¿Cómo realizar un contrato de mantenimiento?

A pesar de ser un documento importante, muchos gestores dejan de elaborarlo por falta de tiempo, conocimiento o ayuda de una asesoría jurídica para la revisión de los contratos.

De tal forma, muchas empresas prestan servicios mediante acuerdos verbales o a través de herramientas que no poseen reconocimiento legal, como, por ejemplo, Whatsapp.

La falta de un contrato que compruebe, detalladamente, lo que fue acordado en la contratación de servicios, puede generar desentendimientos entre clientes y prestadores de servicio, pudiendo, hasta resultar en un proceso judicial.

No vale la pena correr el riesgo apenas por no tener un acuerdo legal fijo con tus clientes. Para evitar ese tipo de estrés, es necesario tener, mínimo, un modelo estructurado en el documento.

Pero si no tienes como hacer eso, tranquilo, en este artículo te vamos a mostrar lo que no puede faltar en tu contrato de mantenimiento. Vamos a comenzar?

¿Por qué realizar un contrato de mantenimiento?

Para formalizar los detalles de la prestación de servicios entre empresa y clientes, la mayor ventaja de un contrato de mantenimiento es la seguridad que le ofrece a tu empresa.

Por ejemplo, si un valor fue combinado para la prestación del servicio, el contrato garantiza que el cliente cumpla con el valor pago que será especificado, en la fecha correcta.

Lo mismo ocurre en relación a la cantidad de servicios prestados: tu empresa, solo tiene la obligación de realizar actividades que estén en la descripción de tal documento. Todos los servicios solicitados de forma adicional deben ser cobrados a parte.

Otra ventaja de realizar un contrato de mantenimiento es la oportunidad de mostrar el profesionalismo y compromiso de tu empresa, lo que puede pesar en el momento que tu cliente elige tu servicio.

En el mismo, generalmente es implementado un plan de mantenimiento preventivo, con un cronograma definido de acciones.

Ya el contrato de servicio sobre demanda está hecho para mantenimientos correctivos, específicos, hechas a partir de fallas de equipos.

Por ejemplo, en un periodo de un año, caso algún equipo de la empresa contratante falle, tu empresa será llamada para arreglarlo. En ese tipo de contrato, la facturación está hecha por servicios, con la certeza de la fidelización del cliente.

¿Cómo realizar un contrato de mantenimiento?

Antes de aprender a realizar tu propio contrato, debes saber que tu documento debe ser revisado por asesoría jurídica, apenas para tener la seguridad que esté dentro de las leyes establecidas para la prestación de servicios.

Por este motivo, debes tener atención en el momento de registrar las cláusulas, garantizando que los términos acordados sean ventajosos para ambas partes.

Su empresa puede estructurar un modelo de contrato general y completar las informaciones de acuerdo con las necesidades específicas de cada cliente.

Verifica los campos comunes en contratos de mantenimiento:

1- Identificación de las partes

Antes de iniciar, debes saber que es común la empresa de servicios ser mencionada como contratada y el cliente ser mencionado como contratante.

En esta primera parte, es necesario explicar la relación entre estas dos partes

Defina las siguientes informaciones

• Nombre del contratante y contratado;

• Identificación del contratante, caso sea persona física o numero de identificacion empresarial si es empresa;

• Número de identificación del contratado, osea, tu empresa;

• Dirección de ambas partes;

• Registro del representante legal del prestador de servicio.

2- Identificación del objeto:

Este es el momento de apuntar, de forma clara y objetiva, los servicios prestados por tu empresa.

No te preocupes: ese campo no precisa ser extenso, pues habrá un campo específico para detallar servicios posteriormente.

Puedes completar apenas con una frase, como “ servicio de mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo “ o “ mantenimientos correctivos “

3- Servicios

Ya en este campo, la idea es describir, con detalles, los servicios que serán prestados al contratante.

Dependiendo de la complejidad y cantidad de servicios, puedes agregar las informaciones en adjunto, para que el documento no quede muy extenso.

