Como melhorar o gerenciamento de manutenção da sua empresa?

Uma das principais causas das dificuldades enfrentadas por gestores de equipes técnicas é um método de gestão com processos manuais, o que impede que você tenha dados básicos sobre a sua operação.  

O resultado disso é que o gestor fica completamente no escuro, não consegue tomar decisões inteligentes ou implantar mudanças que ajudarão a equipe a performar melhor.

Se você está cansado de sofrer com reclamações dos clientes, precisar confirmar localização dos técnicos e ainda ter altos gastos com a operação é melhor começar a trabalhar em um processo de gestão mais assertivo.

As vantagens de realizar um bom gerenciamento da manutenção são ter o controle de visitas, o aumento na produtividade da equipe, a melhoria na satisfação do cliente, a redução de custos e o aumento no lucro do negócio.  

Mas como implantar mudanças para atingir melhores resultados na empresa? Como iniciar um processo de gerenciamento de manutenção eficiente?

Neste artigo você vai conhecer as respostas e aprender a implantar processos inteligentes em sua gestão.

Como fazer um bom gerenciamento de manutenção?

Todos sabemos que fazer um gerenciamento de manutenção eficiente é a melhor forma de atingir melhores resultados em uma empresa de serviços.

O problema é que a maioria dos gestores não sabem por onde começar.

O segredo para ter uma operação realmente organizada é acompanhar, com muita atenção, todo o fluxo da visita: desde o início, no planejamento da agenda da equipe, até o final, na análise de dados dos relatórios técnicos.

Em sua supervisão, é preciso focar em três ações:

• Planejamento: de visitas técnicas, das rotas e do estoque de ativos e produtos;

• Acompanhamento: da execução de tarefas, dos dados gerados nas visitas e do índice de satisfação do cliente;

• Controle: dos chamados, dos custos e do desempenho da equipe.

E para conseguir colocar esse método de gestão em prática, é preciso parar de confiar apenas em processos manuais e começar a contar com a ajuda da automação de processos, apostando em ferramentas inteligentes.

Com elas, você terá a facilidade para ter mais tempo para focar na parte estratégica do seu negócio e manter a parte operacional funcionando corretamente.

Confira as melhores práticas para começar a fazer um gerenciamento da manutenção assertivo em sua empresa de serviços.

Agendamento de tarefas

Agendar tarefas de modo manual pode ser uma das atribuições mais trabalhosas da rotina de um gestor de equipes externas.

Muitos gestores ainda utilizam ordens de serviço impressas, o que, além de gerar custos desnecessários com deslocamento, atrasa o trabalho dos técnicos, que precisam voltar na empresa apenas para pegar novos documentos.

Os resultados desse método gerenciamento são o aumento com combustível, gerados devido à falta de um processo efetivo de roteirização de visitas e a desorganização da rotina dos colaboradores.

Para resolver o problema, o mais indicado é fazer o uso de um sistema de ordem de serviço digital, onde os gestores podem inserir, de forma rápida e acessível, as tarefas que a equipe precisa realizar no dia a dia.

Assim, os técnicos terão, em seus próprios smartphones, o cronograma de atividades e terão suas agendas atualizadas quando surgirem chamados de última hora.

 

 

Se a sua empresa realiza manutenções preventivas e corretivas, a melhor forma de diminuir os custos com combustível, no momento de agendar visitas, é com a roteirização de visitas. 

A roteirização de visitas ajuda o gestor a planejar tarefas, levando em consideração a proximidade entre clientes e o nível de urgência dos chamados, o que diminui o tempo de deslocamento e aumenta a produtividade da equipe.

Dessa forma, é possível distribuir técnicos em regiões diferentes e inserir chamados urgentes na agenda do colaborador que estiver mais próximo do cliente.

Monitoramento de visitas

Infelizmente não adianta ter organização interna das demandas eficiente se você ainda utiliza ligações para confirmar o cumprimento das atividades pelos técnicos.

Não são poucas as reclamações de clientes sobre o não recebimento das visitas técnicas ou sobre a qualidade das manutenções.

O grande problema é que, sem um processo de controle de visitas, não é possível confirmar se um colaborador realmente foi até o local ou comprovar que a tarefa foi realizada conforme planejada.

E, por este motivo, gestores perdem, todos os dias, um tempo precioso ligando para técnicos, confirmando suas localizações ou precisam ir à campo para realizar visitas pendentes.

A melhor forma de resolver esse impasse é utilizar um software de gestão de serviços, que permite o monitoramento da equipe em tempo real, além do tempo de duração de cada atividade.

