompanhamento dos padrões de segurança.

Além de evitar falhas e mau funcionamento, é uma maneira de garantir a eficiência e produtividade da empresa, que reduzirá chances de acidentes de trabalho ou pausas na produção para consertos de equipamentos que já deviam ter passado por revisão.

Funcionalidades de um software de manutenção

Existem diferentes tipos de softwares de manutenção no mercado, por isso, é possível que as funcionalidades variem bastante, tanto de acordo com a proposta da ferramenta como também para atender diferentes segmentos de empresa.

Mas de maneira geral, as principais funcionalidades que essa tecnologia apresenta são:

  • dashboard com visão geral da gestão: interatividade com visão ampla das informações, para consulta de dados e atividades realizadas por equipes externas e internas;
  • controle de chamados (helpdesk): chamados para suporte, análise de qualidade dos atendimentos e satisfação dos clientes;
  • gestão financeira: apoio na gestão do orçamento empresarial, controle de despesas, gerenciamento de custos, receitas cadastradas e relatórios:
  • programação de ordens de serviço: gerenciamento de ordens de serviços, check-list de atividades e definição da agenda;
  • painel de indicadores: disponibilidade de informações e dados para relatórios e análises estratégicas.

Como escolher um software de manutenção?

Para fazer uma boa escolha e contratar o melhor software de manutenção para a sua empresa, em primeiro lugar, é importante entender quais funcionalidades a tecnologia tem e comparar com as demandas da sua empresa.

Embora o software tenha muitos benefícios para linhas de produção, gestores logísticos e equipes externas, é importante entender que não são grupos pontuais da empresa que serão    beneficiados.

O desempenho da manutenção tem um enorme impacto em toda a empresa.

Por isso, a escolha não é importante apenas para um departamento, mas para todos os colaboradores, líderes e gestores.

Mas o que avaliar, na prática? Bem, pensando em ajudar quem não está familiarizado ao tema, separamos dicas do que observar em cada software de manutenção disponível no mercado.

Em resumo, os softwares devem ter:

  • possibilidade de cadastro de informações;
  • planejamento e acompanhamento dos serviços em execução;
  • identificação de equipamentos, tarefas e do panorama geral simplificado;
  • relatórios e gráficos com indicadores de produtividade;
  • acompanhamento de ocorrências relacionadas aos setores;
  • flexibilidade para atender diferentes tipos de empresas;
  • integração com diversos setores empresariais.

Conheça o Auvo, o software número 1 para empresas de assistência técnica e manutenção

Conclusão

Se você está se perguntando se está na hora de investir em um software de gestão da manutenção, se pergunte: deseja mais produtividade, reduzir custos operacionais e ter informações sobre sua equipe?

Então, a resposta é sim! Utilize um software para gestão da manutenção e tenha todos esses benefícios na sua empresa!

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