Como dar um feedback construtivo

Dar feedback é uma das práticas mais utilizadas em uma gestão transparente e focada em resultados. Afinal, eles ajudam seus colaboradores a se tornarem conscientes do próprio desempenho.

Já te mostramos no blog da AUVO qual a melhor forma de dar feedback para sua equipe externa. Agora, vamos dar algumas dicas sobre como fazer.

Neste artigo você vai descobrir:

O que é um feedback?
Qual a diferença entre feedback negativo e construtivo?
Quais são os benefícios do feedback construtivo?
Quais são os meios para dar feedbacks?
Erros que te impedem de dar um bom feedback
14 formas de dar feedback construtivo

Primeiramente, vamos relembrar a importância das devolutivas.

Sempre que uma tarefa é realizada, é importante medir o desempenho relacionado, se o executor realizou o efeito desejado ou se o resultado da meta foi atingido.

Afinal, os feedbacks são baseados na promoção, ou, na manutenção dos níveis apropriados de produtividade e qualidade da empresa.

O que é um feedback?

A princípio, a palavra feedback vem do inglês, e significa “retroalimentação”. Logo, o conceito de feedback abrange um modo de avaliar uma ação positiva ou negativa, de forma construtiva.

Portanto, essa ferramenta proporciona a quem recebe a devolutiva, uma visão de fora a respeito da forma como ele desempenha suas atividades.

Dessa forma, o feedback serve para guiar e incentivar a busca pela melhoria de habilidades e competências.

Qual a diferença entre feedback negativo e construtivo?

Feedback negativo

Em um ambiente de trabalho, se um colaborador não cumprir sua demanda, ou cumprir de forma incorreta, pode acabar atrapalhando o desempenho de toda uma equipe. Ou até mesmo, da empresa inteira.

Mesmo assim, se um feedback for passado no calor do momento, pode soar como negativo. Principalmente se ocorrer palavras agressivas ou julgamentos, e também, na frente de outras pessoas, como clientes ou colegas de trabalho, por exemplo.

No entanto, o feedback negativo é necessário quando um colaborador age inadequadamente ou executa uma tarefa em uma qualidade abaixo da esperada. Mas, jamais pense que cabe neste tipo, agressividade ou palavras baixas.

Afinal, o que é negativo é a causa do feedback e não seu procedimento. Portanto, a devolutiva da ação deve ser feita com uma argumentação precisa, de forma que torne o feedback eficaz.

Isso quer dizer que o gestor deve apontar de forma objetiva e clara o problema.

Quando for o caso de um feedback negativo, procure não fazer comparações entre o desempenho de uma pessoa e outra. Pois, é necessário ter jogo de cintura para não provocar uma rivalidade aleatória dentro da equipe.

Portanto, lembre-se que ninguém comete apenas erros. Use como argumento o que a pessoa é capaz de produzir de positivo e o motivo dela estar na equipe. Isso mostra que aquele momento é negativo, mas que a situação pode melhorar com empenho e vontade.

Além disso, feedbacks negativos, dificilmente, promovem mudanças positivas.

A especialista em feedback corporativo, Simoni Missel, pontua alguns tipos de feedbacks que atrapalham o desenvolvimento dos colaboradores. São eles:

Toma lá, dá cá

Toma lá, dá cá é aquele feedback que ressalta comportamentos positivos, mas com a esperança de obter algo em troca.

Por exemplo: uma boa avaliação no próximo ciclo de avaliação de desempenho da empresa.

Humilhante

Em seguida, o feedback humilhante expõe o funcionário com palavras agressivas. Ou seja, quando o gestor escancara a falha do colaborador na frente de outras pessoas.

Explosivo

O feedback explosivo pode cair como uma bomba. Não só na relação entre funcionário e gestor, como também na empresa como um todo.

Além disso, não é claro sobre o tipo de situação em que o funcionário foi desagradável. Provavelmente, devido ao tom agressivo, resultará em negação por parte do funcionário.