O maior benefício é otimização de tempo, já que você não vai mais precisar ligar para os técnicos o dia todo para confirmar se as demandas estão realmente sendo cumpridas.

 

Gestão de ativos

É normal que empresas de serviços invistam altos valores em equipamentos, ferramentas e produtos para a realização dos serviços. 

Mas as coisas começam a dar errado quando os recursos da empresa são extraviados ou deixam de ser faturados.

Pense bem: cada valor investido em sua empresa foi planejado para trazer algum retorno financeiro.

Se sua equipe começa a perder ativos ou deixar de faturá-los, seu negócio estará sofrendo prejuízos.

Uma gestão de ativos eficiente serve para garantir que sua empresa não sofra com as consequências da falta de responsabilidade com os equipamentos ou produtos da empresa.

A melhor forma de realizar o acompanhamento é atribuindo os itens à cada colaborador ou cliente e permitindo que o estoque seja reabastecido quando for necessário.

Por isso é preciso usar uma ferramenta que permita o registro de equipamentos e produtos à profissionais em campo.

Assim, ao usar um item, o colaborador pode atribuí-lo ao cliente, o que te permite faturar o valor na cobrança do serviço.

Relatórios Técnicos

Entendemos que a maioria dos gestores sabem que precisam mudar processos em sua empresa, mas não sabem como extrair e analisar dados para tomar decisões.

Isso pode gerar uma falsa percepção sobre tomada de decisões corretas, mas que são apenas frutos de opinião.

Para te ajudar a fazer uma análise eficiente, vamos apontar algumas métricas que você pode usar para verificar a evolução da sua operação:

Qualidade dos serviços: pode ser medida pelas notas do cliente na pesquisa de satisfação, assim como a diminuição do retrabalho.

Se os técnicos não precisarem voltar em um cliente, uma segunda vez, para resolver problemas que deveriam ter sido resolvidos na primeira visita, com certeza a qualidade das manutenções está melhorando.

Produtividade: pode ser avaliada pela quantidade de visitas realizadas pelos técnicos e pelo tempo de duração de cada atividade.

Se você conseguir padronizar o atendimento da sua equipe, seus técnicos podem ser mais produtivos nas tarefas.

Com a certeza de que os colaboradores cumprirão com a agenda, é possível aumentar a quantidade de visitas do negócio.

Redução de custos: compare os gastos dos meses anteriores com combustível, impressão de relatórios e ordens de serviço, assim como a diminuição das despesas com reposição dos equipamentos, ferramentas e materiais.

Aumento na lucratividade da empresa: pode ser avaliada pelo aumento na quantidade de visitas realizadas, na retenção dos clientes e, claro, na redução dos custos gerais.

Além de todos os dados monitorados, é de profunda importância que a otimização do seu tempo seja levada em consideração no momento de avaliar toda a operação:

• Você está gastando menos tempo agendando atividades?

• Está economizando o tempo em ligações para confirmar a localização da equipe?

• Parou de receber tantas reclamações dos clientes?

• Está economizando o tempo gasto na digitalização de documentos?

• Tem mais tempo para pensar em estratégias e melhorar a operação?

Esses são alguns dos dados que vão te ajudar a entender como funciona a sua operação e, à partir deles, você pode tomar decisões assertivas.

Um sistema de gestão de equipes externas, como o Auvo, por exemplo, fornece todos os dados que você precisa para fazer essa análise.

Para ter acesso à eles é só se certificar que os técnicos usem o app de forma ativa e preencham os relatórios com exatidão.

Sistema de gestão da manutenção

Ao conhecer as melhores práticas de gerenciamento de manutenção, você deve ter percebido, em todos os estágios, a importância de se apoiar em uma ferramenta automatizada.

O Auvo é um sistema em que oferece todas as funcionalidades que você precisa em só um lugar. Ele foi produzido para auxiliar sua gestão, tornando seu dia a dia mais organizado e eficiente.

Com o software, você pode montar uma agenda assertiva, por meio de ordens de serviço digitais, e ainda ter dados atualizados sobre a localização do seu time e status das tarefas.

Também é possível realizar o gerenciamento do estoque de ativos no Auvo, cadastrando equipamentos e produtos e atribuindo-os à colaboradores ou clientes, com total ao histórico de movimentação dos itens.

Sua equipe também consegue produzir relatórios, preencher questionários, criar checklists e registrar as imagens da manutenção, para mostrar a qualidade dos serviços e gerar dados para sua gestão.

Agora que você já sabe como realizar um gerenciamento de manutenção, coloque o aprendizado em prática e colha os resultados de uma mudança em sua empresa. Não deixe de fazer o teste em nossa ferramenta!