Para completar esa parte, tu puedes responder preguntas como:

• ¿Que incluye el mantenimiento de mi empresa? ¿Apenas reparaciones o también servicios como limpieza, lubrificacion, ajustes de piezas y reposición de materiales?

• ¿Mi empresa va emitir informes técnicos y recomendaciones del uso de los activos?

• ¿Ofrecemos suporte técnico via telefone o solamente visitas técnicas?

• ¿Cuál es el plazo de atención después del cliente abrir un llamado?

Cuantos más detalles estén en el documento, mejor, pues los clientes solo podrán solicitar aquello que está en la descripción de contrato.

4- Cláusula de obligaciones

Llegó el momento de establecer las responsabilidades del contratante y el contratado.

Los compromisos deben estar bien claros para ambas partes:

• El cliente debe comprometerse a pagar correctamente y ofrecer condiciones mínimas para que el equipo técnico trabaje tranquilamente.

• La empresa de prestación de servicios se debe esforzar en efectuar los mantenimientos específicos, dentro del plazo definido, a parte de utilizar la mano de obra cualificada.

Acuerdo de exclusividad y términos de confidencialidad son otros campos que, no siendo obligatorios, también pueden ser agregados en esta parte del acuerdo.

5 - Pago

Aquí, es necesario definir las informaciones sobre los valores acordados entre contratante y contratado.

En esta etapa, vale mencionar:

• Frecuencia de pago (mensual, trimestral, por servicio, etc);

• Cantidad de cuotas (si necesario);

• Forma de pago;

• Multa o por atraso en el pago.

6- Rescisión

Es el momento de determinar las condiciones para que una de las partes encierre el contrato de mantenimiento, antes antes que el periodo contractual termine.

La rescisión del contrato ocurre cuando una de las partes no está cumpliendo correctamente con sus obligaciones. En estos casos, se estipula una multa para que sea paga por la parte responsable debido a la quiebra del contrato.

Para evitar sorpresas, muchas empresas definen un periodo de aviso previo antes de la finalización del vínculo. El plazo será fijado en común acuerdo, pero, generalmente, está entre los 30 días.

7- Plazo

Este es el momento de establecer el plazo de vigencia de este contrato de mantenimiento. Puede ser trimestral, semestral o anual.

Si es un contrato de mantenimiento preventivo, puedes agregar en adjunto un cronograma de actividad dentro del periodo especificado. En el cronograma, estipula plazos accesibles, para garantizar la calidad del servicio y la satisfacción del cliente.

8- Foro

También es necesario especificar un centro de competencia oficial, caso haya alguna disputa judicial entre las partes. El local debe ser definido en común acuerdo entre contratante y contratado.

9- Firmas

Al final, el contrato debe ser firmado por ambas partes, entonces deja un campo destinado a ese fin. No es obligatorio, pero si es de interés de ambos, también es posible solicitar una firma de dos testimonios.

Por fin, aunque todos los campos mencionados anteriormente sea común a un contrato de mantenimiento, un documento de este tipo puede disponer de más cláusulas, dependiendo de la especificación del cliente.

No dejes de descargar nuestro modelo GRATIS de contrato de mantenimiento. ¡Basta hacer click en el banner aquí abajo!

¿Cómo acompañar el contrato de mantenimiento?

Después de crear un contrato, debes preocuparte en controlar adecuadamente esos documentos.

Verifica si estas cumpliendo todas las particularidades del acuerdo, como plazos de atendimiento, cronograma de mantenimientos y nivel de calidad de los servicios.

Acompañar la vigencia de los documentos, para, al final del periodo contratado, debes plantearte económicamente para la pérdida de un cliente o preparar un documento de renovación.

La renovación de contrato no es obligatoria, pero la rescisión, sin motivos, solo puede ser realizada mediante el pago de una multa debido a la quiebra de acuerdo.

Así, tú mantienes tu empresa amparada jurídicamente, a parte de garantizar una cobranza de servicios segura en relación a la empresa contratante.