¿Cómo gestionar equipos externos de manera eficiente?

Gestionar un equipo externo no siempre es una tarea sencilla. Con los empleados lejos de los ojos de los gerentes, pueden surgir algunos desafíos.

Controlar la jornada laboral, acompañar el desempeño de los equipos y resolver problemas en tiempo real son dificultades comunes en este tipo de gestión.

La buena noticia es que existen acciones prácticas y herramientas que simplifican ese proceso, en este artículo podrás descubrir cuales son.

Siga leyendo con nosotros para obtener sugerencias y consejos para administrar su equipo externo.

¿Qué son los equipos externos?

Los equipos externos son aquellos que trabajan fuera de la empresa, ya sea con atención domiciliaria, visitas técnicas, visitas a otras organizaciones o en la calle.

Vea algunos ejemplos más común de equipos externas:

• Técnicos.
• Promotores.
• Vendedores.

3 desafíos en gestión de equipos externos y cómo solucionarlo:

Hacer el control de actividades externas, estimular el desarrollo de los empleados y optimizar los procesos puede ser más difícil con los grupos que actúan de forma remota.

Por eso, antes de compartir algunos consejos para gestionar los equipos es importante entender los desafíos del área.

1. Fallas en la comunicación del equipo

El intercambio de información con empleados que trabajan externamente puede verse comprometido, especialmente en equipos más grandes.

Esto se debe a que los técnicos no siempre pueden pasar datos en tiempo real a los gerentes, lo que puede provocar que se transmita información incompleta.

El desapego también trae desafíos en la resolución de problemas, que pueden tardar un poco más en completarse según el tiempo de comunicación entre el equipo y la empresa.

La buena noticia es que la comunicación se ha facilitado con el avance de la tecnología.

Hoy en día, existen varias aplicaciones que permiten intercambiar mensajes o incluso realizar reuniones en línea con practicidad y eficiencia.

Los equipos externos suelen visitar diferentes direcciones a lo largo del día, por lo que es importante mantener un itinerario bien estructurado para optimizar el tiempo de trabajo.

En la práctica, esto no siempre sucede. Como resultado, los empleados reciben una planificación mal organizada, lo que se traduce en una pérdida de productividad.

Para evitar este problema, es necesario considerar varios factores a la hora de armar el itinerario, como la distancia entre direcciones y el tiempo de servicio, además de dejar un margen para imprevistos, como el tráfico.

3. Falta de seguimiento de las actividades

Como no es posible monitorear de cerca las actividades realizadas por los empleados, es más difícil identificar rápidamente fallas en los procesos e incluso controlar la jornada laboral.

Además, evaluar el desempeño y evolución del equipo externo es más sencillo cuando los profesionales están físicamente más cerca de los directivos.

Con el crecimiento de las actividades fuera de la empresa, el software de gestión se ha vuelto cada vez más completo y presenta herramientas para gestionar el personal externo cada vez más eficientemente.

¿Cómo gestionar un equipo externo de manera optimizada?

A pesar de las dificultades, existen estrategias prácticas que ayudan a eludir los desafíos de gestión de equipos externos.

Enumeramos las principales acciones a aplicar en la gestión de estos empleados, revisa a continuación cuáles son.

Estandarizar los procesos

Establecer un patrón para los procesos es una de las bases para gerenciar equipos externos de manera eficiente.

De esta forma, las tareas están bien definidas y los empleados saben exactamente cuales son las etapas que deben seguir para alcanzar  determinados resultados.

Aquí también va a destacar la importancia de dejar claro los objetivos y metas de la empresa.

Establecer liderazgos en equipos

Desarrollar líderes de equipo es una excelente manera de optimizar la autogestión, una habilidad esencial para los empleados que trabajan externamente.

Además, contar con un líder que gestione eficientemente un equipo externo es fundamental para garantizar resultados alineados, así como mantener la motivación de los empleados.

Invertir en la integración de los empleados

La integración de empleados, tanto de equipos externos como internos, es un paso importante para lograr los objetivos de la organización.

Para ello, defina las expectativas de trabajo, refuerce la cultura organizacional y presente a los miembros del equipo de cada área de la empresa, fomentando siempre el intercambio de información.

Esta integración ayuda a mantener la alineación estratégica entre diferentes sectores, además de facilitar la vida a los responsables de la gestión de equipos externos.

Monitorear el desplazamiento

Señalamos la falta de seguimiento cercano y guiones desorganizados como algunos de los principales desafíos de la gestión de un equipo externo, pero una de las soluciones a estos problemas es monitorear el desplazamiento de profesionales.

Hoy en día, existen sistemas que permiten monitorear en tiempo real a los empleados que trabajan de forma remota.

Esta es una de las funciones disponibles en Auvo Field Service, una solución tecnológica de la que conoceremos más en este artículo.

Use la tecnología como aliada

Hablando de tecnología, es un gran aliado en el monitoreo de empleados remotos y se ha convertido en una necesidad entre las empresas.

Existen numerosas herramientas para gestionar de manera eficiente el personal externo mediante la automatización de procesos, la recopilación de datos y el seguimiento de indicadores de rendimiento.

Con soluciones desarrolladas por la tecnología, como la plataforma Auvo, es posible acercar a los gerentes y equipos, independientemente de la distancia física entre ellos.

¿Cómo gestionar un equipo externo con Auvo?

El sistema desarrollado por Auvo Tecnología está orientado a la gestión de equipos externos, por lo que cuenta con funcionalidades que optimizan los procesos diarios de seguimiento de los empleados.

Con Auvo Field Service, es posible rastrear la ubicación de los equipos en tiempo real, además de automatizar la comunicación entre la base y los empleados.

A través del sistema móvil, los técnicos reciben el guión completo de la visita, rellenan formularios y realizan el check-in y check-out de los servicios.

De esta manera, los gerentes monitorean de cerca toda la ejecución de las actividades, incluso a distancia.

Además, la plataforma también ofrece las siguientes características:

• Gestión de atención al cliente con Auvodesk.
• Enrutamiento automático del horario de los técnicos.
• Control de repuestos y equipos.
• Control financiero.

Conclusión

Como hemos visto a lo largo de este contenido, los desafíos de gestionar un equipo externo pueden comprometer el desempeño del equipo y, en consecuencia, de la empresa.

Sin embargo, existen acciones estratégicas que ayudan a resolver estas dificultades y aumentan la eficiencia de la gestión.

En la práctica, la tecnología es una gran aliada en esta misión.

Con Auvo Field Service, por ejemplo, es posible monitorear actividades, planificar rutas de técnicos y también optimizar la comunicación entre los equipos y la base de la organización.