Gestão de contratos de manutenção: como fazer

Fazer a gestão de contratos relacionados a manutenção não é algo simples. É preciso realizar uma boa gestão da manutenção e ela ser de fato eficaz para que a manutenção dos equipamentos seja feita na hora certa, visando sempre a otimização do trabalho e a diminuição dos custos.

A gestão de contratos tem como objetivo maximizar o desempenho da empresa e ao mesmo tempo diminuir os riscos financeiros. Imagine-se ser conhecedor de todos os contratos de manutenção prestados pela empresa e consegui-los gerir de maneira eficaz, sua vida seria muito mais fácil não é mesmo? Pois é, saiba que é possível realizar a gestão de contratos de manutenção com o auxílio da tecnologia e neste artigo você saberá tudo sobre isso.

O que é gestão de contratos de manutenção?

A gestão de contratos de manutenção nada mais é do que garantir a organização, execução e gerenciamento dos contratos relacionados a manutenção da empresa. Ela permite uma análise relacionada a conformidade e redução de custos, do seu início até o seu término.

A forma com que uma empresa realiza o seu gerenciamento de contratos é o que define uma boa gestão. Isso fará com que o valor do gerenciamento de contratos seja muito menor e a sua gestão muito mais eficaz. É necessário analisar todo o ciclo de vida de um contrato, desde as solicitações iniciais de proposta de fornecedores, cronogramas, avaliações, informações sobre pagamento, vencimento e outros detalhes.

A importância de uma boa gestão

Para realizar o processo de gerenciamento de contratos de manutenção é necessário observar os termos de cada contrato, bem como os prazos, entregas e condições contratuais. Os contratos devem ser transparentes e idôneos, pois a responsabilidade dessa gestão é muito grande e necessária para atender os padrões de conformidade.

Como fazer a gestão da manutenção na minha empresa?

Separamos algumas dicas que vão te ajudar a realizar a gestão de contratos de manutenção sem sofrimento.

Organização: Realize o controle de contratos da sua empresa. Separe os contratos relacionados a manutenção e os organize utilizando critérios como: a contratação de serviços, aquisição de materiais, prestação de serviços, compra de insumos, locação de espaços entre outros.
Relatórios: Relatórios são importantes e úteis em qualquer área e para te ajudar a realizar a gestão de manutenção, são indispensáveis. Coloque numa planilha as informações pertinentes ao contrato e tenha uma visão mais ampla de toda a gestão.
Acompanhamento: Acompanhar o andamento do contrato, desde o seu início até o seu término é fundamental para uma boa gestão. O acompanhamento deve ser feito seguindo um cronograma de aquisição de contratos, para que não ocorra a necessidade de verificação contínua do contrato. Tal gestão pode ser feita mediante planilhas, relatórios ou até mesmo softwares que auxiliam no processo. Com um acompanhamento eficiente, é possível saber quando os contratos terminam, solicitar reparos futuros, fazer manutenção preventiva e etc.
Prioridades: Assim como tudo na vida, na gestão de contratos também há prioridades e elas devem ser levadas em consideração em detrimento de outras. Para estabelecer prioridades é preciso pensar nos critérios de avaliação utilizado para a aquisição daquele contrato, como por exemplo, seu vencimento, tipos de manutenção (preventiva ou preditiva), readequação contratual, benefícios para a empresa e etc.

Todo contrato tem um ciclo de vida, ele é criado, negociado, aprovado e formalmente executado para garantir o cumprimento das obrigações. Todo contrato tem um período de regência e também aqueles que possuem um período indeterminado. Por isso é importante entender as responsabilidades contratuais que envolvem ambas as partes, o contratante e o contratado. Ao realizar a gestão de contratos, fica muito mais fácil identificar quais contratos estão iniciando e vencendo.

Por isso é muito importante acompanhar o vencimento e a renovação dos contratos de manutenção. Imagine todos os contratos vencendo ao mesmo tempo e você sem nenhum controle do que está acontecendo ao seu redor? Lembre-se, é extremamente complicado fazer a gestão de contratos de manutenção de forma manual e é muito importante ter o controle desses contratos, para não ser pego de surpresa.

É importante lembrar que os contratos possuem além do seu período de regência, um período destinado à negociação e lembrar de tudo isso de forma manual, sem a ajuda de um cronograma e relatórios é muito difícil. Estipule um período para que as renegociações contratuais possam ser realizadas, assim você evitará custos extras e também, custos relacionados a manutenção preditiva. Com isso, você poderá realizar as manutenção preventivas de forma eficaz, reduzindo custos e trazendo uma maior produtividade para os processos de gestão de contratos em sua empresa.

