• Gabriel Rodrigues

Como o Auvo te ajuda a fazer um controle de visitas eficiente?

A implantação de um controle de visitas assertivo impede que sua empresa sofra com gastos desnecessários, falta de produtividade e, consequentemente, com a insatisfação de clientes.


Não é novidade que, devido à alta demanda de atividades e ao nível de urgência dos chamados técnicos, o dia a dia de um gestor em uma empresa de serviços é muito corrida.


E gestores que adotam um processo de gerenciamento manual perdem muito tempo tentando controlar a quantidade de visitas, saber se a equipe está cumprindo com a agenda e comprovar a qualidade dos serviços.


Como se o problema com a organização dos serviços já não fosse suficiente, tudo piora quando as pendências nas visitas e a necessidade de retrabalho se tornam recorrentes em sua operação.


Se você está passando por essa situação agora, com certeza está procurando uma saída para resolver esses problemas.


A melhor forma de mudar essa realidade e estabelecer processos de controle de visitas assertivo é contando com a ajuda de ferramentas automatizadas.


Para te ajudar com a sua rotina, existem diversas soluções, como o Auvo, um sistema de gestão de serviços, que ajuda a sua empresa a atingir novos patamares.


O Auvo foi preparado para que você consiga fazer o acompanhamento sobre as visitas dos seus técnicos em tempo real e aproveite essa facilidade para tomar decisões estratégicas para seu negócio.


Por este motivo, você vai entender, neste artigo, como o Auvo pode ajudar a sua gestão e transformar o modo como você faz o controle de visitas em sua empresa. Você está preparado?


Como o Auvo melhora seu controle de visitas?


Se o seu objetivo é parar de sofrer ao gerenciar as atividades da sua equipe, saiba que a automatização de processos é a forma mais rápida de organizar sua operação.


Com a ajuda do Auvo, sua empresa consegue reduzir custos, melhorar a qualidade dos serviços, aumentar a satisfação do cliente e, consequentemente, gerar mais lucro.


Mas para chegar nesses resultados, você precisará criar processos com objetivos claros e usar as funcionalidades do sistema, de forma estratégica, para chegar onde precisa.


Confira como o Auvo pode ajudar a sua gestão a ter um controle de visitas eficaz:


Agenda de atividades


Um método manual de agendamento de tarefas, com ordens de serviço impressas, pode ser extremamente prejudicial para sua empresa.


Já parou para pensar em quanto tempo e dinheiro foram desperdiçados com esse tipo de processo?


Com ordens de serviço impressas, seus colaboradores precisam voltar sempre à empresa para pegar e deixar documentos sobre as atividades.


Além de gerar gastos desnecessários com combustível e impressão, sua equipe perde um tempo precioso, no deslocamento, que poderia ser aproveitado para produzir mais.


O Auvo oferece um sistema completo de ordem de serviço digital, onde é possível controlar as agendas dos colaboradores, fornecer detalhes sobre as tarefas e gerar relatórios facilmente.



Ao criar uma tarefa no sistema web, ela será automaticamente registrada no aplicativo do colaborador, o que permite que ele se adeque rapidamente ao cronograma de atividades.


O objetivo da agenda Auvo é trazer mais facilidade no controle de visitas, principalmente quando surgirem chamados inesperados, na qual será preciso ajustar as tarefas do seu time de forma inteligente.


Uma agenda de atividades organizada, além de deixar o time mais produtivo, permite que sua empresa realize mais atendimentos ao longo do dia, o que aumenta diretamente o seu lucro.


Quer saber mais sobre como funciona a Agenda no Auvo? Baixe nosso infográfico grátis e veja como essa funcionalidade pode te ajudar!



Monitoramento em tempo real


A falta de informação sobre o desempenho dos seus colaboradores ao longo do dia provavelmente é um dos maiores problemas da sua gestão.


É difícil saber, com exatidão, onde os técnicos estão, se as visitas já foram realizadas e quanto tempo durou cada atividade.


Para garantir que a equipe está cumprindo com a agenda, o gestor ocupa grande parte de seu dia ligando para técnicos e pedindo informações sobre localização.


Além de ser uma atividade cansativa, no fundo, você sabe que não há uma forma de comprovar as veracidades desses dados.


No Auvo, com as informações de localização do aplicativo de serviços, você conseguirá acompanhar, de acordo com o GPS, os dados sobre as visitas em tempo real.


Por meio do sistema de check-in e check-out, você saberá o horário de entrada e saída dos técnicos em cada tarefa, o que te fornecerá detalhes sobre o tempo de execução de cada atividade.



Dessa forma, você não precisará perder tanto tempo ligando e interrompendo o trabalho dos técnicos, para verificar se eles realmente estão conseguindo realizar as visitas técnicas.


