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  • Gabriel Rodrigues

Controle de dados: como a Geraquip criou processos efetivos com o Auvo

Fazer um controle de dados efetivo sobre os resultados de sua empresa pode ser um fator decisivo para o crescimento do seu negócio.


O maior benefício do uso do Auvo na Geraquip, uma empresa de instalação e manutenção de geradores, foi o acompanhamento, em tempo real, do desempenho de seus técnicos em campo.


Informações detalhadas sobre as visitas técnicas são muito importantes para a gestão da manutenção, principalmente quando envolvem processos de manutenções preventivas.


Um bom controle de dados sobre o desempenho da equipe de técnicos consegue fornecer informações suficientes para que decisões sejam tomadas de modo mais assertivo.


No caso da Geraquip, esse controle permitiu a criação de um planejamento e controle de manutenção excepcional para os geradores dos clientes.


Quem nos contou essa história de sucesso foi o gestor de equipes externas da Geraquip, Victor Falcão, responsável pela supervisão e controle de manutenções da empresa.


Sobre a empresa


Há 18 anos atuando no mercado, a Geraquip é uma empresa de instalação e manutenção, que trabalha com grupos de geradores diesel, equipamentos hidráulicos e pneumáticos.


A empresa trabalha, de forma estratégica, com planos de manutenção, para analisar a confiabilidade de ativos, evitar falhas, reduzir gastos e trazer tranquilidade para o negócio do cliente.


Victor Falcão explica que todo o planejamento e execução dos projetos são baseados nas necessidades individuais de seus clientes.


Por este motivo, a Geraquip trabalha com equipamentos novos e atua com profissionais focados em trazer o máximo de qualidade para seus clientes.


A equipe é composta por técnicos especializados em manutenção preventiva e corretiva, reforma, reparo e instalação de geradores, de qualquer marca ou modelo.


Desafio


O principal motivo para a contratação do Auvo, foi a necessidade de modernizar nossos processos de manutenção preventiva e os serviços em grupo de geradores”, diz Victor.


O gestor conta que a empresa tinha uma grande necessidade de evitar o uso de relatórios em papel, pois além de gastar tempo para serem digitalizados, não geravam dados para controle.


A produção de relatórios em papel tornava a tarefa de documentação e gerenciamento de dados muito desgastante e, assim, ineficiente para os gestores da empresa.


Por exemplo, quando o gestor precisava buscar informações antigas sobre a quantidade de manutenção de geradores para um cliente, era preciso procurar em pastas repletas de documentos digitalizados.

Solução


Com a implementação do Auvo, a principal mudança na empresa foi o aumento no controle de dados sobre os serviços dos colaboradores externos.


O sistema permite a consulta rápida de informações, como:

  • Horas trabalhadas;

  • Rotas usadas para visitas;

  • Quantidades de atividades realizadas;

  • Detalhes das tarefas, dentre outros.

A possibilidade de customizar os questionários permitiu tratá-los de forma a conseguir obter informações cruciais para a melhoria de todos os nossos processos de manutenção”, conta Victor.


Atualmente, quando precisam de informações anteriores acerca de um cliente, fazem buscas dentro do próprio sistema, para encontrar o que precisam, em questão de segundos.


O gestor conta também que após adaptar o Auvo às suas necessidades e convencer os colaboradores da importância dos questionários, percebeu uma melhoria na gestão da sua equipe externa.


Atuação Estratégica


Dentre todas as funcionalidades que o Auvo disponibiliza, a Geraquip utiliza, principalmente, o agendamento de manutenções e preenchimento de detalhes sobre os serviços.


Dessa forma, é possível ter acesso aos status de todas as atividades dos técnicos e controlar os dados de forma rápida, fácil e automatizada.


Confira as principais soluções usadas pela Geraquip:


Agendamento de tarefas


Uma das funcionalidades mais usadas pela Geraquip é o agendamento de visitas. Por meio da agenda no sistema, é possível cadastrar e programar tarefas específicas.


A agenda também permite o acompanhamento das atividades dos colaboradores: apresenta as tarefas realizadas, as tarefas em aberto e as que apresentam pendências.


A Geraquip utiliza o agendamento automático para cadastrar tarefas de repetição, como, por exemplo, manutenções preventivas mensais.