Feedback construtivo

Em contrapartida, um feedback construtivo busca o desenvolvimento por meio de pontos que podem ser trabalhados. Uma vez que a performance do colaborador seja otimizada.

Sendo assim, o tipo construtivo é o reconhecimento do desempenho dentro ou acima do esperado em alguma atividade/projeto.

Portanto, quando um colaborador atende as expectativas de alguma tarefa, é comum que ele receba um elogio ou cumprimento.

Afinal, a proposta é apreciar o progresso e estimular ainda mais o crescimento do colaborador. É importante dedicar um tempo neste tipo de feedback para apontar uma trilha executável de desenvolvimento e sucesso. Portanto, dê dicas específicas de como o colaborador pode melhorar ainda mais seus resultados.

Quais são os benefícios do feedback construtivo?

Os benefícios do feedback construtivo constituem em ajudar o funcionário a melhorar o seu desempenho. Sem nenhum elemento negativo ou desnecessário que o faça perder a motivação, autoconfiança ou foco.

Afinal, quando uma pessoa tem um retorno positivo, é natural que ela se sinta motivada e estimulada a repetir essa ação bem-sucedida.

Por isso, é muito importante que o colaborador sinta que seu esforço foi reconhecido e que seu empenho valeu a pena.

Sempre que a oportunidade aparecer, é muito importante que você, líder ou gestor, não perca a chance de fornecer um retorno construtivo.

Portanto, não deixe de incentivar positivamente sua equipe e veja que a positividade gera ainda mais positividade no ambiente organizacional.

Sendo assim, uma equipe de alta performance caminha lado a lado com reconhecimentos merecidos e feedbacks constantes.

Quais são os meios para dar feedbacks?

Feedback presencial

Fazer um feedback presencial é uma opção vantajosa. Pois evita problemas de comunicação e você consegue absorver de imediato a reação que o seu colaborador tem ao receber uma devolutiva. Além de ser uma oportunidade de finalizar a questão sem deixar dúvidas.

Portanto, se prepare para esse tipo de feedback, sendo ele para só uma pessoa ou uma equipe toda em reunião.

As palavras, argumentos e dados devem ser bem escolhidos para que se evite mal-entendidos ou uma discussão extensa.

Lembre-se que as pessoas erram tentando acertar. Para ter uma equipe com alto desempenho é preciso aparar arestas inconvenientes.

É para isso que serve um feedback. Se aproprie dos benefícios de poder falar olho no olho com seus liderados.

Feedback por e-mail

Dar um feedback por e-mail possibilita que você se prepare melhor para dizer o que precisa e também tem a vantagem de poder revisar a mensagem escrita.

Você pode reler e pensar no discurso quantas vezes precisar antes de enviar.

Assim como no feedback pessoal, é fundamental fazer boas escolhas de palavras e argumentos. Ter empatia com o ser humano que vai receber também é um fator importante.

Utilize recursos para melhorar a compreensão de quem irá receber. Dar exemplos e apresentar dados são boas alternativas. E não se esqueça que uma resposta virá.

Quanto mais claro e aberto for o diálogo, menor as chances de tornar a questão em algo com discussões extensas e improdutivas.

Feedback por telefone

Dar um feedback por telefone também é uma alternativa que traz aproximação e pessoalidade.

Apesar de não haver o contato frente a frente, a voz é um elemento importante para identificar como o colaborador reage ao receber um retorno sobre seu desempenho. Por telefone também é possível esclarecer dúvidas de imediato.

Tenha cuidado com o tom de voz. Se atente em executar exatamente o tipo de devolutiva que você planejou fazer.

A cordialidade favorece todos os envolvidos neste caso. Indico mais uma vez: se prepare com antecedência para a conversa. Anote tópicos para que nada importante deixe de ser dito.