Como gerenciar contratos de maneira eficaz e produtiva

O processo de gerenciamento de contratos, com entregas, prazos e termos de condições, garante a satisfação do cliente. Este processo pode afetar muitas áreas dentro da organização e pode influenciar de forma significativa no orçamento, operações, atendimento e imagem pública. A responsabilidade e transparência da gestão de contratos são cada vez mais necessárias para atender aos padrões de regularidade e conformidade.

Portanto, o processo de gerenciamento de contratos de manutenção faz com que a produtividade da empresa aumente e com isso os negócios podem ser fechados com mais rapidez. Cada vez mais as empresas buscam lidar com a terceirização buscando uma produção maior e isso pode impactar toda a gestão de contratos de manutenção.

Para gerenciar os contratos de manutenção você pode contar com o auxílio da tecnologia, utilizando por exemplo, um software que realiza a gestão da manutenção para a sua empresa. Nele, você terá acesso às informações do contrato, da prestação de serviços e da manutenção em geral.

Como avaliar o desempenho?

É impossível mensurar o desempenho se você não procurar saber como medi-los. Portanto, não há outra maneira de ter sucesso na gestão de contratos de manutenção sem investir em métricas significativas para mensurar o desempenho da área. Saber o porquê das coisas estarem acontecendo é tão importante quanto descobrir os problemas e resolvê-los.

Você pode utilizar indicadores de gestão e definir KPI – Indicadores Chaves de Desempenho, que vão te auxiliar a examinar a utilização do contrato, volume, valor, desempenho em geral e dados de histórico. Por isso é tão importante examinar o todo o processo e ciclo de vida do contrato.

Para realizar o rastreamento correto do contrato, procure analisar os fornecedores e saber se eles atendem com presteza e rapidez; o tempo de resposta das informações pertinentes a prestação de serviços e priorize os contratos mais responsáveis; as métricas quantitativas, procurando identificar as relações contratuais que oferecem melhor custo-benefício para a empresa; o desempenho, avaliando os bens e serviços adquiridos combinados com as informações financeiras e os gastos gerados pelo contrato e por fim, a conformidade, que deve analisar a conformidade dos contratos, o desempenho eficiente, a redução dos custos e possíveis rompimentos.

Os benefícios da tecnologia na gestão de contratos de manutenção

Fazer o certo nem sempre é fazer o ideal. E para fazer o ideal para a sua empresa você precisará automatizar cada vez mais os processos, por isso, o uso de softwares relacionados a gestão da manutenção são cada vez mais utilizados.

Esses softwares podem te auxiliar a saber quando os contratos estão vencendo, a variação de itens presentes no contrato, a definição dos contratos prioritários e a criação de relatórios. Em grandes empresas a automação já é algo real, mais sua utilização também é possível em pequenas e médias empresas. O software faz o trabalho automaticamente e você verá o quanto a produtividade pode aumentar e melhorar.

Os principais benefícios são a redução dos riscos, a economia de custos, a autoconfiança entre os colaboradores, a governança e os requisitos de conformidade. Com as manutenções preventivas agendadas e as informações do contrato totalmente digitalizadas você verá o quanto a gestão de contratos da sua empresa vai melhorar e com isso o seu rendimento e da sua equipe será outro.

Como a gestão de contratos da manutenção pode aumentar o faturamento?

Sem dúvidas, o maior benefício que a gestão de contratos gera para o faturamento da sua empresa é por meio da economia. Afinal, quantas vezes você já se perdeu o volume de contratos acumulados?

O excesso de informações pode acabar se perdendo entre um departamento e outro. E dessa forma, muitos prazos deixam de ser cumpridos, como o prazo de entrega, renovação, entre outros.

Isso gera prejuízos, tanto pela perda de clientes, como pela falta de um ativo que deixou de ser comprado.

Além disso, a gestão de contratos de manutenção efetiva contribui diretamente para a previsão orçamentária. Afinal, fica difícil estimar custos sem as informações concretas sobre os investimentos recorrentes.

E ainda, a análise de quantidade de contratos criados, assim como finalizados ou retomados e um determinado período contribui para a alocação de capital. Por isso, antes de sair fechando ou encerrando um contrato, entenda se aquele percentual afetará a sua renda recorrente.

Talvez a sua empresa ainda não conte com um gerenciador de contratos. Mas, como você viu neste post, esta é uma prática que vale a pena colocar em ação.

Por isso, aposte em processos e ferramentas que vão te ajudar nesta jornada, como o Auvo. Agende uma demonstração e descubra essas e outras vantagens em nossa ferramenta.