Assim, a manutenção de geradores pode ser programada para o ano todo.


Dessa forma, os técnicos são avisados, com antecedência, sobre o dia da próxima manutenção preventiva de um determinado cliente.


Recomendado: Sistema de ordem de serviço: como funciona?


Check-in e check-out


Por meio dessa funcionalidade, os status das tarefas e o tempo de serviço dos técnicos podem ser verificados em tempo real.


O check-in e check-out pode ser feito em qualquer smartphone que possua o aplicativo da Auvo, facilitando a passagem de informações.


O sistema também possibilita a ativação da função de check-in e o check-out automático, para que o técnico não precise se preocupar em assinalar o início ou fim da visita no celular.


Além disso, o tempo de execução de uma determinada tarefa fica registrada no sistema, o que facilita o cálculo do desempenho de produtividade do técnico.


Essas informações podem até mesmo servir como base para criação de metas justas e programas de recompensa para técnicos com os melhores desempenhos da empresa.


A Geraquip utiliza a opção de check-in e check-out para calcular as horas de serviços prestados por seus colaboradores.


Quer saber mais sobre a funcionalidade? Baixe nosso infográfico abaixo. É grátis!

Palavras-chave


O cadastro de palavra-chave é uma funcionalidade muito usada na criação e no controle de tarefas para os técnicos.


Com palavras-chave é possível inserir detalhes nas tarefas, como, por exemplo, identificar veículos usados nas visitas, marca ou modelo de equipamentos, status das visitas, necessidade de retorno etc.


As palavras-chave também podem ser usadas como formas de facilitar a filtragem de tarefas.


Dessa forma, colocar o nome da marca de um gerador como palavra-chave, por exemplo, permite que a manutenção de geradores de uma marca específica sejam filtradas juntas.


Dá até para trabalhar ações estratégicas com as palavras-chave. Com os resultados do controle de dados, é possível se perguntar:

  • Como diminuir a taxa de retorno em clientes?

  • Quais marcas e modelos de geradores mais falham?

  • Quais veículos fazem mais visitas?

  • Porque existem tantas pendências nas atividades de minha equipe?

Uma palavra-chave, quando usada corretamente no sistema, pode permitir a mensuração de diversos fatores de um serviço.


Quer saber mais sobre como funcionam as palavras-chave no Auvo? Confira o vídeo abaixo:



Geração de relatórios


A plataforma Auvo consegue gerar relatórios de diversos tipos para os gestores, como:

  • Relatórios de tarefas;

  • Questionários de serviços;

  • Pesquisas de satisfação;

  • Relatórios de despesas;

  • Monitoramento de colaboradores, dentre outros.

O uso de relatórios sobre as manutenções dos técnicos melhorou bastante os processos internos da Geraquip.


Agora eles possuem acesso a diversas informações, com a descrição da falha e dos procedimentos para corrigi-la, o resultado do serviço e o tempo de execução.


Outro ponto importante para Geraquip, com o uso do Auvo, foi o fortalecimento de sua responsabilidade socioambiental, pois agora a empresa faz uso apenas de relatórios digitais, economizando papel.


Saiba mais sobre o Auvo com esse ebook grátis! Confira todas as soluções que o sistema oferece.


Resultados


Para Victor Falcão, a principal mudança para a empresa foi o aumento do controle de dados sobre as informações de desempenho dos colaboradores externos.


Assim, eles conseguem medir constantemente os resultados alcançados e verificar como podem melhorá-los ainda mais.


O objetivo da empresa é aumentar a eficiência dos serviços oferecidos, gerar maiores índices de confiabilidade em ativos e conquistar cada vez mais clientes.


Nós, da Auvo, acompanhamos a empresa de perto e estamos prontos para ajudá-la a atingir o seu sucesso.


Acredito que um dos principais pontos positivos do Auvo é o serviço de atendimento, pois estão sempre prontos para ajudar e atender nossas solicitações”, diz Victor.


Com os dados que o Auvo oferece, é possível tornar a comunicação mais eficiente, criar processos efetivos e tornar sua equipe de manutenção de geradores ainda mais produtiva.


Faça como a Geraquip e aumente o controle de dados da sua empresa. Faça o teste grátis!


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