Erros que te impedem de dar um bom feedback

1. Presumir que o colaborador sabe o que está fazendo corretamente

Certamente, quando alguém recebe uma devolutiva negativa do que não está fazendo adequadamente, mas também não ganha um feedback positivo sobre o que está sendo bem feito, consequentemente, essa pessoa vai achar que tudo que ela faz está ruim ou mal feito.

Dessa forma, o colaborador vai acabar mudando pontos positivos do trabalho sem necessidade de qualquer alteração.

Exemplo de feedback: você diz apenas que a entrega do serviço está atrasando com frequência. E o colaborador passa a entregar mais rápido, porém com baixa qualidade.

2. Pressupor que o outro já sabe sabe como você quer a solução

Quando você fala para um colaborador que algo precisa melhorar, mas não explica quais são os resultados que você espera, é provável que o profissional busque soluções do seu próprio jeito. O que pode acontecer é que, a solução não era a que você precisava.

Exemplo de feedback: você diz que o colaborador gasta tinta demais na parede de uma obra. Mas agora ele gasta pouco demais.

3. Pressupor que o colaborador conhece as consequências

Certamente, quando você diz a um colaborador que algo não funciona, mas não especifica o por quê, o profissional pode presumir que essa é apenas a sua opinião e demonstrar resistência.

Exemplo de feedback: você comenta que o colaborador está esquecendo de coletar assinaturas em ordens de serviço. Então, o profissional passa a realizar a atividade com má vontade. Isso pode acontecer porque você não disse ao profissional que isso evita que a empresa seja processada futuramente.

4. Pressupor que o profissional possui todas as ferramentas para solucionar os erros

Por fim, quando pedimos que um profissional faça alterações, não devemos pressupor que ele possui toda informação necessária para realizá-las.

Afinal, isso ocorre frequentemente quando trabalhamos com informações internas com os quais o colaborador de campo não está familiarizado.

Exemplo de feedback: você menciona que um cliente de manutenção preditiva não gostou do último reparo de um equipamento. Mas esquece de avisar que o equipamento precisa de ferramentas específicas.

14 formas de dar um feedback construtivo

Antes de finalizar, vamos reforçar 14 dicas de como dar um feedback construtivo

Reúna em uma lista o que você precisa falar e tenha atenção para que não seja mal interpretado.

Seja aberto para ouvir. Aproveite o momento do feedback para dar e receber avaliações – isso mostra que você valoriza a opinião do colaborador.

Não deixe que a situação se agrave antes de procurar a solução. Assim que detectar um problema, aplique assim que for possível um feedback para o colaborador ou equipe envolvida.

Sua equipe é seu espelho. Demonstre que você é receptivo a críticas ou sugestões de melhoria.

Sempre traga pontos positivos para o feedback. Evite ser muito duro e minimize situações constrangedoras.

Saiba quando e onde dar um feedback. Se o problema é individual, deve ser feito uma devolutiva em particular para evitar constrangimentos ou interpretações equivocadas.

Tenha objetividade e clareza. Foque em fatos e em soluções.

Não se apegue em desculpas ou justificativas, a não ser que sejam de força maior. Se atenha ao propósito da conversa.

Quando der um feedback negativo, tenha bastante cuidado para escolher bem as palavras e transmitir a informação de modo claro e conciso, sempre com respeito.

Use este momento como uma ferramenta de estímulo e motivação profissional para aumentar o desempenho da sua equipe.

Mencione quais características precisam ser mantidas ou melhoradas.

Detalhe os aspectos que devem ser atenuados.

Mencione as características que precisam ser introduzidas.

Explique quais aspectos devem ser eliminados.

Conclusão

Agora que você já está totalmente inteirado sobre feedbacks, entenda também algo muito importante, que vai te ajudar a gerenciar o desempenho da sua equipe.

O Auvo fornece informações sobre a performance dos seus colaboradores. Na hora de se preparar para uma devolutiva, tenha em mãos dados de produtividade, dados das ordens de serviço e relatórios do seu colaborador.

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