7 boas práticas de gestão de empresas de serviço + material gratuito

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As boas práticas de gestão se refletem tanto no operacional quanto no tático da empresa. Por meio delas, o trabalho fica mais eficiente em tempo, a equipe, mais capacitada e as decisões de negócio, mais orientadas por dados.

Mas, quais são as boas práticas essenciais para os gestores irem implementando? A seguir, você vai ver um pouco sobre cada uma.

Prática 1. Defina claramente funções e responsabilidades

Um dos primeiros passos para garantir o sucesso em sua empresa de serviços é definir claramente que funções e responsabilidades são de cada membro da equipe.

Isso não só vai evitar confusões, mas vai facilitar o planejamento de tarefas da gestão e motivar os membros da equipe a assumirem as responsabilidades específicas de seus cargos.

Para designar isso:

Avalie e identifique as experiências de cada membro da equipe
Atribua tarefas e responsabilidades de acordo com as habilidades e atividades necessárias
Invista em treinamentos específicos para os membros da equipe

Definir claramente quais as funções e responsabilidades oficiais para sua equipe entender suas expectativas, o que simplificará o fluxo de trabalho.

Prática 2. Promova a comunicação aberta

A comunicação aberta é vital para o sucesso de qualquer empresa de serviços. Ela dá autonomia para os colaboradores contribuírem com o negócio em todos os sentidos.

Um de nossos clientes, Zeus Engenharia, agilizou as tarefas em campo também por meio dessa abertura. Os colaboradores em campo davam retornos constantes sobre as checklists das OS, sugerindo ordens mais eficientes em tempo para preencher as etapas da tarefa.

Por meio do sistema de gestão e dessa colaboração, a produtividade cresceu mais de 90% na empresa. E isso se reflete no faturamento.

Aqui estão algumas estratégias para promover uma cultura de comunicação aberta em sua empresa:

Faça reuniões regulares para discutir os desafios em campo junto à equipe
Repasse os feedbacks dos clientes à equipe
Implemente uma política de portas abertas, na qual os colaboradores se sintam à vontade para partilhar ideias e preocupações
Utilize ferramentas como o WhatsApp, para comunicações mais instantâneas

Sem dúvidas, isso vai refletir na qualidade do seu serviço e eficiência do tempo de trabalho.

Prática 3. Estabeleça um plano de carreira para os colaboradores

Com um plano de carreira, o colaborador vai ter um forte incentivo a melhorar sua performance no trabalho.

Geralmente, os níveis são divididos em três:

Júnior: faz as tarefas operacionais sob supervisão, em uma jornada de desenvolvimento na área.
Pleno: executa as tarefas de forma mais autônoma, fazendo análises críticas. Auxilia outros profissionais.
Sênior: lidera projetos estratégicos, toma decisões mais táticas e fornece orientação a outros profissionais.

Prática 4. Estabeleça metas claras e alcançáveis

Definir metas claras e alcançáveis é fundamental para o sucesso. Elas vão dar uma direção clara que os colaboradores e a gestão trabalhem juntos.

Para definir metas claras e alcançáveis:

Identifique os principais objetivos da empresa
Puxe relatórios dos números atuais para ter parâmetros de comparação
Crie sistemas de recompensa para metas atingidas, como bonificações

Definir metas claras e alcançáveis vai engajar o trabalho dos membros da equipe. Além disso, as bonificações podem dar um gás extra nesse processo.

Prática 5. Capacite os colaboradores - técnica e profissionalmente

Capacitar os funcionários cria um ambiente de trabalho positivo, melhora a satisfação e a motivação. O resultado: Um atendimento ao cliente muito superior.

Capacitar a equipe tecnicamente significa promover treinamentos focados em aspectos mais específicos do trabalho em campo. Profissionalmente, já se aplica em um sentido mais amplo, de apresentação profissional a comunicação com o cliente.

Delegue responsabilidades a cada membro da equipe
Promova apresentações com alguma frequência, para que cada colaborador mostre os resultados de seu trabalho
Invista em treinamentos e capacitações profissionais para a equipe
Reconheça e recompense o bom trabalho realizado pelos funcionários

Prática 6. Estruture processos

Para assegurar que a empresa esteja em constante melhoria no trabalho é preciso, antes de mais nada, ter processos estruturados.

Eles vão do planejamento de tarefas à maneira que as etapas das OSs são estruturadas e a como você pesquisa a satisfação do cliente. Por criarem padrões, vão assegurar que a empresa mantenha um bom nível de qualidade em atendimento e bons resultados em faturamento.

Para criar processos, é preciso:

Criar padrões de serviço e checklists para tarefas
Definir um meio para enviar as OSs para a equipe
Acompanhar a execução das tarefas pela equipe
Criar um padrão de comunicação com o cliente
Receber feedbacks da equipe sobre o funcionamento dos processos
Estruturar as boas práticas da sua empresa e treinar a equipe

A questão dos processos é que a criação é constante e exige muita dedicação da gestão. Como a própria palavra indica, é mais um processo que um fim.

Por isso, estruturar o padrão de trabalho é uma tarefa de constante melhoria.

Prática 7. Use sistema de gestão

Para criar processos, o sistema de gestão é a melhor alternativa. Por quê? A partir dele, é mais simples e confiável organizar a agenda de toda a equipe, receber chamados urgentes dos clientes e encaminhar o técnico mais próximo.

Estes são só alguns exemplos de como o trabalho fica mais eficiente no dia a dia. Além disso, por integrar todos os processos, o sistema de gestão dá uma visão de dados muito maior à gestão. Cada uma das tarefas podem ser acompanhadas desde o planejamento ao resultado. Em resumo:

O sistema de gestão permite a criação de checklists para tarefas
A partir dele, cada tipo de serviço vai sendo padronizado
O uso do tempo no dia a dia fica mais eficiente
Além disso, ele dá poder de análise por armazenar dados, ter dashboards e relatórios.

Com estas práticas, a gestão vai liderar uma equipe de alto desempenho e uma empresa em constante evolução.

Gabriel Rodrigues

CEO da Auvo Tecnologia. Já ajudou mais de 4 mil empresas de serviços e assistência técnica com o Auvo.