Qual a melhor forma de dar feedback para sua equipe externa?

Feedback nada mais é que passar algumas devolutivas à sua equipe. As devolutivas podem ser boas ou ruins, mas sempre que precisar dizer uma negativa, é recomendado trazer algum elogio também, além da orientação clara do que seu funcionário deve fazer para melhorar. Vamos explicar melhor isso ao longo do artigo. Acompanhe! 

Após contratar sua equipe externa, é preciso adotar práticas que retenham seus bons funcionários. E, antes de pensar em demitir os recém contratados que não estão com boa performance, tente aplicar ações que auxilie na melhoria deles. Afinal, você gastou tempo e dinheiro no processo seletivo, portanto, não desperdice isso simplesmente mandando embora alguém que só precisava de um auxílio maior.

Com que frequência deve ser feito?

Para uma equipe externa, fazer feedbacks uma vez por mês seria uma frequência boa, já que eles passam a maior parte do tempo na rua e não ficam muito próximos aos gestor. A vantagem de ter esse hábito é que você tem um controle maior do que está acontecendo e consegue melhorar alguma coisa antes que se torne um problema grave.

Mas quando um novo funcionário entra na equipe, podem ser feitos feedbacks pontuais, quase toda semana, de modo que o gestor demonstre que está ali para auxiliar e não para simplesmente ficar cobrando e colocando pressão. Um bom líder sabe como motivar funcionários externos.

Ficar muito tempo sem feedback faz com que a comunicação entre gestor e equipe se torne distante. E dessa forma você pode perder o controle sobre o que está dando errado, ou até perder os seus funcionários mais dedicados e competentes!

Como deve ser feita a manutenção?

Fique atento à comunicação com a sua equipe! Já aconteceu de algum agendamento com o cliente falhar por conta de uma conversa ou ordem sua que não ficou clara? Você não vai esperar perder um cliente para melhorar isso né?

Tenha a certeza de que a comunicação com seus colaboradores está clara e objetiva. O aplicativo da AUVO pode e ajudar muito nisso, pois não fica apenas no “disse me disse”, fica tudo registrado pelo aplicativo, com horários, datas, observações.

Por mais que seja um tanto “burocrático”, as informações precisam estar padronizadas e acessíveis. Mas ser burocrático não significa que tenha que ser trabalhoso e demorado, pode ser tudo automatizado, de forma simples e rápida.

Se a sua equipe for grande, com mais de 10 colaboradores, você pode realizar o feedback mensal com toda a equipe, mostrando os resultados positivos e fazendo elogios. Na parte negativa, apenas explique os fatos que devem ser melhorados, sem citar nomes. Se por acaso, houver algum problema grave com um funcionário específico, aí sim realize o feedback pontual com aquela pessoa, de forma particular e discreta, sem que os outros colegas percebam. Agende um horário com esse funcionário previamente.

De que forma?

É importante também que o gestor leve em consideração o estilo de cada colaborador e tente encaixar as personalidades de cada um no modelo de gestão. Por exemplo: tem funcionários que se motivam mais pela questão financeira, portanto, adeque o seu discurso falando sobre as comissões (se houver), sobre o que ele irá conquistar com o salário ao final do mês, e sobre a tranquilidade de conseguir pagar as contas em dia.

Para o funcionário que prioriza o reconhecimento e é mais vaidoso, faça elogios, principalmente em público, reforce as conquistas dele, e sempre coloque os sonhos dele em pauta quando for passar as devolutivas.

Mas, lembrando, em nenhum dos casos corrija o funcionário de forma ríspida na frente dos outros. Isso não reforça o comportamento positivo, pelo contrário, faz o funcionário ficar cada vez mais insatisfeito.

É como Mario Sérgio Cortella diz:

''Elogie em público e corrija em particular. Um sábio orienta sem ofender, e ensina sem humilhar.''

Sempre que falar sobre um erro cometido, mostre a ele um plano de ação do que deve ser feito para tentar concertar ou evitar que aquilo aconteça novamente.

Como se preparar?

Antes de começar um feedback, tenha anotações e se prepare para o que vai falar e como vai falar. No aplicativo da Auvo você pode contar com vários dados:

• Os horários de chegada do seu funcionário em cada cliente, para saber se está cumprindo o horário ou sempre chegando atrasado;

• O tempo de duração que ele ficou em uma visita técnica ou atendimento (graças ao Check-in e Check-out que existe no aplicativo);

• Os km rodados, para que o reembolso seja feito de forma justa;

• A rota que o funcionário fez, para conferir se ele seguiu como foi orientado;

• As avaliações de cada cliente, para saber se ele está sendo cordial e eficaz nas visitas, garantindo a satisfação de sua clientela;

• Os relatórios feitos, com fotos e assinaturas dos clientes, para conferir se o serviço foi entregue e ele realmente foi produtivo.

Com todas essas informações em mãos, você consegue passar um feedback para sua equipe externa de forma clara e sem objeções, pois não vão ser informações com base em “achismos” e julgamentos. Mostrar os fatos e comprovar o que está falando faz parte de uma gestão inteligente.

Antes de começar o feedback, tente “quebrar o gelo”, mas sem parecer algo forçado. Faça um comentário sobre um jogo que aconteceu no dia anterior, ou uma notícia boa que você recebeu, tente criar um clima agradável para tirar o desconforto.

Faça um resumo breve do que vai ser abordado, para que o funcionário saiba que está ali apenas para alinhar expectativas e receber algumas orientações, principalmente nos primeiros feedbacks que o colaborador estiver com você.

Ao finalizar, já marque com a equipe ou o funcionário quando terão outro feedback, para que ele não seja “pego de surpresa” e leve aquilo como algo ruim. De preferência, já deixe o feedback como rotina, toda 1ª segunda-feira do mês, por exemplo.

O que fazer nos casos em que o feedback não é positivo?

Evite frases como “você sempre faz isso”; “você nunca consegue”; “é muito difícil trabalhar com você”; como postura de gestor você deve evitar os julgamentos e acusações. Sempre explique de forma clara o que aconteceu de errado e o que deve ser feito para que esse erro não aconteça novamente. Mas focando no fato que ocorreu, evitando citar nomes.

Se algum técnico quebrou um equipamento de um cliente, por exemplo.

Ao invés de dizer “João não teve cuidado nenhum, é um desastrado, não presta para trabalhar externamente, sem supervisão”. Troque por: “Infelizmente um equipamento foi quebrado, para evitar que isso aconteça, procurem chegar sempre no horário marcado da visita para que não aconteça de fazer o trabalho com pressa e correr o risco de trabalhar sem atenção. É preciso ter uma concentração no que está sendo feito e realmente dedicar aquele tempo com qualidade”.

E no caso de demissões?

Procure não fazer demissões no momento do feedback, pois isso pode assustar os demais colaboradores e deixá-los traumatizados toda vez que forem chamados para a devolutiva. Reforçando ainda mais a fama de que feedback é sempre algo negativo.

Se o seu colaborador já recebeu feedback, teve um tempo para se adaptar e continuou errando ou se cometeu um erro grave, realmente é necessária a demissão, mas procure fazê-la em um dia ou horário que não seja o mesmo do feedback.

Se ainda achar que o feedback é um momento tenso, pense da seguinte forma: o propósito disso é alinhar as expectativas, deixar claro quais são os objetivos que precisam alcançar e conseguir identificar claramente os problemas quando o sucesso não vem.