Como fazer modelo de ordem de serviço?

Se você é de uma empresa de prestação de serviço, sabe a importância da gestão de ordem de serviço para a organização dos processos de sua equipe externa.

Ter um modelo para a organizar as ordens de serviço, te ajuda a:

1. Controlar as atividades do seu time;

2. Monitorar os materiais mais usados;

3. Verificar a performance de cada colaborador.

Mas algumas empresas ainda não sabem como produzir OSs para detalhar seus serviços.

Por este motivo, vamos ensinar, passo a passo, como fazer o modelo ideal para seu negócio.

Você vai conhecer os pontos mais importantes da estrutura de uma OS, para que você possa incluir no seu documento.

Geralmente, um modelo de ordem de serviço possui os seguintes campos:

• Dados do Cliente;

• Tipo de Serviço;

• Descrição do Serviço Realizado;

• Materiais e Ferramentas Utilizadas;

• Horas Trabalhadas;

• Conclusão do Serviço;

• Recomendações.

Quer saber com detalhes quais são os pontos que você não pode deixar de disponibilizar em sua OS?

Vem comigo, que eu te mostro!

Como fazer um modelo de ordem de serviço?

Fazer um modelo de ordem de serviço é bem mais fácil do que parece.

Você pode criar o seu modelo em diversos formatos, como em Word ou Excel.

Caso queira salvá-los em nuvem, você pode produzir ou guardar os arquivos no Google Drive.

O importante é armazenar o documento em lugar acessível para o fácil preenchimento.

Agora, vamos apontar os tópicos mais importantes que você precisa ter em sua OS:

Dados do cliente

Para iniciar o seu modelo de ordem de serviço, é importante fornecer dados básicos sobre o cliente.

Insira informações que ajudem seus colaboradores a localizarem o local para a prestação de serviço. Por exemplo, um ponto de referência.

Não esqueça de colocar também as informações de contato, caso ele esteja com dificuldades de achar seu cliente.

Essas informações são essenciais:

• Nome da empresa;

• Endereço Completo com CEP;

• Telefone para Contato.

Assim, você vai enviar sua equipe para os locais corretos e deixará que tenham a possibilidade de entrar em contato com os clientes, caso haja algum desencontro.

Tipo de serviço

É fundamental deixar um campo disponível para a especificação do tipo de tarefa para os colaboradores.

Definir o tipo de serviço permite que a equipe foque nos procedimentos a serem feitos.

• Manutenção

• Instalação

• Limpeza

• Distribuição

• Assistência Técnica

Além disso, por mais que um determinado local tenha diversas demandas, é importante realizar apenas os serviços solicitados.

Então esse campo é fundamental para evitar confusões.

Descrição dos serviços realizados

Dentro de um modelo de ordem de serviço é necessário possuir um ponto que permite o colaborador inserir detalhes sobre o serviço.

Ele ajuda a deixar o cliente informado sobre todos os procedimentos realizados.

Nesse campo, podem ser preenchidas informações como:

• O objetivo do serviço;

• O prazo para a realização;

• Atividades executadas;

• Modo de execução das atividades.

Não se esqueça que as tarefas devem ser descritas com o máximo de detalhes possível para garantir a satisfação do cliente.

Materiais e ferramentas utilizadas

Um serviço, geralmente, demanda o uso de materiais, ferramentas e equipamentos.

Lembre-se de inserir em seu modelo um campo para descrever todos os produtos usados nos procedimentos.

Dentro desse campo, você pode responder às seguintes perguntas:

• Qual a quantidade de materiais, ferramentas e equipamentos utilizados?

• Foi necessário trocar alguma peça?

• Foi necessário comprar algum material, peça ou produto?

No caso da necessidade de efetuar alguma compra, o colaborador deve discriminar bem os valores cobrados e guardar as Notas Fiscais dos itens, pois esse valor deverá ser ressarcido pela empresa.

Horas trabalhadas

As horas dedicadas ao serviço devem ser especificadas em sua OS, pois também reflete no valor cobrado pelo serviço.

As informações de chegada e partida do colaborador interferem no preenchimento da OS.

Neste caso, um sistema de ordem de serviço, como o Auvo, pode te ajudar com o Check-in e Check-out dos seus colaboradores.

Muitas empresas inserem nas ordens de serviço tanto as horas gastas com a mão de obra, quanto as horas gastas no trajeto para o cliente.

Conclusão do Serviço

Neste campo, seu colaborador pode inserir informações importantes sobre os procedimentos feitos após a realização de todo o serviço.

Podem ser respondidas essas perguntas:

•  O serviço foi realizado com sucesso?

• Existe alguma pendência?

• Surgiu algum problema na execução do serviço?

Deixe o seu cliente ciente de qualquer imprevisto que tenha acontecido no meio do trabalho.

Recomendações

No modelo de ordem de serviço, esse ponto é destinado a observações finais, como por exemplo:

• Existe algum procedimento que o cliente deve tomar a partir de agora?

• Existe algo que o cliente precisa evitar a partir da realização do serviço?

• Será necessário fazer o serviço mais uma vez?

• Existe alguma recomendação para a realização de outro serviço?

Todos os avisos e advertências devem ser apontados nessa parte da OS.

Assinaturas

É a assinatura do cliente que comprova que o serviço foi prestado.

Para que o colaborador possa recolher a assinatura do cliente é preciso que o relatório da tarefa esteja pronto.

Só então o faturamento do serviço é permitido.

É importante que tenha uma área específica da OS para que o cliente e o técnico possam assinar e confirmar o serviço prestado.

Então não esqueça de inserir esse campo de preenchimento no seu modelo!

Minha empresa pode fazer o uso de ordem de serviço?

Você pode estar se perguntando: “será que esse documento serve para minha empresa?”

As ordens de serviços servem, em sua maioria, para empresas de prestação de serviços.

Dentre os segmentos que mais usam OSs, estão:

• Facilities;

• Manutenção;

• CFTV;

• Assistências Técnicas;

• Limpeza;

• Provedor de Internet;

• Telecomunicações;

• Distribuidoras;

• Indústrias;

• Empresas de aluguel de equipamentos;

• Climatização, Refrigeração e Ar Condicionado.

Independente do segmento, se você precisa organizar os fluxos de trabalho do seus colaboradores, esse modelo de ordem de serviço serve para sua empresa.

Conclusão

Você deve ter em mente que cada segmento de empresa pode ter um tipo de ordem de serviço diferente, por isso, insira novos campos e informações se for preciso.

Esse modelo de ordem de serviço serve como um material base de estrutura organizada, para que você crie o melhor tipo de OS para sua empresa.

 

 Empresas com grandes demandas de OSs acabam optando por utilizar sistemas de ordem de serviço, pois eles facilitam o dia a dia das equipes externas.

Esse tipo de sistema oferece relatórios, formulários, checklists, serviço de check-in e check-out e outras funcionalidades de forma simples e rápida.

Mas se a quantidade de ordens de serviço da sua equipe não for tão grande, esse modelo é ideal para você.

Portanto, utilize-o como um apoio para a gestão da sua equipe externa.

Mas comenta aí, conseguiu criar o modelo de ordem de serviço da sua empresa?

Conta para a gente: qual o seu segmento?