Qualidade dos serviços prestados


Outro problema com que empresas de serviços sofrem é a insatisfação dos clientes com a qualidade das atividades realizadas.


Imagine que o seu técnico realizou uma manutenção em um ar condicionado e, no mesmo dia, o aparelho falhou novamente.


A consequência disso é que, além de perder o cliente, que não teve suas necessidades resolvidas, seu técnico precisará voltar ao cliente, sem uma remuneração extra, para fazer o que deveria ter sido feito na primeira visita.


Já pensou o quanto isso é ruim? O retrabalho faz sua empresa perder dinheiro com combustível e com o tempo de mão de obra dos técnicos, que poderiam estar realizando uma nova tarefa.


Para solucionar esse problema, o Auvo oferece duas funcionalidades que te ajudam com o controle de qualidade das visitas externas: questionários e relatórios fotográficos.


Com questionários, é possível criar checklists de atividades, para que nenhuma etapa do atendimento seja esquecida.



A partir do preenchimento dos questionários pelos técnicos, também é possível produzir relatórios técnicos sobre a visita.


Os relatórios são documentos importantes que fornecem dados e relatos para a tomada de decisões, criação de um histórico dos clientes e, além disso, são essenciais para sua empresa faturar o serviço.


Uma tática interessante, que pode ser usada no questionário do Auvo, e que é importante para a comprovação da qualidade dos serviços, é o registro de imagens dos equipamento reparados, por meio de relatórios fotográficos.


Funciona assim: antes de iniciar uma manutenção, os técnicos registram as condições do equipamento que será inspecionado, para que, depois da realização do serviço, possam mostrar como o ativo foi deixado.


O relatório fotográfico é ótimo para realizar comparações sobre as condições dos equipamentos antes e depois do serviço, além de servirem como uma forma de comprovação da visita.


Redução de despesas com visitas


Por mais que gastos com combustível sejam normais para empresas de serviços, um controle de visitas assertivo te ajuda a pensar em formas de economizar o dinheiro do seu negócio.


Como você reembolsa os valores com combustível dos seus técnicos externos? Você sente que está pagando um valor justo pela a quantidade percorrida?


A maioria dos gestores de equipes externas, embora precisem ter esse controle, não sabem como fazer esse acompanhamento de forma assertiva.


Para sua sorte, o controle de Km rodado e a roteirização de visitas do Auvo te ajudarão a implementar novas ações para a diminuir gastos com visitas externas.


No Auvo, é possível calcular o Km rodado de quatro formas:

  • Km informado: permite que o próprio técnico insira dados sobre o trajeto percorrido até os clientes;

  • Km entre tarefas: o próprio sistema calcula o possível trajeto, levando em consideração o ponto inicial e a localização das tarefas dos clientes;

  • Km sistema: o cálculo é realizado de acordo com o check-in e check-out das tarefas, levando em consideração os dados de GPS, que o levaram até o cliente;

  • Km total diário: baseado nos pontos de localização do técnico no mapa dentro da jornada de trabalho, mesmo que não existam tarefas abertas.

Com esses dados em mãos, é possível começar a realizar o reembolso de despesas de forma mais justa para a empresa, o que garante uma grande economia de recursos.


Além do controle de Km rodado, você também pode usar a roteirização de visitas, que organiza a ordem dos atendimentos para os colaboradores, se baseando na localidade dos clientes ou no nível de urgência dos chamados.


Assim, seus colaboradores podem seguir uma rota inteligente, que permite que eles atendam mais clientes e passem menos tempo se deslocando.



Sistema de controle de visitas


Se você procura uma ferramenta que te ajude a otimizar seu tempo, garantir a qualidade dos serviços e fidelizar clientes, você já deve ter visto que o Auvo pode ser um grande aliado.


Isso porque o sistema permite que você agende tarefas, acompanhe a sua equipe, roteirize visitas, calcule despesas, crie checklists e produza relatórios completos, em apenas um lugar.


Esse é o momento para você largar de vez os processos manuais, que já não atendem a sua empresa, e adotar um modelo automatizado de gestão da operação em campo.


Com a organização da equipe proporcionada pelo Auvo, fica mais fácil encaixar chamados inesperados e realizar mais atendimentos, o que resulta no crescimento do lucro da sua empresa.


Com o sistema você terá em mãos todas as informações necessárias para tomar decisões e implementar mudanças em sua operação.


Você está pronto para transformar a sua gestão e melhorar os resultados da sua empresa?


Agora que você já sabe como fazer um controle de visitas assertivo, não deixe de fazer o teste grátis em nossa ferramenta. É só clicar no link abaixo!



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