Como controlar a jornada de trabalho da sua equipe externa?

No geral, nossa lei brasileira prevê que a jornada de trabalho é de oito horas diárias.

As empresas com mais de dez colaboradores devem ter o ponto eletrônico ou, de alguma forma registrar o início e término da jornada de cada colaborador.

Ah! E se o colaborador exceder às horas trabalhadas, recebe as horas extras...

OK. Isso funciona para os funcionários de CLT que trabalham dentro da sede da empresa, mas e quanto ao trabalhador externo?

O que fazer quando o trabalhador não inicia nem finaliza a jornada de trabalho nas dependências da empresa?

Como saber se o funcionário externo está realmente trabalhando? Está cumprindo os horários dos agendamentos, por exemplo?

Vamos para os pontos importantes que devem ser avaliados!

Primeiramente, defina qual o tipo de contratação de seus funcionários

Funcionário registrado pela CLT

Se o seu funcionário tem carteira assinada então, tanto ele quanto você, estão assegurados pela lei trabalhista.

Apesar desse formato exigir o pagamento de impostos e contribuições diversas, como o FGTS, 13º salário, férias etc., esses custos altos são compensados pela segurança que trazem ao empregador.

Com carteira assinada, a empresa deve ficar de olho se o funcionário está cumprindo certinho as horas trabalhas na semana, nem ultrapassando, nem devendo horas.

Para um funcionário que atua em campo, o ideal seria que ele aparecesse na empresa para registrar o ponto de entrada e de saída.

Mas, se isso não for possível, então um aplicativo de ponto eletrônico virtual pode ajudar.

Se o seu técnico recebe por horas trabalhas, como prestador de serviços

A pessoa jurídica- PJ – não tem nenhuma obrigação de “bater ponto”.

Além disso, pode prestar serviços para outras empresas também. Essa parceria deve ter um contrato para registrar como todo o trabalho e remuneração.

Muitas empresas optam por contratar serviços de endereço fiscal para realização da nota fiscal.

Para as empresas esse profissional significa redução nos custos, já que o valor pago é apenas pelo serviço prestado, não necessita pagar impostos, 13º, férias nem FGTS.

A vantagem para o prestador de serviços é que essa modalidade oferece horários de trabalho mais flexíveis.

Ele precisa entregar o resultado que foi solicitado, mas pode fazer isso no horário em que achar melhor e, muitas vezes, acaba ganhando mais, já que o contratante não paga impostos, portanto, ele negocia um valor remuneratório mais alto.

Trabalhador terceirizado

A diferença dessa opção para as outras que citamos acima é que sua empresa terá um vínculo com outro empreendimento, não com um profissional específico.

Funciona como se fosse o PJ, mas o contrato é feito com uma outra empresa, que contém mais profissionais executando o serviço.

De acordo com a Reforma Trabalhista aprovada em 2017, o empregado é de responsabilidade da terceirizada, ela que deve zelar pelos direitos dessa pessoa, mas o contratante fica como subsidiário dessa pessoa também.

A vantagem desse tipo de contratação é que você não se preocupa com tanta burocracia.

Se o funcionário estiver doente ou entrar de férias, a empresa deve mandar outro para substituí-lo.

Você também consegue economizar bastante reduzindo os custos de encargos trabalhistas e toda a papelada da previdência.

Muitos empresários conseguem aumentar a produtividade de seu negócio dessa maneira.

Mas, depende muito de qual o ramo de seu negócio. Essa opção não leva em conta a qualidade do trabalho final.

Tendo os seus próprios funcionários você pode treinar sua equipe e contratar sua equipe externa da maneira que achar melhor.

Em cada formato de contratação existe uma regra, inclusive, antes de recrutar os funcionários, você precisa definir qual vai ser a melhor forma de ter esse profissional registrado.

Se vai ser carteira assinada, contrato de PJ, se vai ser terceirizado, se ele vai ser pago por horas trabalhadas ou por serviço prestado... enfim, o mais recomendado é que você verifique com seu jurídico e com seu departamento de RH.

Não queira controlar o que não é possível

Muitos gestores precisam ter o controle de tudo o que está acontecendo com sua equipe e o andamento dos processos, mas é preciso racionalizar: quando sua equipe toda está na rua, você não pode acompanhá-los e conferir presencialmente o que está acontecendo!

Até porque isso é humanamente impossível.

Você não pode estar em mais de um lugar ao mesmo tempo..., mas se você fosse um “robô” conseguiria, certo?

É aí que entra a tecnologia! Você poderá estar “presente” através da tela de um computador.

• GPS: Tendo um aplicativo que te mostra a localização em tempo real de cada funcionário, fica mais fácil verificar se ele está no endereço do cliente marcado ou se está na rua, resolvendo questões pessoais;

• Roteirização: definindo a rota que cada funcionário deverá fazer ao longo do dia, de acordo com os clientes agendados, você também consegue estipular em média quanto tempo seu funcionário vai demorar em cada visita;

• Relatórios online: ao sair da visita o funcionário deverá enviar um relatório automático para você e para o cliente, especificando como foi o serviço, se deu algum problema e se precisa voltar lá novamente outro dia;

• Check in e Check Out: esse sistema funciona mais ou menos como um ponto eletrônico: é um registro de qual horário o técnico chegou no endereço do cliente e quando ele foi embora.

Viu só quanta coisa uma máquina pode fazer por você? E o melhor: você não precisa de vários aplicativos para fazer tudo isso, com a AUVO você tem toda essa tecnologia concentrada em um único software, conseguindo eliminar vários problemas na gestão da equipe externa.

Foque no que é mais importante: a jornada de trabalho ou a satisfação?

Um gestor realmente precisa ter controle se sua equipe está de acordo com o que a empresa espera.

Os resultados serão cobrados, o desempenho, mas tem uma certa diferença entre horas trabalhadas e serviço entregue.

Foque na qualidade do serviço, é isso que vai manter seus clientes fiéis e conquistar novos, através da satisfação.

Hoje em dia existem várias empresas concorrentes, ofertando exatamente o mesmo tipo de serviço e produto, o que vai ser o seu diferencial é o modo como os clientes receberão esses serviços, as relações humanas estão sendo priorizadas cada vez mais.

Portanto, ao invés de cobrar apenas horas de seus funcionários e ficar verificando se ele cumpriu tantas horas X na semana, verifique as avaliações que seus clientes deixam, observe se houve elogios, se o funcionário entregou o serviço qualidade!

Esteja mais próximo de sua equipe também, mas no sentido de apoio e não de cobrança.

Não é apenas o cliente que tem que ficar satisfeito enquanto o funcionário está se sentindo desvalorizado, mal pago e estressado com tanta pressão.

O gestor precisa ser líder também e lutar em prol de toda a equipe.

Lembre-se: é muito mais fácil e barato reter um bom funcionário com você, trabalhando satisfeito, do que ter que demiti-lo, contratar outra pessoa e ainda treinar e adaptar.

E quanto ao software da Auvo, aproveite as funcionalidades para organizar melhor toda sua equipe!

Ao invés de pedir aos funcionários para fazer uma planilha, em que ele tem que anotar suas horas de trabalho, faça tudo de forma mais segura e comprovada com o aplicativo.

Além disso, esses registros também asseguram a empresa de forma jurídica, comprovando o trabalho do colaborador.

Todos os dados ficam salvos na nuvem, podendo ser consultados sempre que necessário, sem risco de perder os documentos e você consegue organizar uma equipe mais produtiva!

Quer ter todos esses benefícios e com preço justo? Então faça um teste para sua empresa e conheça a AUVO.